《文秘实务与案例》教案 第二章 办公室日常事务管理第二节 收发邮件

秘书实务与案例课程教案

授课题目 第二章 办公室日常事务管理 第二节 收发邮件 教学 目标 课时安排 1 1.了解各种邮政服务项目的内容、电子邮件的管理方法 2.掌握接收、寄发邮件的程序 掌握邮件的基本知识和类型。 教学重点 掌握接受和寄发邮件的基本程序。 教学难点 掌握正确的接收和寄发邮件程序。 授课类型 理论加实践 教学方式 讲授法、案例法、讨论法、实践法 教学资源 多媒体、案例 步骤一：案例导入 秘书孙小姐上班刚一周，上司让她负责处理公司的邮件。早上第一批邮件到了，孙小姐正忙着打电话，她让送信人把信就堆放在已有的一些信件的办公桌上一边打电话，一边拿过笔签了字。打完电话，孙小姐心不在焉地把所有的信都剪开了，其中一封信被剪掉了寄信地址的一角，她也没有注意。她抽出所有的信纸，放在一边，而把所有的信封放在了另一边。邓小姐拿起一张信纸看了起来，只见上面写着：“好久不见的小梅……”她意识到拆错了信，匆匆看完了信，她把信塞回信封，又用胶水粘了起来（但是外表还是有些痕迹）。她教学基本又看了几封信，其中有一封急件，觉得应该由上司回信，于是她把几封信混在内容与教学设计 一起放在上司的办公桌上。 问题： 1.请指出秘书孙小姐处理邮件的不当之处? 如果换成是你，你要怎么办？ 步骤二：学习新知 一、邮件的基础知识 邮件是一个泛指的概念，主要指通过邮政系统收寄的信件或物品。随着互联网的兴起，电子邮件也成为邮件的重要类型。 1.邮件的基本类型 根据内容划分，有业务邮件、广告邮件等；根据紧急程度划分，有急件、

平信等；根据形态划分，有信件、印刷品、包裹等；根据收件人划分，有私人邮件、公务邮件等。 2.邮件的传递渠道 邮件的传递主要有邮政系统、快递公司、互联网电子邮件系统等三种主要渠道。 二、处理收到邮件 1.签收 收发人员的职责仅限于邮件的分拣、登记和分发，而不能对邮件进行拆封和呈(送)办。 2.分拣 分类的原则是；将私人邮件与公务邮件分开；将办公室内部邮件与外部邮件分开；将优先考虑的邮件放在一起，包括出现的挂号、保价、快递、机要和带回执等特殊邮寄标示的邮件；此外，电报、电传和传真等也比较重要。 3.拆封 邮件启封时，要注意保持原封的完好，特别注意封内文件不能损坏。必要时，应把原封订在文件后面，一并处理，以便日后查阅。 4.登记 邮件登记的一般做法是建立一个邮件登记表。登记表既可以作为核对依据，也可以作为回复邮件的提示条。 登记时要注意：除私人信件、普通广告、推销信、征订单外，其他公文、公函、包裹、杂志等都应登记，以便管理。登记时应写明：编号、收到日期、收阅人或部门、邮件种类、处理办法等。 5.分办 邮件分办包括邮件的分类和传阅。一般分为两种情况：一是向领导呈交有阅办要求的邮件；二是向其他人递交邮件。 三、寄发邮件 1.审核 在邮件封装寄发之前，需要仔细查核。查核的内容包括查核信函、附件和信封、信皮。 2.登记 秘书在寄发邮件时还需进行必要的登记，登记的邮件主要由挂号信、特快

专递、印刷品以及其他重要邮件。 3.装封 以A4规格的复印纸为例，装入邮局标准规格的各类大小信封的折叠方法为：不折叠、二折法、三折法。 4.交寄 如果邮件的数量和种类较多，应当先对邮件汇总并分类。可以将信件、包裹、印刷品等区分开，也可以将邮件分为境内平信、国际航空、特快专递等种类。快件应当立即处理，大宗的信件可以捆扎寄发。重要邮件发送前都要先在登记册上登记。 四、电子邮件的收发 1.接收电子邮件 2.发送电子邮件 根据要求分组演练处理邮件的工作场景。 1.训练情景 秘书李伟收到几份邮件，主要有公司技术部订阅的《信息产业评论》杂志1本，给总经理王华栋的信件1封，标明“销售部收”的信件1封。李伟拆开杂志信封后发现杂志目录页装订反了，于是按照杂志上的电话和杂志社发行部课内练习 联系调换；拆开给总经理的信后，发现里面是某活动组委会寄来的邀请函，请王经理15日上午11点去参加一个庆典仪式。李伟知道王总正在外地出差，预定15日上午就能返回，正好可以赶上庆典仪式，于是就替王总填写了邀请函上的回执并发送给了组委会；销售部的小王正好到李伟办公室另一个笔记本，李伟就将那封给销售部的信让小王顺便拿了回去。 2.训练要求 讨论李伟的做法有哪些问题，并指出如何改正。 课后作业

复习并掌握接受邮件的注意事项。