息时代企业档案管理工作 北京圣非凡电子系统技术开发有限公司 李翠枝 ［摘要】信息时代，应加强企业内部档案资料和公开信息资料的收集整理和开发利用工作，为企业发展创造良 好的条件。 当今世界，科学技术飞速发展，学科越分越细， 学科之间交叉、渗透越来越广，知识更新之快、技术 换代之频，令人目不暇接。作为企业新技术、新知 识、新信息聚集地的资料档案室，面对新形势，必须 适应当前工作的新要求，冲破“接档案、管档案”的陈 旧观念，消除影响档案事业发展的体制弊端，调整档 案工作结构，开拓档案管理工作新思路，使其与社会 整体发展协调一致。档案管理部门不仅要把分散在 企业内部职能部门和个人手中的文件材料，按照规 定集中保存起来，而且要主动走出去，收集提炼各种 信息资料，做好科技资料的收集、整理、存档及服务 工作，通过提供各种文件、技术资料、科技动态、时事 信息等等，最大限度地满足员工的求知欲望，使员工 不断了解和掌握各学科的新信息及发展动态，充实、 更新技术知识，准确有效地满足科研生产需要，使科 研人员研究有目标，技术有引领，使生产人员工艺有 指导，操作有规范，通过最大限度地满足科研生产人 员对资料室的一切合理需要，提高他们的工作效率， 为企业发展奠定良好的基础。 企业档案纵连企业诸多历史阶段，横贯企业各 个领域，记述了企业各类活动的全过程，具有不可替 代的凭证和史料参考作用，它是企业重要的无形资 产，是企业生产、经营和管理活动的基础，是企业各 项活动得以承前启后的保障，在企业做强做大的不 断发展过程中，尤其需要不断强化档案管理。如何 对企业档案工作进行科学管理，使档案管理水平再 上一个新台阶，笔者认为应当做好如下几点工作： 一、加强企业档案资料的收集整理工作 二十一世纪是信息与科技高度结合并相互促 进、共同发展的时代。在信息爆炸的今天，科技工作 者要在自己的学科前沿开展科研活动，就必须查阅 大量的文献，掌握有关动态，了解学术动向，从而少 走弯路，避免重复浪费。档案室作为档案资料工作 的主体，承担着为科研生产等各项工作收集、存贮、 ７０ 加工、传递资料的任务，为了让科研人员节省时间， 档案室应在研究档案内容的基础上，按照一定的题 目，对档案资料进行收集、挑选、编辑和评价，以多种 形式为科研生产人员提供档案服务。这是使档案管 理“深化”，档案资料“活化”，主动有效地提供档案信 息服务和档案信息资源开发的一个重要手段，是企 业档案管理工作向高层次方向发展的一个重要标 志。档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道 和方法，处理好档案形成过程中各个环节、各个部门 的关系，对档案形成的全过程进行动态监督与检查， 同时要不断提高全员档案意识，实现全方位的有效 管理，采取各项有力措施，做好企业档案材料的收集 工作，提高档案的归档率、完整率和准确率。 二、加强公开信息资料的收集整理工作 企业的生存和发展，除了依赖自身的技术和产 品外，信息情报的竞争历来也是不可或缺的重要组 成部分，信息资料的搜集工作备受世界各国企业的 高度重视。目前，美国情报部门正投入大量人力物 力，提高其收集公开信息来源的能力。美国国家情 报委员会主席托马斯・芬加指出，公开渠道能为美国 多数情报机构提供高达９０％的信息。有资料显示，企 业想获得的竞争情报９５ 可通过合法的、符合道德 规范的途径获得。从海量的信息资料中，通过筛选一 甄别一分析一提炼，获得企业所需的资料，就能为企业 赢得商机，赢得发展。比如２００４年１２月的东南亚海 啸灾难，这个信息对于那些相关的企业，比如旅行社 与抗生素、医疗器械出口商而言不是一般的新闻：旅 行社分析的应该是怎样将灾难带来的损害尽量减 小，怎样在同行大多受损的情况下做好下一步的业 务；而一些抗生素、医疗器械的出口企业则需要分析 是否要增加出口，何时出口，一旦增加出口，其他的 环节，如生产、物流等方面如何配合等。一条信息通 过决策人员的判断加工，直接导致了企业策略的变 化。再比如２０世纪６Ｏ年代，中国大庆油田的位置、 机电奏辐梅穗 、３年第２孰ｔ 侣满 露 规模和加工能力是严格对外保密的，日本企业为了 把它升华为一种历史借鉴和科技情报，为企业科学 确定能与中国做成石油设备的交易，迫切需要知道 决策提供参考，为企业领导当参谋、提建议、献良策， 中国大庆油田的位置、规模和加工能力，并明确了专 成为为企业发展建言献策的高参。