如何做好物业客服沟通工作

如何做好物业客服沟通工作——客服培训总结

与业主之间的沟通、与同事之间的沟通。那么何为沟通？ 沟通，就是信息交流，就是思想互动，就是情感通融。通过“沟通”这座桥梁，可以使我们和我们的服务对象相互了解彼此的想法、立场和观点，进而达到相互理解，相互信任，最终到达和谐社区的理想彼岸。那么，如何做到有效的沟通，是否有技巧和方法呢？

在物业管理中，沟通的技巧和方法在于工作实践中的经验积累。我认为，“熟能生巧”就是这个道理。

首先，作为一名物业管理人员，要端正思想认识。我觉得须做到以下几点：

一、尊重不卑亢

我们渴望得到别人尊重，但首先要学会尊重别人。我们的服务对象来自社会各阶层、各行各业，切不可以貌取人，看到有钱人就卑躬屈膝，看到穷人就横眉冷对。不懂得尊重别人的人，也得不到别人的尊重。

二、热情不冷漠

物业管理是服务性行业，从业人员保持热情的态度是起码的职业道德。最忌讳的就是一脸冷漠、爱理不理。未开口就已经得罪了业户，何来“沟通”而言呢？

三、诚信不敷衍

在工作中，我们要以诚为本，说到就要做到，切不可“吹牛皮”，事后不兑现，敷衍了事。

四、礼貌不刻薄

礼貌是社交中的基本准则，更是物业管理的基本要求。礼字当头，礼貌在先。切忌讽刺、挖苦、语言尖刻。

五、灵活不呆板

在工作中坚持原则，按法律、法规办事的同时，也要视实际情况，在不违反原则的前提下，尽量地予以灵活变通。

六、负责不推诿

该是我们做的，一定做到；该是我们负责的，决不推诿。

那么，为取信于民，做到以上几点，是否就可“一沟就通”了呢？未必！有了正确的思想，还要有适当的方法。在物业管理中“沟通”有哪些方法呢？我总结出了下面几种：

一、说服教育法

将物业管理的有关法律、法规、政策向业主进行宣传、教育和说服，是我们在工作中最常用的方法，但往往也是经常被忽略的方面，直不笼统的、死板的说教是无能的表现，效果也不会好。

讲法律、讲政策理所当然，但怎么讲，却很有讲究。因此，本方法常常要和别的方法结合使用方能奏效。

二、换位思考法

“服务”与“被服务”是对立的统一体。作为服务者，有时也要换个角度，如果“我是个业主”会怎么想？以被服务者的心态体验一下被服务者的感受。同时可以请业主也换个角度，如果他是服务者，该如何做？只有将心比心，相互理解，方能促进矛盾的解决。

三、入乡随俗

在工作中讲普通话是基本要求。但是，根据服务对象的不同，特别对一些老年人，用同样的方言来接待他们，往往会收到事半功倍的效果。“家乡音，一家亲”，同样的方言在情感上已得到了认同，还有什么不好说、不好商量呢？但切记：如果没有说方言的能力，还是说普通话为好，否则“鹦鹉学舌”，弄巧成拙，业主会以为你在嘲笑、挖苦他。特别是对敏感方言，（如：苏北话）不要轻易模仿。

四、先虚后实法

有时直截了当，直奔主题，往往会使矛盾激化，双方弄僵；还不如先虚后实，先谈点和主题无关的话题，比如：天气、交通等，缓和一下气氛，然后再找机会，切入主题。

五、投其所好法

根据沟通对象的脾气、爱好，可以多聊聊对方感兴趣的话题。如喜欢棋牌的，就谈谈牌局对弈；爱好旅游的，就谈谈山水风情；钟爱子女的，就多赞扬赞扬他的孩子。对待中年妇女，赞美她的孩子是沟通最快捷的路径，俗话说，母以子贵嘛！

六、以退为进法

有时谈僵了，切不可火上浇油，贪一时之快，把该讲的，不该讲的都发泄出来，这样只能把对方逼入对立境地；不如以退为进，来个缓兵之计，劝一句，消消火，待合适机会，或换别人来跟业主再进一步沟通。

七、委曲求全法

有时会遇上一时不理解的业主，就更需要宽容、大度了，切不可以牙还牙、针锋相对，而更应该和颜悦色，轻声细语，即使被骂了也要能够忍耐，“小不忍则乱大谋，”古人之言不可不听。

