物业公司档案编制分类

为加强规范物业管理档案科学化、标准化、现代化管理，特制订以下编制方案

1、术语

类目：是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概述

类号：是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。

2、类目设置“

1） 设8个一级类目（详见后表），37个二级类目。 2）一级类目、二级类目按本“方案”规定设置

3）三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置。

3、标识符号：

1） 本方案采用阿拉伯数字编号制

2） 上位类目和下位类目代码之间用“。”隔开，案卷号与上位类目之间有“—”隔开。

4、编号结构形式：

编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“。”隔开，四至五段之间用“—”隔开 第一段：为卷宗码

第二段：为一级类目代码，用“1-8”表示。 第三段：为二级类目代码，用“01-08”表示。 第四段：为年度码，用四位阿拉伯数字表示。 第五段：为案卷流水码。

物业管理档案编号结构： X · X · XX ·X XXX — XXX

卷 一 宗 级 码 类

目 代 码 例

二 级 类 目 代 码

年 度 码

卷 宗 流 水 码

— 001

第 一 份 卷 宗

1  1  01  2000 第 物一业号管卷理宗 类

物 业 管 理 文 件

2 0 0 0 年

5、保管期限 短期：15年 长期：50年

永久：地籍产权终止日

物业管理档案一级类目分类编号表

一级类目 物业管理类 经营管理类 物业接管类 户主入住类 设备、设施类 维修、维护类 声像类 会计类 编号 1 2 3 4 5 6 7 8 备注

（一） 物业管理档案类目代号表

一级类目 类号 类目名称 类号 1 物 业 管 理 类 01 02 03 04 05 06 07 08 二级类目 类目名称 物业管理文件 业主自治管理 物业管理服务 投诉和处理 保卫、保安管理 消防、安全管理 清洁、绿化管理 社区文化管理 文件形成部门 物业管理部 物业管理部 物业管理部 物业管理部 保安部 保安部 物业管理部 物业管理部

（一） 物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表 一级类目 类名 类号 物 业 管 理 1 类 二级类目 类名 类号 物 01 业 管 理 文 件 文件材料归档基本范围 1．物业管理单位营业执照、税务登记证明 2．物业管理单位资质证书 3．物业管理费收费许可证 4．物业管理的法规、法例 5．物业管理委托、服务合同 6．物业管理单位年度计划 7．物业管理单位有关规定 8．物业管理单位用房、租房的请示、批示 9．房屋勘丈平面图、租金计算表、计算公式、汇总表、房屋情况统计表 10．物业管理费用申请、请示、批复 11．物业租赁情况报告、市场调查材料 12．其它 1．业主代表大会形成的文件 2．业主委员会章程、公约、合同 3．业主委员会的决定 4．历届业主委员会名单 5．物业维修基金使用管理情况 6．业主的意见、建议及处理情况 7．其它 1．物业设备运行服务产生的文件材料 2．保洁服务产生的文件材料 3．保安服务产生的文件材料 4．物业维修、更新费用、财务管理形成的文件 5．有偿服务收费标准 6．其它 1．投诉处理程序 2．投诉处理意见 3．其它 保管 期限 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 长期 短期 长期 长期 短期 长期 短期 业 主 自 治 管 理 物 业 管 理 服 务 投 诉 和 处 理 保 卫 、 保 安 管 理 02 03 04 05 1．保安管理制度 2．保安培训考核记录 3．突发时件处理报告 4．停车场管理制度 5．其它 长期 长期 长期 长期

物 业 管 理 类 1 消 防 、 安 全 管 理 清 洁 、 绿 化 管 理 社 区 文 化 管 理 06 1．消防管理制度 2．消防演习 3．火灾应急方案 4．其它 长期 长期 长期 07 1．清洁、绿化管理制度 2．清洁、绿化服务标准 3．绿化总平面图 4．清洁、绿化整改文件材料 5．其它 长期 长期 长期 短期 08 1．社区文化活动 2．会所管理制度 3．其它 长期 长期

(二）经营管理档案类目代号表 一级类目 类号 类目名称 2 经 营 管 理 类 二级类目 类号 类目名称 01 02 03 04 经营决策 计划统计 物资管理 财务管理 文件形成部门 办公室及有关部门 办公室及有关部门 行政人事 财务部 （二）经营管理档案类文件材料归档范围及保管期限表

