谈如何做好《文件材料归档范围 和文书档案保管期限表》编制工作 摘要：编制《文件材料归档范围和文书档案 保管期限表》是档案室基础业务的重要组成部 分，是开展归档工作的重要依据，对于优化室 藏，进而提高国家档案资源质量具有重要意义： 本文就编制工作的意义、编制程序及常见问题 进行了阐述。 关键词：保管期限表编制方法问题 编制《文件材料归档范围和文书档案保管 期限表》（以下简称《保管期限表》）是基层单位 档案部门一项基础性、长效性工作。从微观角度 来说，准确判定一份文件材料是否归档、保存多 久是档案工作的首要环节；从宏观角度来讲，规 范基层单位档案部门归档工作，也是国家档案 资源建设的基础和源头。２００６年１２月１８日， 国家档案局以８号令的形式颁布了《机关文件 材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下 简称８号令）。２００７年７月１ Ｏ日，北京市档案 局印发了《北京市机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限规定实施细则（试行）》（以下简 称《实施细则》），《实施细则》中规定：市级党政 机关、人民团体编制《保管期限表》实行审￣ＬＬ－￥０，－ 民主党派、企事业单位参照执行。截至２０１ ０年 底，北京市１Ｏ４家市级党政机关、人民团体的 《保管期限表》已全部通过北京市档案局审批。 以下，笔者将结合审定工作中的经验与体会，谈 谈对于编制工作的一些认识，供尚在或即将开 ■陈艳 展此项工作的单位参考。 一、《保管期限表》编制工作的意义 （一）《保管期限表》是开展归档工作的基本 保障 文件材料归档和整理是档案部门最基础的 工作，如果单位的文件材料归档范围和保管期 限的划定缺乏制度化、规范化的依据，就极易造 成归档不齐全、保管期限划定不准确的问题。通 过规范《保管期限表》，明确了文件材料的归档 范围和保管期限，达到了保证本单位室藏档案 质量，进而保证国家档案资源质量的目的。 （二）《保管期限表》在档案定期移交进馆工 作中发挥重要依据作用 １ ９９０年１ １月１９日国家档案局颁布的《中 华人民共和国档案法实施办法》中规定：“属于 中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范 围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满 ２０年向有关的国家档案馆移交；属于县级国家 档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案 形成之日起满１Ｏ年向有关县级国家档案馆移 交。”《保管期限表》中规定应永久保存的档案即 应向同级国家档案馆移交的档案。规范、健全的 《保管期限表》明确了应移交进馆档案的范围， 维护了国家档案资源的完整、准确和系统。 （三）《保管期限表》在档案鉴定工作中发挥 重要参考作用 ３１ 文件材料从其形成到永久保存或销毁至少要经历两 件流程和业务流程基本是一致的，因此在编制工作正式 次鉴定过程，第一次是对文件是否有保存价值、是否可转 开展之前，各业务部门应当首先对本部门的业务流程进 化为档案的鉴定，即归档鉴定；第二次则是决定定期（３０ 行认真地梳理，对于可能形成的文件有一个全面的了解 年或１Ｏ年）保存的档案存毁与否的鉴定，即到期鉴定。 和把握，编制过程中，要对照部门职责，有一项职责就有 《保管期限表》中的归档范围确定了哪些文件材料应转化 定保管期限时要充分结合本单位工作实际，用全面的、历 史的、发展的观点，科学地确定档案的保管期限。如果一 一项对应的归档范围，从而保证纳入归档范围的文件材 （四）修改与印发执行 为档案，保管期限确定了档案到期鉴定的年限，因此在确 料是齐全完整的，避免遗漏。 