除了以上各种方法，还可以利用一些非语言因素，更加强“沟通”效果。

一、离开冲突现场交谈

在冲突现场沟通，只能“触景生情”，越谈越气愤。心态无法平静，还可能有旁观好事者，添油加醋，扰乱局面，可能的话，劝其离开冲突现场，到其他场所交谈沟通较为有利。

二、坐下来谈

能坐下谈就不要站着。“请坐”不光是礼貌，也是融洽气氛，便于沟通的一个铺垫。

三、谈话时保持合适距离和位置

根据心理测试，一般人谈话，身体保持1米半的距离为宜。太近会感觉压迫，太远则有生疏之感；且交谈双方所站位置最好呈90度角，面对面有对抗之嫌。

总之，物业管理人员应是一名“杂家”，上至天文地理，下至鸡手蒜皮，远至三皇五帝，近到最近的莫拉克台风，都要知道一点，各种知识都要学习一点。厚积才能薄发，一旦需要时就能即兴发挥，潇洒自如。当然，最重要的是，物业人应该保有对物业工作的热情和对业主的善意。只有牢固树立“业主至上”的理念，再掌握以上所言沟通的方法和技巧，才能从容不迫，长袖善舞。否则，再好的技巧，也只能是作秀，“皮笑肉不笑”是很不好看的。

以上这些，其实说起来很简单，但做起来却很难。那么，亲爱的朋友，让我们一起努力吧，心连心肩并肩，用我们的努力去换业主的理解和支持！

物业服务投诉处理策略

投诉的情况是非常复杂的，业主的投诉也未必全部都有根据和理由。但是通过我们预料的问题，确定合适的答复方式，可以更有效地处理顾客的投诉。

投诉的问题大致有以下几大类：

第一类、对设备设施方面的投诉业主对设备设施设计、选型不合理或对设备运行质量不意。如电梯经常停电、停梯维修，供电供水设备经常出现故障等。产生投诉的原因是业主用的物业与期望有差距。业主使用物业、支付物业管理费，总是希望物业处于最佳使用状并感觉方便舒心。

第二类、对管理服务方面的投诉业主对物业服务质量的投诉主要有以下方面:用户的财和人身安全是否能得到保障，物业服务是否规范、标准，物业人员礼仪礼貌是否得体，服态度是否热情,办公或居住环境是否安静服务时间和服务是否及时快捷等。业主感觉到服质量低于期望值肘，就会因不满而投诉。期望值来源于用户日常得到正常服务的感觉和物公司的服务承诺。如果服务承诺过高，容易因期望值落差而投诉。另外当某项服务“失常”，如工作人员态度恶劣，日常运作出现故障、维修人员未能按时完成作业等，业主会以投来倾诉自己的不满。

策略三：对业主的投诉要求提出处理意见，遵循公司的经营原则，满足用户的部分合理求，很少有业主投诉是为表示“彻底决裂”的，大多业主用投诉来向物业“谈判”,使物重视其投诉，并能解决其投诉的问题。物业公司要站在“公平、公正、合理、互谅”的立上提出处理意见，协调解决好用户遇到的困难和问题。

第三类、收费方面的投诉主要是各种分摊费和特约维修费。如水、电、清洁、绿化、公设备等分摊费用及换灯、换锁等特约维修费用。物业服务也是某种意义上的商品。业主总望用最少的付出购买到最优质的服务，物业公司则希望服务成本最小化，这矛盾集中反映缴纳各类费用这一敏感问题上。

第四类、对突发事件方面的投诉因停电、停水、电梯困人、溢水及室内被盗、车辆丢失突然事故而造成投诉。这类问题虽有其“偶然性”和“突发性“,但因事件本身很重犬，用户的日常工作和生活带来较大麻烦而导致强烈的投诉。

处理用户投诉，一般采取以下几种策略:

策略一:接到投诉时，首先要假定我们的工作存在问题，耐心听取或记录投诉，不当面驳业主意见，业主前来投诉，是对物业某些方面的服务有不满或意见，心里有怨气。此时一味解释或反驳,业主会认为物业不尊重其意见而加剧对立情绪，甚至产生冲突。所以要心听业主“诉苦”并进行记录，使业主感觉到物业虚心诚意的态度，随着诉说的结束其怨也会逐渐消除。

策略二:对业主的遭遇或不幸表示歉意或同情，让业主心理得以平衡，投诉的问题无论小轻重，都要认真对待和重视，要采取“移情换位”思维方式，转换角色，设身处地站在主立场上，感受业主所遭遇到的麻烦和不幸，安慰用户，拉近与业主的心理距离。

策略三：对业主的投诉要求提出处理意见，遵循公司的经营原则，满足用户的部分合理求，很少有业主投诉是为表示“彻底决裂”的，大多业主用投诉来向物业“谈判”,使物重视其投诉，并能解决其投诉的问题。物业公司要站在“公平、公正、合理、互谅”的立上提出处理意见，协调解决好用户遇到的困难和问题。

策略四:感谢用户的意见和建议，作为改进工作和完善工作的依据，投诉是业主与物业司矛盾的最大屏障。能向管理公司投诉，表明业主对物业还持信任态度，物业要有“闻过喜”的度量，把业主的投诉加以整理分类，从业主角度检讨、反思公司的各项工作，不断善和改进管理及服务工作。

策略五:督促相关部门处理投诉内容，对投诉处理的实际效果，直接关系到物业公司的誉及整体管理水平。投诉处理的关键是尽快分析投诉内容，查清原因，督促有关部门限时行处理，达到预计结果使业主满意，要确保不再发生同样问题，杜绝“二次投诉”的发生。

