编 号 SH02 SP 07 001 00 山华重工 版本/修改码 A/0 生效日期 年 月 日 订单履行程序 支持性文件 密 级 一 行变卖、外借、仿制等，任何对客供品的处置必须得到顾客的书面认可。 公司指定营业部专人对客供品进行 管理，并建立客供品台帐，对其进出、使用等进行单独管理。 公司有责任根据顾客的要求或协助顾客完成如下事项； 提供必要的储存条件，并有责任代为顾客妥善保管；如果对客供品存在需求，提前书面通知顾客； 及时书面通知顾客对客供品的需求时间或需求数量、标准等； 对客供品定期盘点； 定期书面通知顾客，其提供物品的库存状况；协助或代为顾客进行清关、装运、装卸、装箱、发运等，该服务可以是有偿服务，公司可以将 该服务通过订单的形式完成；对于顾客提供的物品进行检查，如质量控制及数量控制，并将书面通知顾客其检查结果；对于因为公司单方面的原因出现的遗失、灭损、损坏等给予赔偿。 5.6.5 客户提供文件 客户提供文件即客供文件是顾客的财产，是指顾客提供给公司的用于订单的加工生产、交付的技术文 件、图纸、标准等。营业部是客户提供文件客供文件的归口管理部门，按照《客供文件管理制度》进行管理。营业部在收到顾客的文件后，必须书面与顾客确认。对于顾客提供的文件的任何变化，营业部同样必须。 5.6.6 保密承诺 体系文件 有关订单的文件、信息等都是属于公司保密文件，没有公司的授权不得对外泄露。 顾客提供的有关订单的信息、文件等属于公司保密文件，没有公司的授权不得对外泄露。 5.6.7 客供品产权 顾客提供的物品、顾客提供的文件等所有产权归顾客所有，其财产处分权归顾客。 没有顾客的书面授权，公司不得将顾客的财产进行变卖、处置、使用、外借。 顾客的财产必须由专人负责保存、管理。对其使用必须予以登记记录并将使用情况定期书面通知顾客。应顾客的要求对顾客财产进行的任何处置，公司必须提供协助。 5.7 订单的下发 营业部将《订单确认通知》及相关的文件、资料、图纸及顾客的要求等登记抄送公司生产相关部门，由技术部编制生产图纸、生产工艺、材料清单、客供品清单等，技术部提供的文件必须可以满足公司的生产、采购、装配等要求。 生产部收到技术部的文件，作为生产指令，必须立即按照图纸工艺的要求组织落实生产。 质量部收到技术部的文件，作为质量控制任务指令，必须全程跟踪公司的订单生产并提供全程的质量控制采购部收到技术部的文件，作为采购协作指令，必须立即按照要求组织落实采购及协作加工。采购部 支的采购协作必须以满足加工生产的要求为前提。持营业部将《订单价格确认书》登记抄送财务部，财务部将以此作为发票签发、成本核算、对外收款的依。据并按照订单的要求落实资金的支持。 同技术部需提前 7 天以上时间提供给生产部相关图纸，其他如客供品、采购物资均需满足计划要求。 技术部在接到订单通知后生产开工前 3.5 个月接收基本图用于计算材料； 时，营业部需在生产开工前 2.5 个月提供完整图纸给技术部进行设计套料。 营业部须将合同原件提交财务在部保存，部门复印件留存；营业部在订单结算前，需要由项目负责人提交价格结算单和重量结算单到财务生部审核，此工作需要在产品发运前完成。 产 订单的生产启动会及技术交底会 5.8开生产部收到订单信息后，编排建造线表与中期计划；生产部制定月生产计划和 周计划。营业部项目负始责人根据节点安排和需求组织生产启动会和技术交底会。 前订单生产前，由生产部提出或技术部提出，举行技术交底会，主要解决订单生产过程中的技术问题或必工艺问题。技术交底会由技术部负责主持。在订单生产过程中，应生产部的要求，技术部可以随时召集有关须人员进行技术交底，落实解决技术及工艺问题。 编技术交底会由技术部负责形成会议纪要，该纪要必须由技术部登记抄送各部门。 制 订单的生产计划管理 5.9各5.9.1 计划的编制 种生产部编制订单生产交付计划，必须合理调配生产资源和产能，充分考虑生产过程中可能会遇到的问检题并落实解决方案。如果客户需要，营业部将编制反馈给顾客的生产计划提交顾客。 营业部负责按客户要查编制 审核 批准 第3页 共7页 表 （包括