各部门完成编制工作后，应分别将＜保管期限表》交 个单位的档案部门没有制定《保管期限表》，那么势必会 档案部门统一汇总，档案部门对内容进行仔细审核和最 使档案的鉴定工作出现随意性、盲目性，造成社会记忆的 终把关，经本单位领导签发后可在内部印发执行。纳入行 流失。 （四）《保管期限表》有利于区分档案不同价值，进行 集约化管理 《保管期限表》将档案的保管期限分为永久、定期，定 期分为３０年、１０年。在实际工作中，可以按照档案的不 同保管期限，实行分类管理。对于特殊的、有重要价值的 档案可设专库或配备更先进的设施设备，从而使有限的 档案经费得到合理的分配和使用，提高档案管理的效益。 二、《保管期限表》编制工作的基本程序 目前基层单位编制《保管期限表》基本采用分部门编 制的体例，也有部分单位采用分类别编制的体例，从归档 工作的实践经验来看，分部门编制的体例更加清晰，有助 于明确归档责任，避免了归档时互相推诿。因此，笔者以 分部门编制体例为例，简要介绍编制基本程序： （一）前期调研，获取有关规范性文件和参考资料 决定开展编制工作后，档案部门首先要认真研读指 导编制工作的规范性文件，如国家档案局８号令和《实施 细则》，企事业单位还可参照档案行业标准《企业档案工 作规范》中对企业文件归档范围和保管期限的规定。同时 还应结合本单位的“三定方案”或部门职责说明等文件， 进行充分的前期准备后再着手开始编制工作。 （二）广泛动员，发动各部门共同参与编制工作 目前基层单位基本都是实行文书处理部门立卷，相 较档案部门而言，各业务部门能结合工作实际，更为准确 地判定本部门哪些文件需归档，哪些不需归档。因此《保 管期限表》的分表应由各部门制定后交档案部门汇总。笔 者在审定工作中发现，那些编制工作进展较为顺利、编制 质量较高的单位，其中的一个共性特点就是此项工作均 得到了各部门的广泛参与和积极配合。编制《保管期限 表＞仅靠档案部门是无法完成好的，因此档案人员一定要 积极争取本单位、本部门主管领导对此项工作的支持，广 泛发动各部门共同参与编制工作。 （三）梳理职责，明确工作流程 文件材料是伴随业务工作各环节产生的，各单位文 ３２ 政审批范围的单位需将本单位《保管期限表》报同级档案 行政管理部门审查同意后方可执行。 （五）动态更新 《保管期限表》实施后，应尽量在一定时期内保持相 对稳定。但归档范围和保管期限的内容也不是一成不变 的，要根据本单位机构、职能的调整进行动态更新，使本 单位《保管期限表》的内容与实际工作相一致。 三、《保管期限表》编制工作中应注意的几个问题 （一）文书档案概念混淆不清 《档案工作基本术语》中对于文书档案的定义是“反 映党务、行政管理等活动的档案”。此概念限定了文书档 案产生的领域就是党政管理活动，而非其他。因此将会计 档案、专业档案、科研档案、基建档案纳入文书档案的保 管期限表显然存在概念上的错误。上述各类型档案应根 据国家或有关专业系统的相关规定，分别制定相应的＜保 管期限表》，而不应和文书档案的《保管期限表＞混为一 谈。 （二）归档责任主体不明确 笔者在审定工作中发现，部门单独办理的文件材料 归档一般较为顺利，而两个或两个以上的部门联合承办 的文件归档中极易发生互相推诿、归档责任不明确的问 题。对于联合发文、联合召开会议形成文件材料的归档， 需要把握一个原则即：谁主办谁归档。对于重要事项，协 办部门也可归档，但在保管期限上应较主办部门低一档， 即主办部门存永久，协办部门存３０年；主办部门存３０ 年，协办部门存１０年。区分不同价值，便于将来到期鉴 定工作的开展，也避免了同类档案的重复进馆。 （三）归档范围涵盖不全 归档范围涵盖不全是编制工作中较为普遍的一个问 题，各部门在归档中普遍存在“重红头文件，轻业务文 件”、“重结论性文件，轻过程性文件”的现象。还有部分单 位认为虽然部门职责列出了某项工作，但以前从未开展 过，所以就不必纳入归档范围了，这种观点也是不正确 的。《保管期限表》作为单位档案工作的～（下转第３７页） 论高校档案管理工作的创新方略 ■夏文 摘要：高校档案管理工作是高校事业发展 的重要工作之一，特别是高校的档案管理错综 复杂，更要讲究管理上的方法与创新工作。 档案的收集、管理及创新是构建优质档案管理 工作的重要要素。要实现档案管理工作的科学 化，不断的发展创新才是推动其持续进步的重 要保证。本文拟就高校档案管理工作的创新方 如何发挥好档案在高校事业发展中的重要作 用成了许多档案管理工作人员关注的问题。本 略谈谈个人的认识，求教于专家学者和档案管 文就高校档案管理机制的创新进行了逐条深 理工作者。 入分析，强调运用档案管理的现代手段，科技 一、兴档，使档案工作更具生机和活力，从而推动 建立科学的管理体系 档案事业的持续快速发展。 关键词：高校档案工作管理创新 按照最新颁布的《高校档案管理办法》，结 合本校的实际情况，制定档案管理的实施细 高校档案管理工作是高校事业发展的重 则，做到从宏观上把握主线，从微观上把握细 耍组成部分，是高校履行人才培养、科学研究、 节，努力把档案管理工作落到实处，并按照《高 社会服务功能和开展各项活动的直接记录。 校档案管理办法》认真贯彻执行。首先要提高 —止 ．址 止舢 止 —止 —止—止—止 舢 Ｊ止 ．Ｓ止． （上接第３２页）项制度一经签发即在一定时期内具有约 抚恤等文件材料；二是涉及本单位固定资产、土地使用 束力，因此其内容也应具有一定前瞻性，对于职能工作中 权、房屋产权、购房合同的文件材料；三是本单位形成的 可能产生的文件材料，要尽可能纳入归档范围，在具体操 重要政策、重要会议、重要活动的文件；四是本单位、本部 作中可灵活掌握，如本年此类未形成文件材料则暂不归 门主要职能工作中形成的重要业务文件、重要的请示、批 档。结合审定工作，笔者发现易出现遗漏的文件材料主要 复等；五是上级单位、上级领导参观、视察本单位工作形 有以下几类：一是本部门承办以本单位名义召开会议形 成的文件材料。 成的文件材料：二是本部门参加会议的文件材料；三是纪 检、监察工作中形成的文件材料；四是上级机关、上级领 （五）归档范围条款表述不准确，缺乏可操作性 《保管期限表》作为单位内部的档案工作规章制度， 导视察本单位工作形成的文件材料；五是本部门年度工 其语言要确保规范性、准确性，避免歧义。特别是一些专 作计划、总结；六是本单位、本部门编制的内部信息、刊 业性、业务性较强的部门编制的《保管期限表》，其中对于 物。 （四）保管期限划分不准 某些专业性工作的表述往往使用一些单位或部门内部约 定俗成的简称，使得“外行”看起来觉得“摸不着头脑”，这 在划定保管期限时，要严格依据８号令、《实施细则》 就给档案收集工作带来了一定程度的障碍。因此，《保管 等文件的规定，文件中规定为“永久”的，不能擅自突破划 期限表》的文字表述一定要力求规范，对于专业术语耍使 为“定期”；文件中规定为“定期”的，可结合本单位工作实 用全称或规范化简称。此外，要尽量减少“重要的”、“一般 际，做适度调整。但要把握一个原则，即保管期限应尽量 的”等字样的表述，能够具体化的内容要具体化。因为关 业务部门和档案部门的主观理解，势必会增加归档鉴定 何为一般的，缺乏统一的标准，如果全凭 高划而非低划。须列为永久保存的档案中要重点把握以 于何为重要的，下几类：一是涉及本单位干部职工切身利益的文件材料， 如职工录用、转正、聘任、调资、定级、辞职、离退休、死亡、 和到期鉴定工作的主观性。 作者单位：北京市档案局 ３７