策略六:把投诉处理结果尽快以电话或信函形式反馈给业主。尽快处理投诉，并给业主实质性答复，这是投诉处理工作中的重要一环，及时的回复可显示物业公司的工作时效。主口头;投诉可以电话回复，一般应不超过一个工作日。回复可以向业主表明其投诉已得重视，并已妥善处理。

如何做好物业收费管理工作

物业管理企业的收费管理（下称收费管理）是财务管理的重要组成部分,是企业现金流入

主要渠道,是企业持续经营的重要条件,是企业利润的重要源泉,是保护广大业主权益的重手段,是企业经营成果的重要标志。从某种程度上体现了业主(物业使用人，下同)对物业管业的认可和满意程度。在社会主义市场经济条件下，为使企业在激烈的市场竞争中立于不败，物业管理企业必须抓好收费管理这个中心环节。下面谈谈如何规划设计收费管理制度，使管理工作规范化、制度化及程序化，为物业管理企业的规范运作打下基础。

一、掌握政策法规，明确收费项目

物业管理企业的收费项目应严格按照国家发展和改革委员会、建设部二OO三年十一月十联合颁布的《物业服务收费管理办法》（计发改价格[2003]1864号）文和国家建设部二OO三月五日颁布的《住宅室内装饰装修管理办法》(建字[2002]第110号)文及地方性水、电、冷气、暖气下同）等相关方面的法规和物业管理企业与业主委员会签订的物业服务合同的约确收费项目，一般的物业管理企业的收费项目有：

（一）物业管理费、停车费、租赁费、冷、暖气使用费、特约服务和按规定允许收取的其项；

（二）代水、电部门收缴的水费、排污费、电费等；

（三）土建、水、电维修费、电梯维护费；（专业服务收入）

（四）施工押金、施工管理费、房屋租赁保证金；

（五）对外承建的各项工程款；

（六）维修资金；

（七）逾期加收的滞纳金。

上述各项目的收费标准必须严格按照法规及合同约定，不得超范围、超标准，更不能少收或漏收。

二、建立计费中心，控制费用收缴

物业管理企业的收入有别于一般企业，业主即收费对象、收费项目和物业管理企业的收费主体（指各个管理区域）众多并且分散，如果监督控制不到位，势必造成企业的资金流失，给企业的经济效益造成重大损失，因此物业管理企业要牢牢抓住计费和控制这个影响企业收益的根本问题。建立计费中心，计费中心直属于总经理或委托财务部进行管理，在计费和控制方面应注意以下几个方面的工作：

（一）物业管理企业的财务部门会同企业管理部门（或其他部门）和各个管理区域（也称管理处，下同）、专业部门对所属管辖范围的固定收费项目进行一次清理，清理内容包括物业管理收费面积、收费单价，租赁经营面积、单价、维修等各个计费项目，列表造册，经相关部门审查核对及单位负责人签字后报计费中心存入电脑，作为各管理区域的计费和委托银行收款的依据。

（二）新入住或业主变更的，应到管理区域办理开户和委托银行收款手续，管理区域应及时建立分户卡片进行管理，并及时上报计费中心进行计费。

（三），对减少收费面积、降低单价和减免费用的，必须由业主书面提出申请（或由管理区域提出），说明情况，由事务助理、管理区域负责人签字，经分管副总审核报总经理批准后计费中心才能更改电脑计费数据。

（四）供水、电、气则由专业管理部门每月按时抄表和对维护维修及其他费用的统计，经本部门负责人和管理区域负责人（专业部门的费用由管理区域负责代收）签字后送计费中心计费。

（五）计费单的录入与发放规定

1、每月月底前各管理区域、专业部门按照规定把各项收费资料报到计费中心。

2、计费中心于每月N日前将水、电、气校对单用电脑传由各单位指定的专人进行校对，并在每月N日前传回计费中心。

3、计费中心在每月N日前完成修改工作。N日将核对后的收费数据传给管理区域，管理区域

根据业主情况（根据工业区业主及住宅区业主的需要情况而定）打出缴费通知单，并由业主在签收单上签字，确认收到缴费单的日期，以便托收或交款时确定交费时限和逾期交费的时间天数。

4、缴费单发出后，如再发现有错抄表、错打单等情况，需冲单、改单更正的，一律由责任人写清情况报单位领导及主管副总签字后，方可改单。

5、每月N日委托银行扣款后，计费中心打印出已收费清单和将托收信息通过电脑发送给管理区域及专业部门。

6、管理区域的收费员收到业主的零散缴费后，先到计费室将已收项目输入电脑，方可与财务部办理交账。

三、遵守税务规定，加强票据管理

在对各管理区域的税务管理方面，建议由公司统一进行税务申报、发票领销及税款缴纳，这样可避免下属各个单位都与税务发生联系。收费员在收取各项收入和押金时，必须如实、正确地填写在公司财务部领取的已加盖公司财务部发票专用章的发票或财务专用章的收据（视具体情况而定）。对收、退的押金应建立备查簿，进行分类登记，及时反映各类押金的收、退明细情况。严禁各单位购买空白收据，加盖各单位印章收取任何款项。

