供应链系统运行管理制度

供应链系统运行管理制度

供应链系统运行管理

吉成集团采购中心是供应链系统的归口管理部门。

⒈ 基本档案

⒈⒈ 公共资料

⒈⒈⒈ 公共基础资料与平台是NC系统的基础和根本，系统对于各类档案实行“统一管理、统一分配、专人维护”的办法。公共基础资料分为集团统一控制的公共基础资料和各子公司自行控制的公共基础资料。除有明确规定维护责任的，集团统一控制的公共基础资料档案信息由业务部门确定并由集团领导安排专人负责维护与分配；由各子公司自行控制的公共基础资料由基础资料所属业务部门维护、所在子公司财务负责人审核确认。各项公共基础资料的维护要求及规范应严格按照NC系统档案维护规范操作执行。

⒈⒈⒉ 负责公共资料档案维护的人员，在接到相关档案信息维护申请单后，必须首先对申请的档案信息进行是否存在或需要修改的检查，并依据检查结果做出建立、修改、分配或者退回等处理决定，对于不需维护的，应当即时与申请人联系，说明原因。维护申请单的内容应当完整准确，否则维护人有权拒绝维护。

⒈⒈⒊ 公共资料档案信息维护人员对于控制规则（参数）、供应链与财务基础档案、单据号及格式、业务流程（配置）、单据生成凭证规则（平台）、岗位及权限设置等须确保集团范围内的一致性。

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⒈⒈⒋ 对于各类公共资料维护的申请单，维护人应当对单证进行编号，并存档备查。

⒈⒈⒌ 各项系统日常维护的工作，应当在收到批准的申请后一个工作日内完成。

⒈⒉ 控制规则（参数）

⒈⒉⒈ 为保证系统安全有序运行，系统的控制规则（参数）需要改变时，由采购中心依据日常运行需要提出，经由采购中心总监、财务总监和负责信息技术的副总裁审核批准后执行。

⒈⒉⒉ 系统的控制规则发生变化，由集团信息技术部办理，并以知会文件形式发出知会。

⒈⒊ 集团、公司公共基础资料

⒈⒊⒈ 以下公共基础资料信息由集团统一控制，主要包括：

系统参数：各业务模块参数设置；

基础数据：币种、会计期间、公司目录；

组织机构：采购组织、销售组织、会计主体；

人员信息：人员类别、集团人员档案、人员档案约束条件；

客商信息：地区分类（客户分类）、地址档案、客商基本档案；

存货信息：产品线档案、存货分类、计量档案、存货基本档案；

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项目档案：项目档案类型、项目基本档案；

结算信息：账户档案、结算方式；

财务会计信息：科目方案、会计科目、凭证类别、常用摘要、收支项目、现金流量项目、科目类型、科目预留、基础档案对照等；

业务信息：收发类别、税目税率等；

资产信息：固定资产卡片样式、资产类别、卡片项目、增减方式、使用状况、折旧方式、账簿信息、变动原因、资产组合；

单据模板：单据模板设置、查询模板设置、账表模板设置、打印模板设置、模板分配等；

流程配置：业务类型管理、业务流程配置、审批流用户管理、工作项目配置；单据号管理：对象标识管理、单据号管理；

应收应付基础设置：单据类型设置、单据协同设置

⒈⒊⒉ 以下公共基础资料信息由所在公司控制，主要包括：组织机构、部门档案、人员信息、人员管理档案、客商信息、地点档案、客商管理档案、库位信息、货位档案、存货信息、存货管理档案、物料生产档案、项目档案、项目管理档案。

⒈⒋ 机构组织设置

⒈⒋⒈ 组织机构设置包括库存组织、部门档案、采购组织和销售组织、会计主体设置，是进行

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库存业务、采购业务和销售业务、财务会计以及企业各类业务的基础。

⒈⒋⒉ 新成立的公司，在取得营业执照及税务登记证并设立财务机构后，由财务负责人凭营业执照、税务登记证等资料填写《建账维护申请登记表》，由核算报告分部审核，并经财务总监审批后，报送给信息技术部于系统中作建账处理，信息技术部同时开通该单位应当使用的所有系统模块功能。

⒈⒋⒊ 注销后的公司，在完成各项注销并处理完账务后，由公司财务负责人填写《建账维护申请登记表》，由核算报告分部审核，并经财务总监审批后由信息技术部封存。

⒈⒋⒋ 采购组织是负责为一个或多个公司采购物料、提供服务和与供应商协商价格及供货条款的组织单位，属于集团档案，以集团登陆才可编辑，公司登陆只能浏览。新增、变更或封存采购组织，由业务需要求单位填写《采购组织维护申请表》，由所属总经理审核，对应报集团财务总监审批后，信息技术部执行。

