猡 口摘要关键词郑州师范高等专科学校刘晓芳 文章通过作者近几年在档案部门的所看、所感，呼吁当代大学生应提高档案意识，培养自身的档案素质。 大学生档案意识培养 部，以我这几年的档案工作经验提出近２０个问题，对即将毕业的 学生做了一些调查。我校２００７年的毕业生问卷调查结果显示，有 自２００４年到档案部门工作以来，遇到有相当一部分学生来 复印录取审批表、学籍表等，重新补办档案。问他们毕业时都有自 己的一整套档案，为什么又来补办这些？答案是找不着了。从郑州 ６０％的学生认为“走上工作岗位注重的是能力，档案没用”，有 师专２００４年至２００８年毕业生对档案的查询中可以看出，有７０％ ２５％的学生表示“无所谓”，只有１５％的学生认为“择业自由，但档 以上的毕业生在毕业时对自己的档案不关心、不了解，等到需要 案不能遗弃”。（２）从这２０个问题中我了解到，有相当一部分毕业 时才通过各种方式到档案室查询。２００４年至２００８年，通过电话 生不知道自己在校期间所填写的学籍登记表、毕业生登记表及入 查询近两千人次，亲自回校查询有一千多人次，甚至还有毕业十 团、入党申请书、志愿书等材料要归人个人档案且要永久保存，因 多年以后的学生询问档案的去向。对此，作为一名高校档案工作 此普遍存在着随便用纸、用笔的现象。致使很多学生档案的载体 人员，当看到某些毕业生因好不容易找到工作而兴高采烈地返校 是不耐久的稿纸、信笺，并用普通圆珠笔、红墨水、铅笔等书写，有 提取档案被泼一盆冷水时，那种欲说无言、欲哭无泪的茫然表情 的甚至出现涂改痕迹，这都在一定程度上影响今后人事档案的整 震撼了我。为使这类情况尽少发生，我呼吁全社会都来关注这个 理及利用工作。另外，还有个别转学学生，有的是报到之前转学 问题，人人都来提高档案意识。 的，档案直接转入所转学校，而有的是在原学校上了半年甚至一 一、当前高校档案管理、学生档案意识的现状 年转入的，这部分学生根本不知道自己即使转学了也要“档随人 １．许多临近毕业的大学生对档案的认识、了解程度不高。（１） 走”，使得上了几年学了还不知道自己的档案在哪个学校等。（３） 前段时间，为摸清大学生对档案的认识、了解程度，我走访了各系 调查中还发现，大学生毕业后，不清楚自己在校学习期间所形成 ＩＩ・ｔｔ‘．・●・ｔ．．．・●・．．．．・●・．Ｊ，．・●・…・・●・．“・・●・…．・●・…‘・●・．．．１‘●・…．・●・…・・●・ｆ…・●ｔ…＿－●・・…・●＿…。・●・…＿‘●・…‘・●‘・ ．．发利用规划》的起草工作。这是一个国家级的规划，是对《国家信息 设具有重要的开创意义。２００６年３月，国家信息化领导小组下发 化“九五”规划和２０１０年远景目标闻要）》的具体化，对行业和区域 了《关于印发（国家电子政务总体框架）的通知》，进一步强调了推 规划及具体项目有着直接的指导作用。更重要的是，２００４年１０月 进政务信息资源交换共享工作的紧迫性。《中华人民共和国政府信 ２７日，国家信息化领导小组第四次会议专门讨论了《关于加强信 息公开条例》的起草始于２００２年，自２００８年５月１日起施行。该 息资源开发利用工作的若干意见》。《意见》强调要“充分认识信息 条例规定了政府信息公开的原则、具体内容、公开方式、救济措施 资源开发利用工作的重要性和紧迫性”；提出了加强信息资源开发 及其违法行为种类和处罚措施等。 利用工作的指导思想、主要原则和总体任务；并提出要完善信息资 第四，在信息资源开发利用的具体环节上，我国还出台了各种 源开发利用工作的保障环境等。 相关的配套政策法规。如在知识产权方面所制定的一些政策法规， 第三。我国还在信息资源的立法方面开展了一些工作。在这方 它们和直接指导信息资源开发利用的政策法规共同构成了信息资 面人们关注较多的是政府信息资源管理方面的立法。