四、设计收费程序，规范收费行为

（一）收费员必须根据计费中心的电脑或计费单，专业部门必须根据工程合同、维修及养护合同核定的数额据实收取；施工押金按政府主管部门的有关规定收取；租赁保证金按规定标准收取；停车场收费按停车场管理规定收取。每月N日开始收取上月的水、电、气、物业管理等费。办理了银行委托收费的业主，应在每月的N日收到缴费单后，及时足额地将款项存入指定银行，每月N日委托银行扣款。到月底后逾期五个工作日不交费的业主，应按逾期天数，按日加收滞纳金，目前标准：电费1‰；水费1%；管理费0.5‰。每月底统计欠费单位并通知事务助理对欠费单位进行催缴（缴费方式另有约定的除外）。对申请减免滞纳金者，严格按照企业的审批规定执行。收费员收取的款项必须当天送存银行，并分类登入账簿交出纳签收，账簿不得涂改，出现错误更正由公司出纳员在错误处签名或盖章。严格实行收支两条线，不得坐支现金，严禁私设“小金库”。

（二）收费员在每月最后一个工作日，对欠费户进行分类统计，报管理区域负责人和公司财务部，并与财务部进行结账。

（三）收费员收费时，需在收费单上签名，并给用户开具发票和专用收据，其票据按下列类别开出：

1、各类押金及维修资金，业主交纳后，收费员应开具加盖公司财务专用章的收据（管理区域办理分支机构并刻有分支机构财务印鉴的可似情况而定）。

2、水、电费发票应根据交款人的纳税性质开具：

（1）属于一般纳税人的单位，在交纳水电费后开出加盖公司发票专用章的增值税发票。

（2）属于非一般纳税人的单位（个人），在交纳水电费后开出加盖公司发票专用章的水电销售专用发票。

3、物业管理费、电梯维护费、冷、暖气使用费及滞纳金，用户交费后，收费员应开出加盖公司发票专用章的地税其他服务收入专用发票。

4、收取租金，收费员应开出加盖公司发票专用章的地税租赁发票。

5、收取水、电维修费后，应开出加盖公司发票专用章的国税加工修理修配发票。

6、停车场收费后，开给用户加盖停车场发票专用章的定额专用发票。

7、排污费收取后，开给用户加盖财务专用章的排水费专用收据。

（四）如有托收后又重复收费的，由交费单位或责任单位写明情况，管理区域收费员查实签名，经管理区域负责人签名，待财务部核实后方可退回。

五、加强异地联动，实施有效监控

（一）对下属管理区域（已办理工商和税务登记的分支机构）距离公司总部较远的模拟法人核算单位的收费管理，应参照上述规定，着重于控制和监督，制定出结合自已实际情况的收费管理规定并上报公司财务部备案。

（二）对驻外分支机构的收费管理要尽量利用现代网络技术，采取必要的监控手段。

（三）公司计费中心要适时对下属及驻外分支机构的收费管理实施监控，财务检查也应将其列入重点检查范围。

六、建立监督机制，实施违规处罚

再好的制度失去了检查落实都将成为一纸空文，因此我们还得考虑对违规的处罚，使其规定落到实处，可以从以下几方面进行考虑。

（一）对不按上述规定使用票据的，对责任人处以每次XX元的处罚；如造成公司损失的，要承担损失金额XX%的处罚。

（二）收费员收取的款项不按时送存银行，不严格实行收支两条线管理，坐支现金的，没有造成公司损失的，每次处罚XX元；造成损失的，由责任人和单位领导共同承担。

（三）擅自购买空白票据，加盖各单位印章收费和私设“小金库”的，一经查实，按贪污论处，对单位负责人给予降职、直接责任人给予警告、降级等处理，构成犯罪的移送司法机关处理。

（四）对应收的滞纳金不按规定收取，给予责任人承担交纳滞纳金的处罚。

（五）由于工作不认真，责任心不强，造成的错计、错收、错打单等，给予责任人每次XX元的处罚。

（六）对应建立押金收退备查簿，进行分类登记而未建立，或登记不全的给予责任人XX-XXX元的罚款。

上述观点，旨在规范物业管理企业的收费行为，但由于物业管理企业所管理的物业类型、业务范围、经营规模、经营方式、财务管理的基础状况和管理体制等不尽相同，因此，物业管理企业的财务人员要认真学习国家发展和改革委员会建设部二OO三年十一月十三日颁发的“物业服务收费管理办法”的规定，根据其自身的实际，设计出适合自身特点的、切实可行的收费管理制度。