RHM RHM RHM RHM RHM RHM 体系文件 支持性文件 山华重工 订单履行程序 编 号 SH02 SP 07 001 00 版本/修改码 A/0 生效日期 年 月 日 密 级 一 求提交生产流程报告或通过电话会议与其沟通以预防和解决生产过程中的 问题。 5.9.2 计划的执行 生产部按照计划精心组织、合理安排、加强沟通协调，确保计划如期完成。 5.9.3 计划的调整 生产计划执行过程中，一旦出现可能延迟交货的情况，由生产部确认，并通知营业部。计划调整后如仍然不能如期完成，生产部应提前 3 周通知营业部，由营业部与客户及时沟通。 5.10 订单的生产 订单的生产由生产部负责，生产部是订单生产的落实主体。 订单的生产必须按照计划完成。订单开工时间一旦确定，除副总书面确认变更外，任何人无权变更。 公司的任何部门都有责任依职能主动积极地配合协助生产部，生产部也可以要求其他任何部门给予协助和支持，其他部门不得推诿。 生产部可以根据订单加工生产的需要，结合自我加工能力和设施设备能力，提请采购或经批准后外协。生产部负责召集相关员工参加生产启动会、每天的生产协调会和周生产计划会，解决生产过程中的问题。相关部门或人员务必参加。 5.11 外协加工 订单在加工过程中可能部分产品公司没有加工能力满足或根据实际需要安排委外加工的，外协加工是指原材料或半成品由公司提供，委托外单位进行再次加工的过程。 对于首次承担公司协作加工的单位，采购部、生产部、质量部必须安排评审，确认该单位具有满足公如果顾客在协议中规定，协作加工单位还必须得到顾客或顾客指定的监理公司的认可。公司必 须司的能力。将协作加工单位的情况提交顾客，在顾客认可后可以继续。在外协加工过程中，公司质量部、技术部必须给予质量控制和技术支持，生产部必须进行跟踪管理。 5.12 订单的变更 订单确认后或在订单加工交付过程中，订单可能存在变更。 订单的变更主要是改变订单原来确定的内容，该变更可能是由顾客提出，也可能由公司提出但必须得到顾客的认可。 订单变更涉及到订单的交付内容、交付时间、加工要求、工艺或材料的变化、表面处理的变化等。 营业部收到顾客的订单变更要求后，按照“订单变更评审制度”要求提交评审资料到相关部门，按照公司流程评审，按照订单评审意见确定是否接收顾客更改。 订单的变更确定后，营业部必须提前完成订单变更评审后，编制订单变更通知，并登记发送各相关部门。订单的变更通知与原订单确认通知具有同样的效力。 任何订单变更必须具有顾客的书面确认，营业部必须将订单变更的信息输入打印存档。 如果订单变更导致订单的合同价格发生变化，营业部必须与顾客确认新的价格并登记抄送财务管理科。 交货期必须由变更评审后确定，涉及顾客原因损失由营业部汇总后提交顾客确认。 5.13 技术支持 技术部负责对订单的加工生产、交付、委外加工及采购给予全程的技术支持。 技术部在收到营业部的订单确认通知后，可以直接和顾客保持联系并解决订单存在的问题。 技术部必须提供如下文件： 订单材料清单、客供品需求清单、全套加工生产图纸、全套加工生产工艺、检验规范； 对于其他特别要求，可以编制订单加工生产交付说明。 如果存在特别的检验要求，比如船级社的检验要求，技术部应该予以书面说明。 所有的由技术部确认的文件必须由技术部部长确认签字。 技术部按照下列要求登记抄送文件： 订单材料清单、客供品需求清单、全套加工生产图纸、全套加工生产工艺、船级社的检验要求 提交生产部，生产部落实安排生产及对外协作加工申请。 订单材料清单、客供品需求清单、全套加工生产图纸、全套加工生产工艺、船级社的检验要求 提交质量部，质量部落实全程的质量控制及应顾客的要求或第三方的要求所进行的检验。 订单材料清单提交采购部，采购部检核库存、安排采购。 客供品需求清单提交营业部，营业部与顾客落实客供品的提供及交付。订单材料清单包括主要材料、辅助材料、标准件等，对于通常的消耗材料可以不必列出，如沙粒、润滑油、油脂等。 