从１９８７年 源法的内容框架。 起，国家有关部门成立了专门的政府信息资源立法研究小组，进行 综上所述，我国制定了一系列信息资源开发利用的政策法规。 了大量的立法准备工作，并于１９９０年起草了《政府信息资源管理 随着国家信息化进程的发展，信息资源开发利用的重要性将日益 暂行条例（草案）》第一稿。这说明政府信息资源立法问题已经受到 突出，我国应不断加强信息资源开发利用政策法规的制定与完善， 人们的重视，立法的基本环境已初步形成。国家保密局在１９９８ 以保障信息资源开发利用活动的顺利进行。０ 年２月发布的《计算机信息系统保密管理暂行规定》及１９８８年９ 月５日公布的《中华人民共和国保守国家秘密法》，是有关政府信 息资源保密方面的规定。１９９６年７月５日发布的《中华人民共和 国档案法》和１９８４年１月１日施行的《统计法》对政府信息资源的 生产、保存、公开利用等作出了相关法律规定。２００２年ｌ１月，广州 市政府制定了《广州市政府信息公开规定》，并于２００３年１月１日 起施行。这是我国由地方政府制定的第一部全面、系统地规范政府 信息公开行为的政府规章，对于我国政府信息公开法律制度的建 的学生档案会在自己毕业后成为人事档案，不清楚自己的档案会 随着自己的毕业离校而发生转递的情况，并且不了解档案的转递 是有规定程序的。有些毕业生虽然知道，但对此事不关注，无人事 档案意识，使得毕业生毕业后没能及时关注自己人事档案的下 落。这就出现了若干年后为了某种目的查找利用档案，才发现自 己的人事档案不知去向，这才回学校寻找的现象。 ２．新政策在执行过程中出现了一些新问题。２００２年，为了缓 解高校扩招后毕业生的就业压力，国家教育部出台了有关毕业生 业讲座等。可在其中适当加入教育毕业生重视自己的档案；毕业 生档案的转递去向；利用新工作单位的档案材料加快适应新的工 作岗位，来完成从学生到社会工作者的角色转换等内容。 另外，除了对新生和毕业生进行教育外，还要做好平时的宣 传工作。可以利用校园网、学生宣传栏、档案知识竞赛等方式，对 广大在校生进行宣传。 ’ ２．关注档案意识的培养，使毕业生懂得个人档案的重要作 用。首先，通过教育使毕业生对自己档案的内容有所了解。知道大 学生档案是高校在录用、考察、培养、教育学生过程中形成的第一 档案可申请留校无偿保管两年的新举措。也就是说，大学生毕业 后未落实工作单位的，按学生本人意愿可将个人档案在学校或生 源地人事部门免费存放两年。应该说这项政策的初衷是好的，但 手资料，它反映了学生德、智、体的发展及家庭政治背景、经济状 况等，是国家培养、选拔、录用人才的基础。其次，通过教育使毕业 在具体执行过程中效果并不好。对毕业生来说，除一年内考研、考 公务员可视作应届生外，未就业毕业生的户口和档案留校并无实 际好处。有的毕业生钻政策空子，找到了工作，不愿意到校登记领 取派遣证，他们甚至认为户口、档案留校，自己要跳槽会很方便。 据了解，大学每年有近２０％的毕业生户口、档案留在了学校，这些 积压的档案导致管理紊乱，不仅给学校增加了很大的工作量，而 且给毕业生的将来带来不可预知的后果。 ３．信息失真，导致“弃档现象”日渐增多。就用人单位而言，如 今的档案已不再是决定人才流动的主要因素，如国有企业在用人 时更看重个人的实际能力，而不依据档案记载的内容。更多的私 营企业在用人时并不看重档案记录，看档案只是一个工作流程。 如果毕业生在面试时能够表现出较强的综合素质，档案审核这个 环节就可以走走过场。再加上扩招以来，每年毕业生就业就像千 军万马过独木桥一样，大学生就业压力越来越大。有的毕业生为 在激烈的竞争中取胜，不惜采取涂改成绩及办假证明、假文凭等 不正当手段以击败对手。新形势下，更有个别高校为使自己的毕 业生就业顺利，也为使学校博取好的社会声誉，便普遍提高毕业 生专业成绩，扩大学生干部覆盖面及获奖比例，撤销学生处分材 料等，干扰了毕业生就业市场的公平。