办公用品采购与管理办法
第一章 总则
第一条 目的
为完善公司办公用品采购制度管理，满足办公需要，控制办公成本，促进采购工作的正常化、规范化，特制定本采购管理办法。 第二条 适用对象
本制度适用于本公司行政部对公司物资、物品、办公用品、设施设备的采购管理办法。 第三条 采购原则
办公用品采购坚持保证品质优良，合理控制成本的原则；综合考量供应商的信誉度，同质量的用品以价格更低为优选的原则；采购物资及需求物资一致性的原则;廉洁自律,不贪便宜,不受贿的原则。
第二章 采购范围、方式、途径及管理职责 第四条 集中采购范围
公司采购办公用品可分为： （一）文具事务用品
1、文件档案管理类：分类文件夹、票据夹、档案盒、
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资料册、档案袋、文件套、名片盒（册）、文件篮等。 2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、钉针系列、削笔刀、胶水、胶带、计算器、仪尺、笔筒、会议牌等。
3、文书用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、记号笔、水彩笔、橡皮、修正液、墨水笔芯、无线装订本、螺旋本、活页本、复写纸、账本（账册）、凭证（单据）、便利贴、会议记录本、专用印章、印台（印油）等。
4、电脑周边用品：光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、路由器等。 （二）办公耗材
硒鼓、墨盒、打印机组件等打复印纸、传真纸、绘图纸等。网线、水晶头、网线转换接头等。 （三）日杂百货
日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、抽纸、卷筒纸、毛巾、杯具、饮用水等。
（四）办公设备
票据装订机、号码机、碎纸机、点验钞机、塑封机、扫描仪、电话机、电脑、投影仪、复印机、传真机、打
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印机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、烧水壶、空调、饮水机、电风扇等。 （五）办公家具
文件柜、杂柜、保险柜、沙发、茶几、办公桌、办公椅、档案柜、 铁皮柜等。 第五条 采购方式
（一）集中采购：将公司各部门办公所需物品采购管理集中化，对同一类材料进行集中化采购。公司日常办公、使用频率较高的办公用品（文具事务类、办公耗材类、日杂百货类）采用集中购买方式。
（二）分散采购：不在集中采购范围内，由需求部门在“钉钉”上提报“需求申请”申请，再经行政部提请“物品采购”申请，报公司首席运营官审批，核准后安排采购。
（三）应急采购：在集中采购范围内，且急需使用。采购部门需提报“物品采购”申请，并经审批后优先采购。
第六条 采购途径
（一）集中采购途径：以正规实体店及大型网站的官方自营店及可开取正规发票的店家为主。
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（二）分散采购途径：根据申请部门的需求及方便度来判断是采用电子还是实体途径，一般为单笔金额小于2000元时采用网购或实体店的途径，单笔金额大2000元时的采购以审批意见操作。
（三）应急采购途径：参照集中采购途径。 第七条 职责权限
（一） 需求部门职责
1、负责统计并汇总本部门办公需求，按“需求申请”
流程进行申报。
2、负责部门办公用品分散采购或应急采购按“需求申请”流程进行申报，到货后与行政部共同验收。 3、负责所需办公用品的领用。 （二）行政部职责
1、负责全公司办公用品采购需求的汇总、询价、采购、验收入库（分散采购或应急采购时与申请部门共同验收）、保管、发放和盘点；
2、负责编制办公用品询价对比表；
3、负责建立健全办公用品入库、移交、发放和盘点等台账或登记表；
4、负责收集并维护供应商信息，保管办公用品各类资料档案等；
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5、行政部采购人员要认真审核各部门的“需求申请”，严格把关，杜绝采购过程中存在的重复采购及各种不合理的请购要求。 6、负责采购程序的管控；
7、负责谈判和确定最终供应商、签订采购合同； 8、负责供应商评估和变更； （一）财务部职责
1、负责审批的办公用品付款申请和采购合同要求及时支付价款；
2、负责核算各部门领用办公用品的款项； 3、负责监督退货款项的收回；
4、负责办公用品采购及盘点盈亏的账务处理； 5、参与盘点工作的监督；
第三章 采购流程
第八条 集中采购流程
（一）集中采购周期
行政部根据全公司办公用品使用情况，每月按时集中采购一次。
（二）采购申请汇总及审核
1、行政部汇总每月各部门办公用品采购需求和库存情况分类于每月30日前上报公司财务部审批。
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（三）进行采购
办公用品采购应根据多家供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信等因素，以遵循“同品牌、同质量，选价格最低”的原则进行综合评估，最终选择供应商，并签订采购合同进行采购。
第九条 进度跟催
（一）为确保准时交货，采购人员应提前采用电话或亲自到
供应商处跟催，以确保物资能适时供应。
（二）若采购物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会申请部门。
第四章 验收与结算领用
第十条 验收入库
（一）行政部负责集中采购办公用品的验收及入库工作。分散采购或应急采购的验收由请购部门与行政部共同负责，入库由行政部负责。
（二）行政部在核对数量、规格、品牌后，建立并填写办公用品入库登记表。
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（三）如验收不合格的，由采购人员依据申请部门要求进行退换货。
（四）若入库办公用品与申请汇总表和合同不符，行政部应及时查明原因，落实责任。 第十一条 价款结算
财务部应根据公司全称抬头发票、办公用品清单、验收单和采购合同及时履行付款手续。如果发票内容与采购内容不符或者没有正规发票，财务部有权拒绝付款。
第六章 领用
采购用品入库后，部门申购的由行政部依据上报的采购清单发放，经需求部门指定人员签字确认后方可领用；行政部还要做好办公用品领用记录及台账登记。
第七章 盘点
第十二条 盘点
行政部于每一季度末组织办公用品管理人员、财务人员及部门领导对库存办公用品进行盘点，编制办公用品盘存表，统计剩余库存数量及其状态，作为下一期申购的依据和核算办公用品消耗成本依据之一。 第十三条 盘点结果处理
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办公用品盘点如发现盈亏，行政部应及时查明原因，并拟写盘存结
果报告，经运营领导审批做出处理，落实责任人的有关责任。
财务部会同行政部对办公用品盘盈或盘亏金额进行确认，公司领导审批后进行账务处理。
第八章 其它
第十四条 处罚
凡违反本办法的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。
第十五条 生效日期 本办法自发布之日起生效。
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