如何做好工程资料编制与管理 三航厦门分公司 段晓红 【摘 要】为促进项目施Ｔ管理 作的规范化和有序化，本文将工程资料编制与管理Ｔ作方面的遇到的问 题和情况进行详细说明并给出处理办法。 【关键词】 施Ｔ资料 编制 管理 Ｔ程验收 １前言 施工资料是施工过程的真实记录，也是 交（竣）工验收的必备条件和城建档案的重要 组成部分，更是进度款结算乃至工程进行检 查、管理、使用、改造工程的重要依据。 目前资料相关工作存在的主要问题是项 目部人员欠缺工程资料工作经验，对工程资 料没有整体认识，收发控制不到位，资料填写 不符合要求，导致工程资料分类整理不规范、 不及时，资料不完整，填写有错误，有时需返 工重做。交工验收时发现资料欠缺，事后补救 压力、难度大，甚至耽误工程交工验收，有些 工程整个项目的资料都曾进行返工重做。 为了防范此类事件的发生，漳州招银港 区７号泊位工程对工程资料事先进行策划， 过程进行管理，工程资料规范有序。取得了较 好的效果 ２获得工程资料整体认识 施工资料从开工到交工直至竣工备案经 历了较长的过程，要想有条不紊地编制和整 理好施工资料、顺利地通过各项检查，直至最 后顺利通过工程验收和最终资料验收，就需 完整、准确地获得施工资料。 作为三航局及分公司所属项目部，首先 要遵守三航局及分公司的规章制度。为确保 各岗位员工明确其工作所依据的文件，项目 部根据工程项目所属行业情况，配备了齐全 的相关Ｔ作依据文件，人员通过学习这些文 件后，认识到施工过程中应形成哪些资料、资 料的格式以及最后验收时要提交的资料。 通过学习．项目部按工作性质列出施工 一５６一 资料清单，将资料分为工程管理资料、材料及 施工试验记录资料、测量资料、施工记录资 料、施＿Ｔ过程质量验收资料、安全管理资料、 工程交（竣）验收资料等。各类主要施工资料 见表ｌ。 质量员根据工作经验及规范要求绘出资 料流程图，召集项目部相关人员召开资料１二 作交底会，对资料的流转情况进行了总体说 明。会后流程图分发给每个施工员、试验员、 测量员、资料员等挂于其办公室墙上。 ３建立资料盒 为了在施工过程中完成相关工作，收集 相关资料，做好资料管理，在项目部组建之初 建立资料盒，并由质量员按施丁进度的需要 进行及时补充。 项目部资料盒的目录构架是《三航局一ｒ 程技术质量管理工作标准》内的工作条款，再 结合监理规范内的工作条款并作适当扩充， 这些条款作为项目部文件、资料盒名称，以便 归纳保存内业资料。在项目实施过程中，内业 资料经常接受相关部门的检查，有了目录的 资料，也便于查找。建立资料盒时，若管理工 作条款的资料较少，将其合并为一个资料盒， 避免设立的资料盒内容空洞：若项目的资料 较多，及时扩充资料盒。 ４文件管理 为了做好文件管理，首先做好资料收发 控制，定期进行资料收发情况的整理。工程中 采用表２形式．并用抽杆夹将这些收发表归 档在一起。这张表与公司公文收发表相比的 港工技术与管理２０１４年第３期 表１ 资料类别 内容 ｌ、质量管理组织体系（组织机构图）、人员及证书 ２、开工报审表（项目、分部、分项） ３、质量管理活动相关人员管理（职责） ４、施工组织设计、专项方案 ５、图纸会审、设计交底 ６、分包管理制度 工程管理 ７、工程业务联系单 ８、单位、分部、分项划分报审表 ９、各类会议纪要 ｌ０、Ｔ作依据文件（法律、法规、标准、规范等） ｌｌ、工程文件收发记录 １２、质量（创优）计划书 ｌ３、其他 ｌ、材料、构配件、设备进场报审表 ２、材料、构配件、设备使用报审表（附合格证书、检验报告） ３、水泥／砂、碎石检验报告 ４、压实度试验资料 材料及施工试验记录 ５、混凝土／砂浆配合比设计报告 ６、混凝土／砂浆强度检验报告及评定表 ７、钢筋检验资料 ８、钢筋接头检测资料 ９、其他 ｌ、工程测量控制网、点测设与验收 工程测量 ２、工程定位与复核 ３、工程结构变形观测及分析 ｌ、技术质量交底书 ２、隐蔽工程验收记录 ３、各项施工记录 施工记录及验收 ４、检验批验收记录 ５、混凝土养护记录 ６、施工日记 ７、监督检查和整改、复查记录 一５７— （续上表） 好处在于：因项目部主要文件一般是项目成 便于定时整理；编目的工作可以省去一半，也 文后由相关单位签署后进行归档保存的．