一级类目 二级类目 类名 类号 类名 类号 经 营 01 决 策 计 划 02 统 计 物 资 03 经 管 营 理 管 理 2 类 财 务 管 04 理 文件材料归档基本范围 1．关于经营决策性文件 2．关于经营管理的计划、总结、报告 3．关于经营管理的统计报告 4．履行经营管理合同的检查报告 5．其它 1．关于计划统计工作的规定、通知 2．召开的计划、统计会议文件 3．有关计划统计工作的请示、报告及相关批复、意见 4．关于计划统计工作的年度计划、总结 5．公司对有关计划工作的签报、批示 6．编制的中长期报表、分析报告 7．计划完成情况统计报表、分析报告 8．各种合同协议书 9．其它 1．关于物资管理的规定、制度 2．关于物资的采购计划 3．关于物资管理台帐 4．其它 1．财务工作制度、规定、实施办法 2．财务工作计划、 总结、报表 3．各项财务收支计划、经费的请示和批复 4．关于外汇管理、贷款、集团购买、经费等规定、办法、通知等 5．验资评估、咨询证明 6．年、季、月财务分析、总结 7．管理处关于财务工作请示、报告与公司批复、意见 8．财务年报 9．各类经济合同 10．其它 保管 期限 永久 长期 长期 短期 长期 短期 短期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期

（三）物业接管档案类目代号表 一级类目 类号 类目名称 3 物 业 接 管 档 案 二级类目 类号 类目名称 01 02 基本建设竣工档案 接管验收档案 文件形成部门 建设单位 物业管理单位 （三）物业接管档案类文件材料归档范围及保管期限表 一级类目 类名 类号 物 业 接 3 管 档 案 二级类目 类名 类号 基 本 建 设 01 竣 工 档 案 接 管 验 收 档 案 02 文件材料归档基本范围 1．土建基础主体部分 2．土建打桩部分 3．土建钢结构部分 4．土建水、卫安装部分 5．土建电力安装部分 6．土建通风与空调安装部分 7．土建电梯部分 8．外墙部分 9．竣工图 1．物业全面接管通知单 2．项目批准文件 3．用地批准文件 4．建筑执照 5．房屋产权证 6．房屋土地固定资产清单 7．物业变更注销通知单 8．接管变更注销物业回报单 9．房屋查勘记录 10．转让协议、合同 11．房屋勘丈平面图 12．组合计算表、计算公式 13．房屋情况统计表 14．房屋设备设施清单 15．接管验收合格凭证 16．接管验收检查中发现的问题和整改方案、整改结果 17．其它

保管 期限 长期 长期 长期 长期 短期 长期 短期 短期 长期 长期 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 （四）户主入住档案类目代号表

一级类目 类号 类目名称 户 主 4 入 住 类 二级类目 类号 类目名称 门 住宅/写字楼/商牌 场业户资料 号 出售、出租资料 、 单 元 号 文件形成部门 物业管理部 物业管理部 (四)户主入住档案类文件材料归档范围及保管期限表 一级类目 类名 类号 户 主 入 住 档 4 案 类 二级类目 类名 类号 住 宅 / 门 写 牌 字 号 楼 、 / 单 商 元 场 号 业 户 资 料 出 售 、 出 租 资 料 门 牌 号 、 单 元 号 文件材料归档基本范围 1．业户资料 2．入户通知单 3．单元验收单 4．遗漏工程跟进表 5．入住手续办理单 6．业主公约 7．入户资料签收单 8．业主入户所交费用一览表 9．领取钥匙单 10．住宅装修申请表 11．装修管理规定 12．装修施工人员登记表 13．其它 1．商品房出售合同 2．业主身份证复印件 3．商品房认购书 4．商品房出售会签单 5．商品房用地面积表 6．公证书 7．产权证 8．房屋价目表 9．租赁合同 10．租户身份证复印件 11．业主委托协议书 12．房屋调整协议书 13．降租、续租、退租协议 14．欠租、催交租金来往公函 15．法院审理判决材料 16．其它 保管 期限 长期 长期 长期 长期 短期 长期 短期 长期 长期 短期 长期 短期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期

（五）设备设施档案类目代号表

一级类目 类号 类目名称 5 设 备 设 施 类 二级类目 类号 类目名称 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 供电设备 电信设备 电梯设备 供水设备 空调设备 消防设备 办公设备 机械设备 运输设备 智能化系统设备

文件形成部门 供 货 商 单 位 移 交 （五）设备设施档案类文件材料归档范围及保管期限表 一级类目 类目 类号 设 备 设 施 5 类 二级类目 类名 类号 供 电 01 设 备 电 讯 设 备 电 梯 设 备 02 文件材料归档基本范围 1．供电设备台帐、图纸 2．设备安装运行、岗位责任制 3．设备测试、检查保养、运行记录管理制度、台帐 4．事故处理情况 5．其它 1．电信设备安装运行、图纸 2．电信设备安装运行、岗位责任制 3．电信设备测试、检查保养、运行记录管理制度、台帐 4．事故处理情况 5．其它 1．备件清单 2．安装调试检验记录移交书 3．电梯维护使用说明书 4，电梯安装手册 5．部件安装图、线路图 6．购买合同 7．维修保养合同、签报 8．电梯运行、维修记录、改装和报废的文件材料 9．电梯安装质量评定表 保管期限 长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 03