⒈⒋⒌ 销售组织是企业按照一定的业务模式区分出的一种组织模式，销售组织既可以是实际存在的组织机构，也可以是虚拟的组织，销售组织在销售业务中有着重要的统计作用。销售组织属集团档案，新增、变更或封存销售组织，应填写《销售组织维护申请表》，生产公司销售组织由供应链信息主管部门审核，对应报集团财务总监审批后，信息技术部执行。

⒈⒋⒍ 部门档案属于公司控制档案，各公司的部门档案应当依据组织架构的编制，1－3级部门档案由集团统一规划，4级后部门档案由所在单位财务部门根据公司组织架构结合实际核算需要在系统中维护。

⒈⒋⒎ 库存组织由集团统一管控设置；公司建账后统一建立一个公司标准库存组织；各业务单位如需要新增多个库存组织核算库存的，必须填写《库存组织维护申请表》由集团财务总监审批后，

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转信息技术部执行。

⒈⒋⒏ 仓库档案属公司档案，以公司登陆才可编辑。仓库档案是在公司范围内完成仓库的定义及相关属性的设置。仓库应按照公司、库存组织进行设置，即每个仓库都隶属于某个公司的某个库存组织。

⑴ 各公司仓库档案根据存货属性分办公用品仓、物资仓、能源总库等；

⑵ 各公司仓库档案可根据存货存放地划分；

⑶ 各公司根据仓储的实际需要新增仓库时，必须由会计严格按规定填写相对应的《仓库档案维护申请表》报集团财务总监审批同意后交各公司会计进行维护。

⒈⒌ 存货档案

⒈⒌⒈ 存货档案信息，为确保唯一性及对应性，集团供应链部作为存货档案的管理部门，对存货编码的唯一性、准确性负责，应当就存货信息的规范化管理形成科学的管理办法。后勤物资类的存货采购由集团采购中心指定专人统一增加，苗木物资类存货由园林公司营销部指定专人统一增加；存货档案系统在保证编码唯一性的前提下，校验存货名称+规格+型号唯一，如果不唯一系统不允许保存；

新增物料申请表(黄色背景必填).xlsx

⒈⒌⒉ 存货档案信息的新增、更改、删除必须由申请人详尽填写《物料维护申请表》，按公司

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物料管理办法进行审批后，交由物料维护专门人员执行，并签字确认维护结果、存档备查。

⒌⒊ 存货档案在集团增加后，必须按各公司使用需求，分配到相应的业务单位（即分配到业务单元及成本域），并修改确认各个子公司的计价方式。

⒈⒌⒋ 存货分类是指集团内存货档案的分类，其作用是便于按分类查找及统计数据。存货分类由集团统一设定。存货分类增加、封存由需求部门填写《存货分类维护申请表》报信息技术部、财务中心会签后由信息技术部维护执行；附《存货分类明细表》。

⒈⒍ 固定资产档案

⒈⒍⒈ 固定资产档案信息新增及变更，依据固定资管理制度的规定，由所在单位财务人员录入后经集团固定资产专员确认后生效。

⒈⒍⒉ 系统对于固定资产专员的权限，按管理制度的规定设置，经所属总经理批准后由信息技术部维护。

⒈⒎ 客商档案

客商基本信息是对客商基本资料的详细描述，必须详细、完整与客观。

⒈⒎⒈ 客户供应商新增：由业务人员按照《客商管理办法》填写《客商档案维护申请表》，采购总监对《(客商档案维护申请表》的信息进行审核；信息不实或不全者给予退回，由业务员重新填写；符合要求时，采购总监签字确认，由集团采购中心指定专人维护供应商档案。

⒈⒎⒉ 修改与补充：当客户信息发生变化后，采购中心专管客商的人员必须及时填写《客商档

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案维护申请表》，将客户变更信息如实反应，并转对应维护人员及时更新做好备案。

⒈⒏ 结算信息

⒈⒏⒈ 账户档案是各公司在银行开立的基本账户和一般账户，集团统一建立账户和管理账户档案。集团对账户档案进行完全控制。集团分配的账户档案不允许编辑账户编码、账户名称、币种信息，集团修改账户档案的这三个属性时，同步修改所有已分配至公司的档案属性。