这 便于各类文件的延续编号。抽杆夹内的目录 表可以定时整理．调整顺序．填满的表格可收 起来存档。 个过程将历时２、３天至１５ｄ不等，这张表将 成文情况、发文情况、收存情况汇总在一起， 表２ 工程资料目录及收发情况表 资料类型 监理 序号 日期 文件号 内容 收文 发文 其他人收文 是否收存 备注 厦门港招银港区７号泊位工程，业主在 交工３０ａ后来电查找其中资料。根据收发情 求，不同资料填写的内容或日期相互不符合， 与监理资料不相符合等。有些项目因为这些 况表，立即查找到资料名称和内容回复业主， 得到了业主的好评。 ５资料编制注意事项 问题大量存在不得不返工重做，工作量大、时 间长，重新签认手续困难繁琐。 ５．１单位、分部、分项工程的划分 为了后续各项工程检验的开展，在前期 施工过程中不重视资料工作，导致问题 时。项目部重视单位分部分项工程划分。水工 工程按施工及验收的独立性划分单位工程， 为便于质量检验和工程验收，结合业主分期 在验收时集中体现．常见的问题是：表格内的 同一分项工程名称不一致。填写内容不符合 规范或标准的要求，表格内时间填写不符合 投资、分期投产使用的要求．按工程类型、不 同使用功能和施工独立性划分单位工程。凡 施工顺序，检测频率不符合规范或标准的要 一５８一 港工技术与管理２０１４年第３期 不具备独立性的，不能作为单位工程。 项目划分的目的是为了便于检验资料的 归类整理，应尽量做到合理简单，各项目的名 称也需斟酌考虑．划分报审后．项目施工过程 中。要求各人员在填写各项记录表的分项分 部工程名称时注意名称统一。只要根据划分 所提供的资料能够完整地体现工程质量，就 可将其合为一项。 ５．２ 内容填写 内业资料中，隐蔽工程验收（检验批）记 录资料量最大，其内容是在掌握相关施工图 要求和检验标准的基础上才能完成好的工 作。项目部为防止资料返工，在质量例会中增 加检验批（隐蔽工程）］ 程检验记录表的内容 填写检查情况的说明。项目总工在例会中强 调施工员应了解分项］ 程检验标准的主要检 测项目（基本要求）和一一般检测项目；避免记 录表未反映出任何信息，不可简单地写出项 目内容或描述为符合设计要求，会上举出填 写不符合要求的实例：例如有的将条款摘抄 下来。未改成已完成的语气，如条款要求语气 是应该如何做，必须达到什么要求，不应有什 么缺陷，作为执行者就应说已经怎么做，没有 发生什么缺陷等；要求记录表中的隐蔽内容 填写应按项目执行的标准条款来逐条描述所 控制的质量要点，应描述简练，有数据的填写 数据．有检验的就填写检验报告编号或简单 描述检测结论。不应只描述为“符合设计要 求”。 因这些工作到位．该工程的隐蔽工程验 收记录表做到图示明确．质量内容、数据详 实．可追溯，与相关资料相符合。 ５．３工程业务联系单 施工过程中，为保护施工方的合同权益， 要重视处理与合同不一致的情况，及时形成 工程业务联系单．有关事项需征得业主的确 认或处理。将工程业务联系单修改成能够让 监理、设计和业主单位直接确认签署意见的 格式。这些经确认的 程业务联系单成为施 工单位权益保护的依据之一。是工期延长及 工程费用增加的的依据。 ５．４各类会议纪要 会议纪要也是重要的竣工档案。对于每 周的监理例会纪要、专题会议纪要等，文件定 稿时由项目经理或总工进行内容确认，防止 内容有误或缺漏。由于在会议中会对工程中 的许多重要事项进行确定．监理记录员有可 能没有领会意思，导致例会纪要内容有误或 缺漏．这时就需要由项目经理或项目总工与 监理进行协商修改后再归档保存。 ５．