编制 审核 批准 第4页 共7页 RHM RHM RHM 体系文件 支持性文件 山华重工 订单履行程序 编 号 SH02 SP 07 001 00 版本/修改码 A/0 生效日期 年 月 日 密 级 一 一份交营业部，另外一份交行政管理部存档。 所有订单项下的技术文件、质量控制文件等必须由技术部技术文件管理员进行归档，在订单完毕后对于订单过程中的技术问题，技术部可以直接与顾客联系。营业部在订单确认通知单上说明应与顾客如何联系。 5.14 质量控制 质量部有责任围绕订单的加工生产、交付、以及涉及到的采购、对外协作加工等进行全程的质量控制。质量部负责应顾客的要求或第三方检验机构的要求进行质量控制或提交检验申请，如船级社的检验。订单项下的质量控制文件，包括检验记录、检验报告以及顾客需要的检验记录和报告均由质量部准备，在订单完毕前提交技术部技术文件管理员整理。 5.15 产品配件的发运 技营业部设计发运明细，分别交生产部及采购部。 术生产部办理发运手续。 部5.16根 订单完毕通知 订单完毕后，生产部应该及时办理发运手续。 公司必须凭质量部签发的产品合格证书办理完毕发货据手续图。 纸公司生产部有责任及时书面通知营业部。营业部编制订单完工通知及时书 面通知顾客并准备办理发要运手续。 生产部有责任书面通知技术部，技术部应及时准备后所有与订单有关及公司规定的或顾客需要的 求技术资料或文件。 营业部必须在产品完工前至少提前两周书面通知顾客。 ，5.17设 订单的发运 营业部在收到顾客书面交付指示后，立即根据顾客的要求安排订单的交付。 订单发运时间一旦确认，计任何人无权变更。如订单不能如期发运必须提前三周通知顾客，总经理确认方可生效。 营业部有责任通知配技术部，要求技术部及时准备后所有与订单有关及公司规定的或顾客需要的技术资料或文件，包括《产品件说明书》等。 营业部提请生产部协助落实安排产品的装载，产品的装载必须按照顾客的要求并确保装载牢的固可靠。对于远洋运输或远途运输，装载须得到保险公司的认可。 营业部根据顾客的要求落实产品的承运方规式，并提前至少两周将如下信息通知顾客：格运输工具；目的地代理； 产品的包装方式； 产品的装箱单。 数对于出口订单，营业部必须办理出口清关，申领结汇核销单，并编制如下文件： 出口报关单；出口量发票；装箱清单；BLP 说明；委托报关申请书；如果是进料加工，还必须提供进料加工手册。 在产品发运后，后必须书面通知顾客发运的情况，并提供如下文件： 订单交付发运通知；清洁提单； 产品装箱单或产品装运要 商业发票；保险单证；顾客要求提交的其他文件。 订单交付发运通知必须注明运输工具、预计达到时单；求间、目的地等。 生对于国内交付订单，营业部须编制产品接受单供顾客指定的收货方签收，并将签字后的产品接 产受单随同订单交付发运通知、商业发票等提交顾客。管上述规定的交付记录或文件，如果顾客指定，可以使用顾客自己的格式。 理 订单的延迟交付 5.18部订单的延期是指订单的交付不能满足合同规定的交货期要求，并因此会给公司带来经济或信誉 的影响。 订单的延期如果是由于顾客单方面提出或由于顾客单方面的原因引起的，则营业部必须会同制管进行部确认准确交付期限，总经理认可后生效，且营业部负责与顾客协商达成新的交付时间。订单的延期如果是公司单方面的原因，营业部必须提前通知顾客，如果顾客接受公司的延期交 付，则营业部必须重新确认新生的交付时间。如果顾客不能接受公司的延期交付，则公司应该尽力设 法弥补。营业部必须及时将公司努力产行动的进程通报告知顾客。 （其 订单相关的发票 5.19中对于出口订单，产品完毕并通知顾客后，营业部应及时开具商业发票，一份提交顾客作为顾客 客付款的依据，另一份提交财务管理做销售帐。财务管理必须在价格确认单上记录说明。 营业部应该根据订单供价格确认单开具发票。开标依据：技术部提供重量确认单，营业部项目负责人提供进口料价值确认，及订配件编制 审核 批准 第5页 共7页 向营业