⒈⒏⒉ 账户档案新增、封存由各使用单位填写《账户档案维护申请表》报集团财务总监审批，办理审批手续后由财务中心维护；

⒈⒐ 业务信息

⒈⒐⒈ 业务信息主要是设置库存和采购业务的一些基本信息，包括出入库类型、税目税率。

⒈⒐⒉ 出入库类型：制定仓库出入库类型的（《出入库类型与科目对照表》），便于按出入库分类统计数据，生成相应凭证。出入库类型属于集团、公司共享档案。集团可以编辑集团数据，下属公司可见可用集团数据，但是不能编辑集团数据。出入库类型新增、封存由财务中心总监审批确定后转财务会计维护（《出入库类型维护申请表》）。

⒈⒑ 模板信息

模板设置包括：打印模板、查询模板和单据模板；信息技术部应该根据各业务部门需求设置集团统一通用的模板。各公司根据必须使用集团设置的统一通用的格式模板；如有特殊需要，填写模板样式制作申请单，附模板样式报财务中心总监审批确定后转信息技术部制作分配。

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⒉ 岗位职责

⒉⒈ 销售员岗位

⒉⒈⒈ 岗位要求

销售员是系统中销售管理模块的主要操作人员,主要负责销售订单及内部零星需求的汇总和及时录入，录入时必须做到数据准确。

⒉⒈⒉岗位职责

⑴ 及时办理物料的销售订单业务，负责制作销售订单。

⑵ 调整产品的销售价格，当出库需要开票时打印销售出库纸单给对应的财务会计，财务会计看到纸单销售出库单时做开票。

⒉⒈⒊ 岗位权限

⑴ 销售员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的销售管理模块及库存管理模块；销售员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

⑵ 销售员在系统有制作销售订单、内部零星需求及对应的单据制作权限，及相应单据的查询权；

⑶ 销售员在系统库存管理模块中具有查询所负责的产品的库存查询权限。

⑷ 销售员在系统中制作的单据和账表，可以在系统中进行打印，也可以导出为电子文档；

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⑸ 遵循系统其他管理文档针对权限分配的管理制度。

⒉⒉ 库房管理员岗位

⒉⒉⒈ 岗位要求

库房管理员是系统中库存管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料收发业务，库房管理在企业实际管理中业务复杂，因此系统中库房管理人员需要了解企业实际业务流程，并按照流程在系统中的体现，及时进行系统数据的录入，保证数据的准确性和及时性。此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统库存管理的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。

⒉⒉⒉ 岗位职责

⑴ 及时办理物料的入库业务，库房管理员在收到物料时，必须及时审查，及时在系统中办理物料的入库业务。为保证系统的稳定运行，各个部门库房管理员必须掌握不同的入库业务在系统中的操作方法，制作单据。不得随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误，需及时更改；

⑵ 库房管理人员针对自己负责的库房，需要对物料入库单进行系统库存管理模块的入库单签字，原则上每天的单据在下班前必须签字；

⑶ 及时办理物料的出库业务，库房管理员在进行发料业务后，应在系统中办理物料的出库业务。为保证系统的稳定运行，各个部门库房管理员必须掌握不同的出库业务在系统中的操作方法，制作单据类型，业务类别。不得随意更改单据类型和制作单据。发现制作单据错误，需及时更改；

⑷ 库房管理人员针对自己负责的库房，需要对物料出库单进行系统库存管理模块的出库单签字，原则上每天的单据在下班前必须签字；

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⑸ 库房管理人员必须逐日对系统中自己制作的单据进行检查，发现错误后，按照流程进行修改；

⑹ 库房管理人员按照系统提供的查询帐表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询数据时，可打印或以电子文档进行呈报；

⑺ 遵循集团其他针对系统管理的制度。

⒉⒉⒊ 岗位权限

⑴ 库房管理员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的库存管理和采购管理、存货核算三个模块；库房管理人员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

⑵ 库房管理人员在系统只能看到自己负责的仓库和相关业务部门，只会看到自己拥有操作的模块和功能；

⑶ 库房管理员在系统拥有制作入库单的权限，具体包括采购入库单，生产入库单、其他入库单，转库单，盘盈入库单等；

⑷ 库房管理员在系统拥有制作出库单的权限，具体包括销售出库单，材料出库单、其他出库单，移库单，盘亏出库单等；

⑸ 库房管理员在系统中拥有查询库存管理中账表的权限，具体包括库存余额的月报、日报、出入库流水账、收发存汇总表查询、存货明细账查询等；

⑹ 库房管理员在系统中制作的单据，可以在系统中进行打印，也可以导出为电子文档；

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⑺ 有部分仓管员同时肩负采购物资计划员的角色，系统为其开放请购单权限，以及相应的请购单节点及请购单执行情况报表节点；