门小组负责此项工作。１９６４年，日本企业从《人民日 报》上看到题为“大庆精神，大庆人”的报道，从而判 三、深化档案信息的开发利用 笔者通过对有关利用数据的分析与研究，认为 断出：中国大庆油田确有其事。从１９６６年第一期的 可以采取如下三项措施，以档案利用来带动和推进 《中国画报》上，日本经济情报部门看到了铁人王进 档案业务建设：一是对历年来档案利用数据进行分 喜站在钻井机旁的那张著名照片，他们根据王进喜 析，着力了解档案利用所产生的社会效益和经济效 的衣着确定，只有在北纬４６度和４８度的区域内，冬 益。通过分析，可以了解档案的自身价值和潜在的 季才有可能穿这样的衣服。因而判断大庆油田有可 能在冬季为零下三十度的中国齐齐哈尔和哈尔滨之 间。１９６６年７月的某画报发表了一张大庆炼油厂的 照片，照片中有一个炼油厂的烟囱，烟囱旁边有一道 扶手栏杆，目商由此分析出扶手栏杆一般高度为一 米多点，以扶手栏杆和烟囱的直径相比，得知烟囱内 径是５米。日商因此推断该炼油厂的加工能力为每 日９００干升。进而匡算如果以残留油为原油的 ３Ｏ％计算，原油加工能力为每曰３００干升，一年以 ３３０个工作日计算，年产量为ｉ００万千升。而当时大 庆油田已有８２０个井出油，年产量是３６０万吨，日商 估计到１９７１年大庆油田的年产油量将有１２００万吨， 以后年产油量最多可高达５０００万吨。通过对大庆 油田的位置、规模和加工能力的情报进行分析，日本 决策机构推断：中国在近几年的时间里，必然会感到 炼油设备不足，日本的轻油裂解设备卖给中国是完 全有可能的，中国所要买的设备规模和数量要满足 每天炼油一万吨的能力，并以此为依据设计产品。 果不其然，没过多久，中国石油工业部就开始在全世 界范围内购买日产一万吨的炼油设备，日本的炼油 设备以其有现货、价格低、符合中国实际生产能力而 备受欢迎，一举中标，日企从而获得了很高的经济效 益。由此可见，信息资料的收集整理工作对企业的 发展具有非常重要的作用。 如何将大量的信息变成为企业所用的有价值的 资料呢？这就对档案管理人员提出了新的、更高的要 求。要实现企业资料管理工作的快速、协调发展，为 企业提供高效可行的参考资料和指导文件，必须要 有开拓创新和德才兼备的档案干部队伍。档案工作 者要努力学习档案业务知识、企业管理知识、文秘写 作知识、计算机应用知识，熟悉本企业基本情况，具 备较强的综合分析、文秘写作、规划组织协调能力， 成为一专多能的复合型人才。要结合当前的中心工 作，从历史档案和公开信息中寻找有价值的东西，并 利用资源，有利于进一步拓宽档案利用工作的渠道， 最大限度地发挥档案的价值和作用。二是开展档案 利用跟踪服务。档案工作只有“有为才能有位”，而 地位的取得有赖于档案人员的自身努力，档案人员 要积极开展送档上门，及时掌握档案利用的新动态、 新动向，及时做好跟踪服务。三是结合数据对比分 析，紧紧抓住档案利用的热点和中心工作，积极开展 档案史料编撰工作。抓住档案的利用与信息开发工 作，根据归档材料编写大事记、组织沿革、年鉴、产品 简介等编研成果，为各部门更好地利用档案提供服 务。 四、搞好档案工作标准化、信息化建设 档案工作信息化是促进企业信息资源全面收 集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能 够实现对企业信息资源的集中管理，大幅提高利用 效率，全方位地支持企业决策和各级信息服务，潜在 的经济和社会效益难以估算。而档案信息化的基础 是档案工作的标准化，没有经过标准化整理的档案 不可能实现信息化。因此，企业档案部门要认真学 习有关档案工作标准，研究档案工作业务规范，提高 档案管理的标准化水平，为档案工作信息化创造条 件。 五、强化档案保管条件及措施 随着时间的推移，档案保护工作愈来愈重要，加 强档案保护，包括对纸质档案、电子档案的保护要 采取各种行之有效的措施保证档案的安全：一是要 加强库房“八防”设施的配备，使档案库房做到防火、 防盗、防高温、防湿、防光、防虫、防有害气体、防尘的 安全防护要求，杜绝档案霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠 咬现象及各类事故的发生；二是要采取必要的措施， 加强对电子档案的载体保护和信息保护。档案工作 者应当以科学发展观统领档案工作，保证档案的长 期安全保存和快速有效利用。 （责任编辑 陈平） ７１