如何提高物业公司收费率之解决策略

物业管理收费难的问题一直是困扰物业经营发展的一大瓶颈，综合物业管

理的主体、市场、开发、收房阶段、服务和管理等问题，笔者认为，物业公司可以通过以下策略有效的改善和提高物业公司的收费能力和水平。

设计施工不合理的解决策略：早期介入

物业先天不足必将导致物业管理的混乱和收费的困难。在房地产开发的前期，选聘的物业管理公司就应该参入物业的设计方案的优化、施工方案的论证、设备安装的监督和施工质量监督的全过程，既为日后做好物业管理打下良好的基础，又可协助开发商把握好工作质量，在源头上减少工程质量纠纷。

工程质量问题多的解决策略：理性承接

为避免在业主入住后房屋出现质量问题而引起纠纷，物业管理企业在接管物业项目时必须严把承接验收关，分清责任，特别对于物业共用部位、共用设施设备要进行认真查验，并与开发建设单位或业主委员会办理承接验收手续，凡属于开发建设单位的责任，由开发单位负责解决（特殊情况下可让开发单位留下足够的资金委托具有修复能力的物业管理公司进行修复），为日后减少物业管理企业与业主的纠纷打好基础。

管理服务水平低的解决策略：苦练内功

随着社会的进步和人们生活水平的提高，业主、物业使用人对物业管理服务的需求越来越高，物业管理市场的竞争也越来越激烈，物业管理企业要想在竞争中站稳脚跟，就应通过整合逐步扩大规模，降低成本，规范行为,做到主动服务、热情服务、

文明服务、高效服务、人性化服务，以切实提高物业管理服务的水平，通过完善、优良的物业管理服务，消除业主对交纳管理费的不满情绪，为解决收费难创造良好的条件。

费用支出不透明的解决策略：定期公示

增强物业管理服务费收支情况的透明度，是尊重业主知情权的重要表现形式。业主、物业使用人不仅有交纳物业管理服务费的义务，同时也有权知道物业管理服务费用在什么地方。物业管理企业有义务按照《物业服务收费管理办法》和《物业服务收费明码标价规定》的要求，不仅要将物业服务内容、服务标准、收费项目、收费标准等有关情况在物业管理区域内的显著位置进行公示，实行明码标价，而且应当将收费表、收费清单、收费手册及使用情况向业主和物业使用人公开，以接受业主、物业使用人的查询和监督。

收费手段太落后的解决策略：一卡通用

实践证明，以往上门收费的办法收费及时率和收取率都不高，推行综合收费卡制度，不仅可以减少大量的收费人员，提高办事效率，降低服务成本，而且是保障居民消费应收尽收的好办法。所谓综合收费卡制度，就是将居民的水费、电费、煤气费、物业管理费、采暖费等统一存储在一个卡中，业主或物业使用人每月到指定代收代缴银行或收费部门，划卡结算。如果卡中所存资金不足，其水、电、煤气、采暖等均不能使用。目前，还没有实行综合收费卡制度的城市，应当积极进行试点，并在试点的基础上，总结经验，完善方法，尽快推而广之。

依法维权意识弱的解决策略：完善法律制度，增强法律意识

根据《物业管理条例》、《物业服务收费管理办法》等有关法律规定，对不交、少交、欠交物业管理费的业主或物业使用人，经督促仍不交纳的，物业管理企业可提起法律诉讼，用法律武器维护自身的尊严和合法权益。而在诉讼中，还应注意：一是要先从不交纳物业服务费的业主中将具有煽动性、影响性，确实有钱不交费的“害群之马”告上法庭；二是要挑选没有任何理由拒交物业管理服务费的“钉子户”通过法律讨回公道。只有这样，才能达到预期效果，才能达到切实维护物业管理企业和大多数业主的合法权益目的。

业主认识存在偏差的解决策略：树立正确认识

新闻媒体、有关部门及物业管理企业应加大对《物业管理条例》及其配套法律法规的宣传力度，切实提高业主、物业使用人对物业管理服务的消费意识。向业主宣传物业管理取之于民、用之于民的宗旨，宣传专业化管理对住宅的保值增值功能，宣传交费合理、拒交可耻，不交、少交、欠交物业管理费不仅损害了物业管理公司的合法权益，更重要的是损害了全体业主的合法权益。

消费水平不高的解决策略：增加合理补贴

物业管理水平的提高与居民的经济能力密切相关，对于某些低收入职工来说，以合理的价格去购买物业管理服务，就有必要给以合理的补贴。据北京市预测，在补贴给职工工资5％的物业管理费以后，职工就可以承受基本的物业管理费支出。此外对于那些经营困难无力交费的企业及低收入家庭，建议有关部门应建立专项保障基金或以社会保障的办法解决。

消费侥幸心理的解决策略：公众力量约束

明确将“不拖欠管理费”条款列入《业主公约》，由代表全体业主共同利益的业主委员会配合物业管理公司催缴，以有效提高管理费的收缴率，杜绝搭便车现象。对于交费的业主和不交费的业主，进行必要的表扬和批评，物业管理公司可在物业管理区域内的大门入口处或人员流动性大的地方，建立“信誉广告牌”，特别对经说服教育无效的业主采取“上牌”公示的手段，让广大业主知道是谁侵犯了大家的利益，是谁导致物业服务水平上不去。广而告之，让社会舆论、公众力量起到应有的监督作用。