⑻ 遵循系统其他管理文档针对权限分配的制度。

⒉⒊ 采购员岗位

⒉⒊⒈ 岗位要求

采购员是系统中采购管理模块的主要操作人员和负责人员，主要负责物料采购业务，采购业务在集团实际管理中极其重要，因此系统中采购员需要了解掌握实际业务流程，并按照流程在系统中体现，及时进行系统数据的录入，保证数据的准确性和及时性。此岗要求具备计算机操作的基本知识，熟悉系统采购管理模块的业务流程，熟练掌握系统的操作方法。

⒉⒊⒉ 岗位职责

⑴ 及时处理请购计划、在系统中制作送审的请购单，并把请购单转化为采购订单送交采购总监审核，满足企业生产需要；

⑵ 采购员须依据系统中已批准的采购订单联系供应商、办妥相关采购手续，并跟踪好采购过程，如发生订单变更时要及时修订订单；

⑶ 采购员须跟踪采购订单在系统中的执行情况，随时查询采购订单的执行状态；

⑷ 采购员按照系统提供的查询账表和单据的功能，为领导或相关人员提供查询的数据时，可打印或以电子文档进行呈报；

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⑸ 遵循集团其他针对系统管理的制度。

⒉⒊⒊ 岗位权限

针对采购部门，供应体系和配套体系的保密性，系统对采购员进行权限设置，具体内容有：

⑴ 采购员拥有自己的独立账号和密码，只允许进入系统的采购管理和库存管理、应付管理三个模块；采购员必须对自己的账号和密码进行安全设置，做到各负其责；

⑵ 采购员在系统只能看到采购订单和采购入库单，采购发票及对应的应付单，只能看到自己拥有操作的模块和功能；

⑶ 采购员在系统拥有制作采购订单和修改采购订单、申请开具发票的权限；

⑷ 采购员在系统中拥有查询采购管理和库存管理中的账表和单据的权限，具体包请购单，采购订单，采购入库单，采购发票、供应商余额表、采购付款单等；

⑸ 采购员在系统中制作的单据和账表，可以在系统中进行打印，也可以导出为电子文档；

⑹ 遵循系统其他管理文档针对权限分配的制度。

⒊ 系统管理

⒊⒈ 严格授权制度

要严格系统管理员的授权权限，必要时所有软件操作员的操作权限清单要经过采购总监或财务

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总监审核，尤其是对于报表封存、账务月结、记账与取消记账等重要的功能权限必须详细设置，并由采购总监指定的专门人员或由财务总监指定的专门人员亲自负责。

⒊⒉ 严格标准编码制度

所有单位必须严格遵守单位集团已经下发的标准编码，并且按规定的标准单位编码、标准报表编码、标准科目编码上报数据，严禁私自改变标准编码。系统管理员必须根据集团的整体要求和各公司的实际特点进行初始化设置。

⒊⒊ 数据录入人员进行数据录入操作时应严格按照凭证内容输入数据，不得擅自修改凭证数据。如发现凭证数据错误应立即通知凭证编制人员或系统管理人员，并根据修正后的凭证修改录入的数据。

数据录入人员除可以进行数据录入操作外，还可以进行数据查询工作，但不得进行数据复核操作，复核人员亦不能进行数据录入操作。复核时发现凭证录入错误，必须通知数据录入人员进行修改，不得擅自进行修改操作，待数据录入人员修正录入数据后再进行复核签字操作。

⒊⒋ 系统维护人员除实施数据维护时，一般情况下不允许随意打开系统数据库进行操作。实施维护时不准修改数据库结构。其他操作人员一律不允许实施数据库操作。

⒊⒌ 用于信息化的硬件和会计软件只有操作人员才能上机操作使用，其他人员一律不允许上机。操作人员必须经过培训并经系统管理员认可合格后方可上机。

⒊⒍ 操作使用人员上机操作前后必须填写“上机操作登记簿”，如实填写操作人员姓名、上机时间、操作内容、下机时间、操作期间系统运行情况等。操作人员的保密字必须牢记，并注意要安

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全保密，否则，出现的问题，由操作人员和系统管理人员负责。

⒊⒎ 备份数据软盘和存档数据软盘、账页、凭证、报表及其他资料，由系统主管部门指定的数据管理员按规定统一复制、核对、存放、保管。

⒋ 附则

本办法由吉成集团制定并负责解释，2014年03月01起执行。

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