RHM RHM RHM 体系文件 支持性文件 山华重工 订单履行程序 编 号 SH02 SP 07 001 00 版本/修改码 A/0 生效日期 年 月 日 密 级 一 单变更价值确认单，保证单据一致，并在订单价格确认单上签字。 如果订单在履行过程中价格发生变化，则必须依据最终的价格开具发票。对于价格的变化，营业部必须及时通知财务部，提交价格变化依据资料供财务确认，并在价格确认通知单上做好记录。 如果顾客需要，营业部必须提供其他文件与发票一起作为顾客付款的依据。 顾客的付款时间或付款的条款将依据订单或合同确定。 营业部开具发票时必须根据订单约定的价格条款考虑运费、保险费、装卸费等费用的负担。 发票开具的时间原则上是在订单项下的产品办理入库的时间。 对于内销或需要公司开具增值税发票或普通销售发票的订单，营业部在确认最终的价格并在《价格确认通知单》上签字确认后，提请财务部开具增值税发票或普通销售发票。财务部开具发票后同 样在《价格确认通知单》上签字确认。营业部负责将发票提交顾客，并有责任按照订单的约定催请顾客付款。 5.20 订单的应收款 财务部必须在《订单价格确认单》上对发票开具、收款情况予以记录。 财务部对于开出发票的订单应及时登入销售台帐。 财务部有责任在订单的付款时间到期前催促营业部向顾客收款。 对于存在订单预付款的订单，财务部有责任按照订单价格确认通知单要求营业部项目负责人催促预付款及时到位。 对于订单的收款情况，财务部应通知营业部。 对于逾期未付款的发票，财务部和营业部有责任催促顾客付款，逾期 30 天未付款的发票，财务 部必须书面通知总经理同。公司确认具体处理方案由营业部项目负责人通知顾客。 5.21 订单相关的文件 订单履行过程中的文件的管理，按照《文件定义细则》执行。 涉及到订单的商业文件，由营业部在订单完毕发运后及时归档，并在次年提交公司文档室存档。 涉及到订单的财务或商业文件，由财务部在订单完毕发运后及时归档，并在次年提交公司文档室存档。 涉及到订单的技术文件，由技术部在订单完毕发运后及时提交公司文档室存档。 涉及到订单的质量控制方面的文件，由质量部在订单完毕发运后及时归档，并在次年提交公司文档室存档。 涉及到订单项下的具体文件及顾客需要的文件由技术部技术文件管理员负责编制，并按照公司的要求及时提交营业部或顾客。技术文件管理员有责任协助质量控制文件的归档。 各部门部长是部门文件整理、归档的责任人。 对于顾客需要的文件，营业部必须及时通知各部门，并由营业部或技术文件管理员负责准备并提供顾客。 对于订单项下需要提供的文件，营业部必须在《订单确认通知》上书面说明，由技术文件管理 员负责准备并提供顾客，营业部有责任协助。临时增加的文件，营业部必须书面通知。 涉及到公司的工厂认证、船级社文件、焊接工人的认证及证书、其他与订单履行有关的员工操作证书由技术文件管理员负责管理。 公司文档管理人员有责任根据订单编码将订单项下的文件资料一一归档，对于文件的缺失，文 档管理人员有责任核查催办。 客户方要求提供如下文件： （1）生产启动会议备忘录； （2）钢材及型材的材料检验证明； （3）产品的船级社认证证书；部件清单/号码； （4）非破坏性试验(NDT)报告； （5）由公司填写并经客户方检验人员确认的测量记录； （6）由公司填写且经油漆生产商代表及客户方检验人员确认的表面处理记录。 5.22 沟通协调 各部门有责任保持顺畅的沟通和交流，公司生产部是订单加工生产的安排主体，其他部门必须配合生产部，共同协作确保公司的订单及时、圆满地履行。 在订单履行过程中，必须随时随地与顾客保持沟通协调。营业部是总协调人。 营业部有责任与顾客保持及时顺畅的沟通，及时将顾客的要求反馈公司相关部门或将公司的要求反馈给顾客，包括定单履行情况、产品的交货、发货等诸多事项。 营业部有责任与顾客保持沟通，确保生产计划准确、有效实施。 技术部有责任与顾客保持沟通，解决技术工艺问题。 质量部有责任与顾客保持沟通，解决质量、检验、第三方检验及相关工艺等问题。 采购部有责任与供应商保持顺畅的沟通和交流，确保公司物资的采购及对外协作加工能够为公司的生产提供及时支持。 