那些熟知真相的学生更不 会善待自己的档案，也使得用人单位更加轻视档案的“含金量”。 二、培养大学生档案意识的建议 １．通过宣传教育的方式培养大学生的档案意识。重点放在新 生、毕业生的宣传教育上。 （１）对大学新生的宣传教育。①利用新生入学教育，及早培养 学生档案意识。学校应在新生入学教育中增加档案基础知识与档 案信息运用技能的内容，特别是与学生将来密切相关的内容。例 如，统一印发有关学生档案知识的相关资料，观看一些实例性的 纪录片，让学生了解自己的档案应包括哪些内容；学生能不能借 阅自己的档案；中途退学的学生其档案应如何处理；档案对自己 有什么样的影响；毕业后档案如何转递等。②利用新生填写学籍 表、学年鉴定表、团员登记表及入团、入党申请书、志愿书等机会 培养学生的档案意识。班主任、辅导员在指导新生填写这些材料 时，应因势利导地告知学生，填写这些作为个人档案永久保存的 材料有什么样的要求。比如，材料要统一，纸张、字迹要耐久等。 （２）对大学毕业生的宣传教育。在就业形势日渐严峻的情况 下，多数学校都开设有毕业生就业指导课，或聘请外校专家开就 生懂得档案的重要作用。高校学生档案是大学生在校期间生活、 学习及各种社会实践的真实记录，它发挥着凭证、依据和参考作 用。目前，出国、计算工龄、工作流动、考研、考公务员、转正定级、 职称申报、办理各种社会保险等都需要个人档案。特别是在国有 企业、事业单位，个人档案具有相当重要的作用，如果档案丢失或 找不到档案的去向，毕业生的一些权益将得不到保障。 ３认真做好毕业生档案的整理审核工作，积极发挥学生档案在 毕业生择业中的作用。高校要根据本校学生毕业时间，统一安排时 间对毕业生档案材料进行收集整理，采用计算机管理学籍档案和 行为表现方面的档案材料，统一打印格式和纸张型号，以及字体、 字号等。整理时要按照学生档案的形成特点，按基本情况材料、思 想道德素质材料、科学文化素质材料、党团组织材料、个人信用材 料、身体和心理素质材料等进行分类整理，最后达到内容完整、条 理清楚、规格统一、装订整齐的标准。同时，还要把好学生档案材料 的最后审核关，审查档案材料是否缺项，学籍材料是否加盖教务处 印章，行为表现材料是否有学生工作处、团委、系里的意见和盖章 等，保证每个毕业生的档案内容完整、手续齐全、真实可靠。 ４建立一支高素质的专兼职学生档案管理队伍，是保证学生 档案材料及时收集、整理、归档的关键。高校应加大对档案工作的 投入，建立科学、优化、稳定的档案管理专兼职人员队伍。这些学 生档案专兼职管理人员，既要掌握学生档案管理的规律，又要熟 悉学生工作，经常与班主任或辅导员联系，及时收集需要归档的 材料，保证完整性和时效性。这就要求学生工作处要注意选择责 任心强、政治和业务素质高的干部担任学生档案干事或辅导员， 兼任学生档案管理人员。组成以学生工作处为主，各系部专（兼） 职档案人员参与的学生档案管理网络，并对他们经常开展相关业 务培训和学术活动，提高档案人员的业务知识、科学文化知识和 运用现代化技术设备的水平。 在目前就业竞争激烈的情况下，毕业生的个人档案仍然有着 难以替代的作用。因此，作为高校的一名档案工作者，我们有责任 更有义务培养大学生的档案意识，做好学生档案工作，为大学生 就业更好的服务。 参考文献： 】李清．高校毕业生就业中的学生档案工作［Ｊ】．档案。２００６（４）． 【２】王德欣．做好学生档案工作，为大学生就业服务［Ｊ】．中国档案。２００５（１ ０）． 【３】段超燕．高校毕业生遗留档案管理的思考［Ｊ】。兰台世界。２００６（９）． 【４】不要以为档案可有可无［Ｊ】．浙江档案，２００３（８）． ★”ｉ者盛唾【幸窘：Ｉｘｆｚｚｔｃ＠１２６．ｃｏｍ （ｊｌ 编：豺嗨燕）