档案管理 会计档案管理中存在的问题及对策 刘宇 平顶山４６７０００） （河南省平顶山市农村公路管理处，河南摘要：作为企业财务管理的中要内容，财务档案管理中必须完善管理体系、加大科技投入及提高人员专业素质，才能有效防范档案管理工作中 的诸多问题，提高财务档棠质量，进而增加企业的社会效益和经济效益。本文主要对会计档案的特点、管理中存在的问题进行了分析，并提出了几点 解决对策。 关键词：会计档案管理；问题；对策；特点 １会计档案的特点 会计档案是国家全部档案的重要组成部分，具有原始记录性、信 息性、知识性和价值性，但由于它反映的对象内容及业务性质不同， 又决定了它具有自己独有的特点，会计档案的特点主要表现如下： （１）来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。 因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。 （２）内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的， 而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档 案与经济活动和财务收支存在密切关系，其主要内容就是直接反映机 关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的 专业性。 （３）形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、 填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系 列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监 督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密 性。 ２会计档案管理工作中存在的问题 会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会 计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理作为财 务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个 薄弱环节，直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学 问，需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提 高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促 进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地为经济建设 和经济体制改革服务。 ｌ、对会计档案管理工作的重要性认识不够，缺乏充分的认识，意 识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业 务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗 前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计 人员兼管，这些人员普遍存在缺乏档案管理的工作经验，不懂得档案 的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出 来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。 ２、会计档案管理制度不够健全。有些单位的财务部门，领导对 资金的管理比较重视，而对会计档案的管理不够重视，没有建立一整 套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管 理工作无章可循。当今社会，企业经营机制不断转换，经营方式不 断更新，新情况、新问题不断出现。而与之配套的包括会计档案管理 在内的机制并未有效建立和健全，缺乏相应的监管机制和监管办法。 目前，我国在企业会计档案管理方面的相关法律、法规主要有《会计 法》、 《档案法》中的少数内容以及不具备法律竞争力的《会计档案 管理办法》，而且一些规定与建立现代企业制度的实际不相吻合，没 有专门的适应现代企业制度需要的会计档案法律规范。在以法制经济 为基本特征的市场经济体制改革日益深化的大环境下，这显然不能满 足推进体制改革和实现建立现代企业制度的要求。 ３应对会计档案管理存在问题的对策 会计档案是重要的经济档案，是各单位的重要档案之一，它在会 计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值， 《会计法》 和《会计基础工作规范》以及《会计档案管理办法》等都对会计档案 管理做出了规定。会计档案管理是会计工作的重要组成部分，是会计 的基础工作。规范会计档案管理有利于堵塞漏洞，防止舞弊行为的发 生。因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视 和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥 会计档案在各项事业中的重要作用。 ３．１健全会计档案管理制度 要做好财务档案管理工作，必须根据《会计档案管理办法》、 《会计电算化工作规范》年结合实际，建立和健全一整套相关的制 度。首先，建立财务档案归档制度，明确归档范围、保管期限、归档 程序、整理方法、归档要求等；其次，建立和健全档案保管、安全保 密制度，采用先进手段和科学方法保管档案，明确职责，确保档案不 丢失、不损坏、不泄密。各单位要定期组织对财务档案管理工作的检 查，对做得好的要给予表扬奖励，充分发挥其工作的积极性、主动性 和创造性。反之，对于工作做得差的要提出批评，责令他们及时纠 正，并予以必要的处罚。凡涉及到本部门房屋买卖、土地使用、财产 划分、固定资产、债权债务、经济积案、退休退职材料要另编检索工 具，以便长久保管，方便查找利用。 ３．２利用计算机技术 同步计算机相关系统和档案管理文件的升级 在近几年财务会计 档案查询中，常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出 现，通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不 一致。只需将系统恢复到旧的版本即可解决，但该问题的出现严重影 响工作效率，所以，在进行管理系统升级时，需要同步升级旧的资料 文件。磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方，并注意防高温、防 霉、防尘保护。 ３．３提高员工素质 会计档案管理人员的综合素质既包括思想素质、业务素质，又包 括职业道德。作为会计档案管理人员，首先必须做到严格自律、廉洁 奉公，保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次，会计 档案资料内容广泛，具有专业性、广泛性、严密性的特点。作为一种 专门档案，不能视同一般档案，应按照专门档案进行专业化管理。会 计档案的专业化管理，要求档案管理人员不仅要具备档案管理学知 识，还应具备财会方面的基本知识，能够熟练使用现代化的管理手 段，运用现代化管理软件。因此，除要搞好关于会计和档案的岗位培 训外，还要搞好后续教育。主要是通过每年的轮训学习更新知识，一 方面，提高会计档案法制意识和依法归档观念；另一方面，提高业务 水平，使企业会计档案的管理和监督职能更加有效、更加科学、更加 适应建立现代企业制度的要求。 ４结束语 综上所述，规范会计档案管理工作，是企业财务管理工作的重要 内容。这项工作对是一项新工作。因此，各级领导要更新观念，与时 俱进，建立完善的会计档案管理制度，解决企业建档中遇到的业务问 题，使建档工作逐步规范。 参考文献 【１】钦娟；张小兰；；中小企业会计档案管理的问题及对策分析…；兰台世 界；２００７年Ｏ７期 【２】邓瑞生；；加强企业档案管理提高规范化水平促进全市档案事业又 好又快发展【Ａ］；档案安全与档案服务～一２０１１年甘肃省档案工作者年会 论文集【ｃ】；２０１１年 【３】王燕燕；；规范会计档案管理的重要举措【Ｊ】；财会通讯（理财版）；２００７ 年１Ｏ期 【４】尚敏黄景莉蒲觉敏罗进黑锦云宋扬清宋本永姜涛；提升档案 管理水平向电子化目标迈进【Ⅳ］；中国城乡金融报；２００９年 ［５】亓文秀；浅析会计管理体制改革后的会计档案管理【Ｎ】；莱芜日 报；２００９年 ［６】叶鑫；；浅谈改革开放３０年档案事业的发展【Ａ］；“纪念建国６０周年” 档案学术研讨会论文集【Ｃ】；２００９年 ．１．