任何部门、任何人与顾客沟通编制 审核 批准 第6页 共7页 RHM RHM RHM 体系文件 支持性文件 山华重工 订单履行程序 编 号 SH02 SP 07 001 00 版本/修改码 A/0 生效日期 年 月 日 密 级 一 交流必须有书面记录， 电子邮件必须打印归档。 与顾客参加的会议，必须由专人记载会议纪要，必须抄送各 相关部门和人员。 凡是涉及到可能导致订单履行内容、交货时间、交货方式、订单价值发生变化或顾客的投诉等相关事项，必须及时通报营业部，由营业部统一协调。 公司要求所有与顾客的沟通交流、或部门之间的沟通交流等必须采用书面的形式。 5.23 订单的跟踪 在订单履行过程中，营业部项目负责人有责任与各部门保持沟通并全程跟踪订单的履行情况，及时将顾客需要的信息书面反馈给顾客。在订单履行过程中，营业部项目负责人有责任跟踪订单，确保订单按照计划要求完成。如顾客需要，营业部应按照顾客的要求定期或不定期地将订单履行进度提供给顾客。 5.24 订单的反馈 营业部在订单发运交付后，对订单保持跟踪并争取获得顾客对订单的意见。 在订单履行过程中或订单交付后，如果顾客对公司履行订单存在意见或对订单项下的产品存在意见，营业部必须及时与顾客沟通并将顾客的意见书面反馈公司。 公司将顾客的意见或抱怨分两类处理： 顾客的意见，是指顾客对公司的反馈速度、服务水平、订单履行过程中存在的问题有意见或抱怨，但是该意见或抱怨没有因此给公司带来经济上的损失或严重的信誉的影响。营业部必须编制《顾客意见公告》将顾客的意见书面反馈公司各部门，并根据顾客的要求提出改进措施，确保顾客满意。 顾客投诉，由于公司履行订单的能力不能满足顾客的要求或订单项下的产品存在质量问题，或公司的服务水平严重缺失并因此给顾客和公司带来经济的损失和严重的信誉的影响。营业部必须编 制《顾客投诉公告》将顾客的投诉书面反馈公司各部门，并根据顾客的要求提出改进措施，确保顾客满意。 对于顾客的意见和投诉的反馈必须在第一时间做出。所有顾客的意见和投诉必须提交总经理同时公司各责任部门必须提出改进意见和措施，确保顾客满意.所有关于订单的反馈，营业部必须确保在公司得到解决并及时与顾客沟通，确保问题完满解决并确保同样的问题不再发生。 顾客所提出的意见或投诉必须由各责任部门部长进行跟踪处理，找出原因和责任人，否则决不放过。有关部门部长必须将处理结果书面报总经理。 5.25 订单的成本核算及产能核算 订单在履行过程中必须确保以最低的成本和最高的效率进行。 成本管理组负责订单的履行成本的核算和公司运营成本的核算，将订单的实际发生成本进行科学 的核算，并定期提出订单的成本情况以及减低成本的手段。 5.26 订单最终价格确认 订单履行过程中，任何因顾客要求造成的变更或损失都必须计入公司订单最终价格，最终价格 将依据公司价格核算准则及过程变化因素重新核算。 订单最终价格是公司确认销售及收款的价格，营业部在订单发运前组织核算，并形成最终价格表。 为了控制订单履行过程中重量变更及因为非正常情况造成的订单各种成本费用的增加，为了能 及时跟顾客反馈因为他们的原因造成的损失及要求补偿事宜，为了能准确控制订单履行过程中各项 因素导致的最终销售价格的变更情况，市场编制了《产品发运最终价格确认表》,《产品发运最终价格确认表》内容涉及到市场、采购、PIM 多个部门，营业部将在订单发货前三 周提交给各相关部门，各部门 1 周内反馈给营业部，营业部汇总后提交财务部，作为后续开具发票 的凭据，并在发运前 2 周开始与顾客沟通确认最终价格，发运前 1 周最终确认并安排报关。 5.27 订单关闭 严格按照公司规定的订单关闭流程操作。 5.28 加工贸易及手册等说明 严格按照公司规定的《海关监管理物资手册管理流程》进行操作。 5.29 附则 5.29.1 本程序如需变更，由营业部组织修订。 5.29.2 顾客对订单履行程序有特殊要求，可作为本程序的补充要件，在相关订单履行中遵照执行 编制 审核 批准 第7页 共7页
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