自主权难发挥的解决策略：公开竞标选聘

要从源头上消除欠费现象，就必须尽快扩大推行物业管理招投标机制，由政府主管职能部门牵头，让业主与物业管理公司在市场中进行双向选择。这样才能使广大业主的权利得到应有的保障，才能保证一批观念新、效益好、实力强、规模大、机制活的物业管理企业在市场竞争中脱颖而出，才能有效的提高服务质量和降低管理费用。

售房广告承诺难兑现的解决策略：多管齐下

开发商要诚信务实，不欺诈业主，确保房屋及设施设备质量合格，并严格执行国家的有关规定，制定房屋质量保修证明和物业使用说明书，向业主明示后发放。

消费者要加强自我保护意识，在购房前要到专业机构咨询开发商以及物业管理公司的情况，避免在购买商品房时被虚假广告蒙骗上当。倡导业主用合法方式保障自身权益，一旦在入住后发现房屋质量及开发商承诺没有兑现等问题，要通过合法、有效途径解决问题，不应以欠交管理费方式表示抗议。

物业管理企业要努力履行开发商的物业服务承诺。项目的开发商在楼书和广告宣传中，明确承诺了“五星级”酒店式服务标准的同时，出资组建或选聘了物业管理公司。为此，物业管理公司理应想方设法地为开发商履行承诺，在规范化服务和个性化服务上，真正做到以为业主服务为中心、以业主满意为标准，从而为管理费的收取营造良好氛围。

物业管理相关投诉的原因及处理技巧

物业管理是一个永不言完善的服务行业，物业管理公司的服务目标是让百分之百的业主和使用人满意，为业主和使用人提供尽善尽美的服务。但是在实际工作中总会存在着这样或那样的不周到、不完善的地方，况且辖区内各种业主或者

使用人都有，他们的个性需求各不相同，因而也就总会有业主或使用人对物业管理处工作不满意的地方，所以业主的投诉处理是物业管理公司的基础和核心，就像战争与和平是人类永恒的主题一样，纠纷和矛盾的处理与解决也是物业管理公司永恒的主题，因为物业管理公司是个全接触性的服务行业，所以纠纷和矛盾也是不可避免的。

与其他任何一种商品相比，物业管理这种商品在使用时间和对购买者（业主）生活的影响上要特殊的多。一方面，它以一种特定的程序、环节、方式作用于业主；另一方面，它又以无法量化的文化、习惯、氛围等影响着业主，透过物业管理表层的房屋、绿化、保安、保洁等因素，其内在的因素是物业管理特有的法规、法律程序，以及伴随着这一商品意识，以及人与人之间的关系。

近几年来，全国的一些大的城市诸如上海、天津、广州、北京等地，对商品房的投诉呈现出增长趋势，在有些地方这类投诉占到消费投诉的一半以上。除了房屋质量问题以外，另一个投诉重点是物业管理方面，而在这方面问题表现比较突出的城市便是北京。北京市消费者协会的统计数字表明，北京消费者对商品房的投诉在1995年为55件，在1996年为110件，在1997年为200余件，在1999年则成倍增长为400多件，而在这些投诉中，物业管理方面的问题占50%以上。 先让我们了解以下物业管理投诉的概念。

物业管理投诉是指业主由于对物业管理公司所提供的服务不满意而提出要求物业管理公司改进的措施；投诉是业主从某种程度上向物业管理公司的管理提出了更高的要求以及对其心中不满的一种倾诉，通过投诉事件的处理，物业公司在以后的工作中可以少犯类似的错误，在不断的持续改进中提高物业管理公司的服务水准。

那么为什么物业管理这一行业的投诉率这么高呢？根据专家分析，主要原因有如下几点：

1.消费者对物业管理这一新兴行业规则不了解或了解不多。

我国大陆自1981年3月10日在深圳市成立了第一家涉外商品房管理专业公司-------深圳市物业管理公司，在1981年9月成立了全国第一家物业管理处------东湖丽苑物业管理处，这是人们才逐渐接触这一新兴行业，在中国，物业管理尚属新鲜事物。人民接受物业管理这一房地产管理模式，经过了解、熟悉到热衷的过程。但是时至今日，不同区域、不同职业的人，对物业管理的认识仍然存在偏差。1997年8月，广州珠江物业酒店管理公司委托广东省自学考试委员会设立高等教育自学考试物业管理专业（专科），广州珠江管理培训学校负责助学辅导。招生一开始，令人吃惊的是，即便在广州这样的城市，不知道物业管理的人士也不在少数。有些学生家长问招生人员：“物业管理是不是当保安？”甚至有的家长说：“物业管理就是招几个保安看看门，再招几个清洁工扫扫地。”可见，人们对物业管理的认识是多么的浅薄？