供 水 设 备 04 10．电梯安全验报告 11．其它 1．备件清单 2．安装调试检验记录移交书 3．维修使用说明书 4．安装手册 5．部件安装图、线路图 6．购买合同 7．维修保养合同、签报 8．运行、维修记录、改装和报废的文件材料 9．其它 1．备件清单 2．安装调试检验记录移交书 3．维修使用说明书 4．安装手册 5．部件安装图、线路图 6．购买合同 7．维修保养合同、签报 8．运行、维修记录、改装和报废的文件材料 9．其它 1．备件清单 2．安装调试检验记录移交书 3．维修使用说明书 4．安装手册 5．部件安装图、线路图 6．购买合同 7．维修保养合同、签报 8．运行、维修记录、改装和报废的文件材料 9．其它 1．购置合同 2．使用、维修说明书 3．合格证、质保书等 4．使用、维修记录 5．开箱验收清单 6．其它 1．设备购置申请、批复 2．设备购置合同、协议 3．设备装机图、零件图 4．设备安装使用维修说明书

长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 空 调 设 备 设 备 设 施 类 5 空 调 设 备 消 防 设 备 05 05 06 办 公 设 备 机 械 07 设 备 08 5．设备电路图 6．设备测试安装记录 7．设备安全、操作规程 8．设备合格证、质保书 9．设备运行、检修记录 10．其它 1．购置合同 2．使用、维修说明书 3．合格证、质保书 4．使用、维修记录 5．验车单 6．图纸 7．其它 1．设备购置合同 2．设备租用文件材料 3．设备使用维修说明书 4．设备合格证、质保书等 5．智能化设备使用维修记录 6．设备开箱验收清单 7．设备监控、通讯、自动办公系统网络图 8．有关信息数据磁盘、光盘备份、监控录像磁盘 9．水、电、电话、网络等电收手费记录 10．其它 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 运 输 设 备 智 能 化 设 备 设 备 设 施 类 5 智 能 化 设 备 09 10 10

（六）维修、维护档案类目代号表

一级类目 类号 类目名称 6 维 护 、 维 护 类 二级类目 类号 类目名称 01 02 03 房屋维修 公共设施维修 设备维修 文件形成部门 工程部 工程部 工程部

（六）维修维护档案类文件材料归档范围及保管期限

一级类目 类名 类号 维 修 维 护 6 类 二级类目 类名 类号 房 屋 维 修 、 维 01 护 文件材料归档基本范围 1．房屋维修合同 2．房屋维修、维护申请单（报修单）、委托书 3．房屋维修、维护计划、批准文件 4．房屋维修、维护质量验收文件 5．房屋维修、维护预算、结算文件 6．图纸 7．房屋维修、维护制度 8．房屋维修、维护记录 9．其它 1．公共设施维修申请单、委托书 2．公共设施维修计划、批准文件 3．公共设施维修质量验收文件 4．公共设施维修委托施工文件 5．公共设施更新、更改部位形成的文件和图纸 6．公共设施维修、维护制度 7．公共设施维修记录 8．其它 1．设备维修、维护申请单、委托书 保管 期限 长期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 公 共 施 维 修 、 维 护 设 备 维 修 、 维 护 02 2．设备维修、维护计划、批准文件 3．设备维修、维护质量验收文件 03 4．设备维修、维护制度 5．设备更新、改造形成的文件 6．设备维修、维护记录 7．其它

（八）会计档案类目代号表

一级类目 类号 类目名称 会 计 8 档 案 二级类目 类号 类目名称 01 凭证类 02 帐簿类 03 报表类 04 其它类 文件形成部门 财 务 部 门 （八）会计档案类文件材料归档范围及管理期限表 一级类目 二级类目 文件材料归档基本范围 保管期限 类名 类号 类名 类号 1．原始凭证 15年 2．记帐凭证 15年 凭 3．涉外凭证 15年 证 01 4．汇总凭证 15年 5．工资单 50年 6．其它 1．日记帐 25年 2．明细帐 25年 3．总帐 25年 帐 02 4．银行存款帐 25年 会 簿 5．固定资产帐 25年 计 8 6．涉外会计帐 永久 类 7．其它 1．月、季会计报表 5年 报 03 2．年度会计报表 永久 表 3．其它报表 5年 其 他

04 1．会计档案移交帐册 2．会计档案保管帐册 3．销毁帐册 4．其它 15年 25年 25年