５技术质量交底书 项目总工在对施工员交底时会强调作为 交底人的分项施工技术员、工作是否尽职、对 于施工程序是否了解、控制的质量点是否清 楚、能否将要描述的事项表达清楚。这些在技 术质量交底书的填写上就能基本反映出来。 为此施工技术员在交底前认真学习图纸、技 术规格书、施工规范、标准等，将交底书的主 要内容——质量标准及要求、使用规范、施 工程序、操作要点认真编写出来。在施工程序 及操作要点这栏，施工交底时注意符合施工 先后顺序，重视将事项明白浅显地说明清楚， 接受交底的人通常是具体操作人员．能用数 据说明的列出数据（例如标高控制），避免简 单地只写“符合设计要求”，以达到交底的目 的。 ５．６工程照片 项目部在各个施工过程中拍摄相关照 片．注意将符合安全和文明施工要求的场景 拍摄下来，不符合质量、安全和文明施工要求 的场景是没有价值的。拍摄各个工序质量方 面采取的措施和达到的效果的照片。工程照 片拍摄后，录入电脑保存，并整理照片，注明 工程构件或所处的工序名称，现场质量、安 全、环境措施等，以方便利用，避免遗忘。 ６资料整理方法 因工程资料须流转于各个相关单位，故 一５９— 应遵循资料整理及时、定时的原则，以使资料 不断完善。项目部的施工员、质量员、试验员、 测量员、资料员等都有责任及时完成资料，将 录。项目实施过程中资料盒编上简单的序号， 既是为了便于管理．也是由于简单的编号容 易发现缺失。 自身负责工作的内业资料进行及时、定时地 整理。质量（资料）员接收资料时进行检查，及 时提出意见。对每月定时整理时发现的遗漏 及时补充．遇到不能处理的列出清单报请项 ７工程验收前准备资料 水Ｔ项目有交工和竣工２种验收．按施 工合同的内容完成后的验收是交工验收，竣 工验收主要是业主的工作。在交（竣）工验收 之前，质量员将检验批的验收汇总成分项Ｔ 程验收记录表，然后将分部、单位工程质量验 收记录补充完整：试验员将原材料按类别填 写主要施工材料汇总表，并按要求进行分项 工程或构件混凝土强度评定．填写混凝土强 目领导进行处理，以免资料遗漏、错误，减轻 最后阶段的压力。 资料收入资料盒时，用铅笔在角落编上 的序号，方便资料管理。因为资料时常受检 查，或是项目部人员从中抽取查阅，用后有可 能无法及时放回原处或是颠倒了顺序．有了 编号后资料能及时发现，及时催讨回来，比较 容易恢复。 度评定表和混凝土强度统计，工程使用设备 的汇总表和材质证明文件等．将所有材料试 质量员对工程资料的内容符合性进行把 关。资料员整理资料时注意资料是否符合相 验资料进行分类整理后编好目录：测量员将 测量资料进行整理，沉降位移观测资料形成 观测图并有分析和结论。项目部编制施］＿情 关规定，签字认可手续是否完善。注意收集资 料原件，因为业主或城建档案馆接收资料后， 这个项目的资料工作才算最终完成，而城建 档案馆要求归档的资料必须是原件。若是复 印件，资料员应及时让提供复印件的人补给 况总结报告，填写单位工程质量检验记录表、 单位工程观感质量评价表、工程竣工整体尺 度测量报告、单位工程质量保证资料检查评 分等。这些准备工作在交工验收前３０ｄ进行， 原件或让供应商注明原件存放处并加盖供应 商的公章．原材料出厂合格证经常会出现此 类情况。 最后资料按分类要求进行编排．施Ｔ管 理文件、技术文件按单项工程的专业、阶段整 交工验收时，验收资料及时提交，本工程得以 顺利通过验收。 ８结束语 施工资料工作能反映工程项目的管理状 理：检查验收记录、质量评定按单位工程整 理。按项目文件的形成规律和成套性特点，保 持卷内文件有机联系的要求将资料按类别收 入资料盒，盒上写上案卷提名，每盒编上目 况，在施工项目接受各种检查的过程中，施ｌＴ 资料与施工现场一样，是检查的重点，资料１ 作做得好，反映 一般项目管理Ｔ作也是规 范和有序的，能得到检查组的好评 （上接第４Ｏ页） 板相类似： （４）高性能塑排板适用于对于工期要求 严格、加载速率较快的围堤Ｔ程施Ｔ。 一６０一 港工技术与管理２０１４年第３期