物业管理的健康发展需要良好的舆论环境和较高的认识程度。只有更多的业主知道物业管理，熟悉物业管理，接受物业管理，物业管理才会有更广阔的空间。

2.物业管理管理政策法规有待进一步完善

物业管理的法律规范尚未形成完整、系统的体系，有些规范性文件存在着不协调甚至矛盾、难于操作等特点。1994年3月23日，国家建设部发布了《城市住宅小区管理办法》，这标志着我国物业管理开始迈上了法制化轨道；2003年9月1日《物业管理条例》的颁布实施，距离1981年3月10日深圳市第一家涉外商品房管理专业公司—深圳市物业管理公司的成立滞后了22年6个月。

3.从业人员素质有待进一步提高，物业管理公司素质低下、管理松散、素质低下的表现在于物业管理公司的人员素质差，缺乏服务意识，部分小区甚至还出现过侮辱谩骂、殴打业主的现象，曾经在网络上看到关于北京市昌平、朝阳等地方部分住宅小区均发生过物业管理人员打骂住户的事件，因为物业管理人员野蛮行为而引起的投诉已经发生多起，还有物业管理公司服务水平不高等等都使消费者感到不满，自己花钱买房没想到买来那么多的烦恼。

4.开发商和物业管理公司交接不到位，两者在交接时对双方的权力、义务界定模糊。由于两者相对独立，相互交接时，对权力、义务没有协调好，消费者(业主)被开发商和物业管理公司像皮球一样踢来踢去，房子出现质量问题如门窗关不严、漏水等，消费者（业主）向物业管理公司反映并要求维修时，物业管理公司则让消费者（业主）找开发商，开发商则又以修理费已经交给物业管理公司为理由将消费者（业主）踢给物业管理公司，双方相互推诿，谁也不负责任，这给消费者带来很大的不方便。

那么应该如何有效减少物业管理的投诉呢？有效的减少物业管理投诉又有哪些途径呢？

1.不断建立和完善各项管理和服务制度，并且严格按照工作规程和规范开展工作，这是减少投诉的关键，完善的管理制度和严格的工作规程为服务和管理提供了量化标准，既有利于物业管理公司提高管理水平，完善各项服务，也利于业主或使用人以客观的标准来评价、监督物业管理公司的工作。

2.加强与业主或使用人的联系、沟通，经常把有关的规定和要求通过各种渠道传达给他们，使业主或使用人理解、支持和配合，这是减少投诉的重要条件。物业管理属于感情密集型服务行业，用户在物业中停留时间较长，与物业管理公司应积极沟通，开展社区文化建设，促进与业主的交流，可以消除与业主之间的感情隔阂，使业主对物业管理公司有一定的理解和信任度。

3.利用多种形式，加强对物业管理从业人员的培训，提高员工的服务意识、服务技能以及预见能力，这是减少投诉的保证。物业管理服务的过程中往往是“生产”与“消费”同步完成的，因为物业管理过程中的每位员工的工作都有一定的不可补救性，业主对某位员工的恶劣态度留下了坏印象，就会波及整个物业管理公司。所以，减少投诉就首先应该加强员工的培训。不仅培养员工的灵活服务技巧和应变能力，更应该加强员工的服务意识和职业道德教育，并配以奖惩机制，督促激励员工提供优质服务。

4.加大巡查巡视检查力度，及时发现和解决问题，把事故控制在萌芽状态，这是减少投诉的根本。加强日常管理，“防患于未然”，通过巡视巡查等手段，尽量减少事故的发生，加强各个环节的督促督导力度。 处理投诉的原则

1.换位思考的原则

在接受物业管理投诉处理的过程中，必须以维护公司利益为准则，学会换位思考，以尊重业主、理解业主为前提，用积极诚恳、严肃认真的态度，控制自己的情绪，以冷静、平和的心态先安抚业主的心情，改变业主心态，然后再处理投诉事项，在处理投诉的过程中要始终贯穿“为业主服务”的态度。 2.有法可依，适度拒绝的原则

客服中心工作人员要具备甄别有效投诉和无效投诉的能力，在稳定业主情绪的情况下，必须对投诉事件进行有效和无效的鉴别，提高物业管理公司的工作效率。凡是在物业管理公司与业主签定的合同条款以内纳入物业管理行规的投诉均属于有效投诉，凡是不属于该范围的任何投诉均属于无效投诉对于无效投诉，如在公司人力资源允许的情况下，可以协助解决，否则可以大胆拒绝，以免业主养成事事依靠物业管理公司的依赖心理，给公司的日常管理带来诸多不便。 3.快速反应原则

对于投诉事件应快速、准确的识别业主投诉是否有效，若属于有效投诉，能现场解决的要现场解决，现场无法予以解决的应第一时间将问题转交相关职能部门，第一责任人（即接待投诉人）要及时跟进事件处理情况，并即使知会业主。 4.总结原则

客服主管每日必须将当日接诉情况总结跟进，于当日下班之前跟进各投诉事项处理情况，每周将投诉情况上报主管总经理。

投诉事件的分类和处理

投诉事件按照事态区分可分为一般性投诉和重大投诉。一般性投诉，在将情况记录在《投诉单》向有关职能部门反映后，要将情况及时反馈业主。一般性投诉包括：

1.装修噪音施工滋扰他人休息 2.公共设施使用出现故障和问题 3.业主室内电器故障及各类设施需要维修 4.业户邮件、报纸等意识或者签收 5.公共区域环境清洁卫生及园林花卉问题 6.鼠、虫害防止问题

7.涉及到物业管理公司提供的各类服务问题；

遇到重大投诉，超出部门处理权限，须将投诉事项移交相关公司领导处理，向投诉业主解释原因，并约定回复时间。根据投诉方式分又分为：电话投诉、书面投诉、来访投诉等，对于业主的书面投诉，要在公司的收文登记本上登记后报呈

公司领导，按照投诉性质一般以书面回复业主。 处理投诉最关键的是要做好如下及个方面:

1.听清楚。员工应耐心听取用户意见，虚心接受用户批评，用心的听清楚用户所反映的问题，切忌随意打断用户的讲话，更不能急于表态；

2.问清楚。对于用户所反映的问题要进一步问清楚有关情况，若因业主说话较急或带地方方言听不清楚时，也可将自己对用户反映问题的理解复述一遍给用户听，以便征询用户意见，切忌不可主观臆断业主所反映的问题，否则不仅未能解决问题，反而因拖延问题的时间使用户对管理公司工作意见更大；

3.记清楚。对于用户反映的问题一定要作好书面记录，养成左手话筒右手笔的好习惯，记录内容包括投诉人是谁，居住在哪个区域哪个单元以及房号、投诉时间、投诉具体事由、需要解决什么问题、联系电话等；

4.复清楚。对于用户反映的问题要认真对待，及时了解事情真相。若用户反映的问题并非管理工作之责，也应及时向用户解释清楚，若用户反映的问题属实，则要向用户回复具体工作时间和具体解决办法；

5.跟清楚。用户反映的问题解决起来需要一定的时间，或者用户反映的问题并非接听电话人的工作职责，接听电话人不可对用户说“不清楚”“不管我事”等不负责任的话，应尽量把方便留给用户，把麻烦留给自己，主动受理用户的投诉，并将问题转交给有关职能部门处理，作为第一责任人，应及时向有关部门了解并跟进处理问题的进展程度，及时向用户报告问题处理的过程，并征询用户对处理问题的意见。

业主投诉处理暂行规定

为了规范物业管理，提高服务水平，制定《业主投诉处理暂行规定》如下： 1、 凡因工作不当，造成损失及不良影响、有损管理公司的外在形象，并引致业主/租户不满而向管理公司反映的行为（不含业主/租户对大厦管理的建议及善意的批评），均视为投诉。

2、 业户/租户的投诉方式可分为来人投诉、来函投诉、来电投诉和其它投诉四种。根据投诉的性质又可分为普通投诉和特殊或紧急投诉两种。

3、 业主/租户投诉处理一般可分为投诉、接诉、处理、回复四个过程。投诉处理的责任部门为物业客服部。

4、 当业主/租户投诉时，接诉人均应以高度热情的服务态度予以受理，不能对投诉置之不理。

5、 接诉人在受理业主/租户投诉时，就根据其投诉性质的不同采取相应的处理方式。

A、 普通投诉，客服助理应将业主/租户的投诉转到客户服务中心各有关人员及负责人，有关人员及负责人根据投诉的具体情况，进行核实和确认，并在进行详细了解后及时做好登记，向上司汇报，提出处理意见。经上司批准后再按实际情况分别通知相应部门予以处理。

B、 特殊或紧急投诉，在通知物业部各有关人员的同时应将业主/租户的投

诉立即反映给当值的部门经理，由当值经理进行处理。若在部门经理权属范围之外，则由部门经理向总物业经理汇报，再予处理。

6、 业主/租户投诉的处理要及时。普通投诉的处理一般不过当日，特殊投诉的处理一般不超过三天。

7、 当投诉的问题得到解决后，物业客服部根据业主/租户的投诉方式分别予以不同的回复，或走访投诉人，或回函投诉人，或致电给投诉人，或按其投诉方式给予相应的回复。

8、 整个投诉问题完毕后，客服部接诉负责人对其投诉的材料应分别予以整理和归档，以备查用。

9、 在每个月末，客服部接诉负责人要对投诉处理材料进行全面统计，并向部门经理汇报。

10、 各部门负责人在处理投诉过程中，应公正廉明，认真负责，不得向业主/租户索取贿赂或进行其它不良行为，做到为业主/租户真正、及时的解决问题。

各部门工作人员在平时的工作中应努力加强业务学习，提高业务水平，增强服务意识，共同做好物业管理工作。