平凡而有价值的档案管理工作体会

平凡而有价值的档案管理工作体会

作者：夏虹

来源：《科学与财富》2015年第10期

【摘 要】：众所周知，档案管理工作是一项平凡的工作。医院档案管理工作却具有很高的价值。在多年的医院档案管理工作实践中，通过无数次的亲身体会，我深深地认识到，档案工作还是一项重要的基础性工作，反映一个医院的管理水平，平时看它虽不起眼，平淡无奇，但在关键时刻却能发挥出难以估量的重大作用。 【关键词】：档案管理；工作体会

我是1988年从事档案工作的，在此之前，我从未接触过档案工作，但听许多人说档案工作是一项枯燥、乏味的工作，缺乏生气，没有活力，有时心想，自己难道真的将要在这机械、重复、枯燥、乏味的工作岗位上干一辈子吗？但当时因为家庭的缘故，在医院能安排白班就不错了，不管怎样，服从安排，认认真真投入其中，做一行、爱一行、钻一行，珍惜这份工作。 为了使自己尽快地进入新的工作角色，做好档案管理工作，我接手时，前任档案管理人员已退休，经验无从寻觅，只有从头做起。当时，我起早贪黑，勤勤恳恳，对新的档案管理规程逐步摸索。起先，一大摊的档案资料堆在那里，却不知从何下手。于是，我首先去学习《档案法》、《档案文件整理方法》、《档案人员岗位责任制》等相关的业务知识，向档案局业务指导处请教并请求指派专家来指导，针对档案资料进行登记分类，编目，立卷，熟悉和掌握本院档案种类，数量，内容，重要程序和完整准确程度，对库存档案定期检查，及时调整和统计，做到账物相符，对需归档资料进行收集，整理，保管，复制，做好签收、借阅工作，渐渐地，我的工作经验有了积累，逐步走上正常轨道。

在档案管理工作中，常常会出现意外情况，给我留下了难以磨灭的印象，也给了我许多的人生感悟。有一次市卫生局来我院检查，放射科主任来向我借阅大型医用设备配置许可证—X线电子计算机断层扫描装置原件，于是我赶紧查找登记簿、资料盒，却没有发现此资料，但放射科主任执意说：“他已将许可证交给我归档了”。如果归档了必有签收单，可他却说没有签收单，还很气愤的说：“是你们档案室工作不负责，将许可证弄丢了。”其他领导听他这样说，也让我再找找。我当时气得血压都升高了，说实话，我长这么大，从来没有受过这样的冤枉，没受过这样的委屈，本想回敬他几句，但作为一名档案管理人员，应该注意形象和素养。由于检查组在会场等着查看资料，大家都很着急，我还是忍耐着性子，说“请你回去再仔细找一找，如归档的话，在档案室绝对不会弄丢”。果然，返回科室不久后，他笑嘻嘻地将许可证拿来了，解释说是在他办公室的抽屉里底层找到的。

我们的工作就是这样，要有忍性和耐心，面对被误解，被冤枉从容淡定。同时，通过这件事情，在场的人都认识到医院档案的潜在价值，不及时归档就会影响工作，造成严重后果。医

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

院领导对于档案工作的重要性也刮目相看了，开始重视了。而我，则感谢档案让我保持了良好心态，给予我人格上的熏陶和净化，给予我生活的信心和活力。

于是，根据档案要求，遵循档案归档原则，编制各种检索工具，积极填写利用，积极参加各级档案部门组织的管理培训，原本生疏，繁多的材料在我眼里变得越发亲切起来。 记得有一次，院领导让我查一下2007年的一份协议合同以及合同上的院章。协议合同未找到，我将院章留印找出交给院领导，院领导将我交给他的这个印章与对方所持合同上的印章一对比，发现对方那个章居然是假的！真相大白。就这样一个在别人眼里看不起眼的院章留印，在关键时刻发挥了重要作用，帮医院挽回了重大损失！避免走上法律途径辩白不清。另外，还有一些医疗纠纷，合同协议从档案室调出来，利用原件使心存叵测的对方哑口无言。这些都是平时注重收集，整理，不让资料丢失的效益的体现，看到档案管理所带来的社会效益和经济效益，我心里有着说不出的欣慰。真正感觉到从事档案工作的乐趣，同时发现自已已经不知不觉中深深喜欢上了这份工作，它是我热爱的事业，成为我生命中不可缺少的一部份。 医院档案管理活动与其它文献管理活动一样，包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统，主要表现在以下几个方面：

（1）医院档案管理工作对社会的相对封闭性。医院档案直接关系到其形成者的切身利益，所以，档案一般自形成之日起，对外有相当一段时间的封闭期，然而医院档案管理的封闭性造成了档案保管和利用的矛盾，这种矛盾贯穿于档案管理的整个过程，并由此推动档案管理工作不断向前发展。

（2）医院档案管理过程的阶段性。就医院档案的流转程序而言医院档案管理过程可分为档案室管理和档案馆管理两个阶段。处于不同阶段的档案所起作用不同，具有不同的价值，服务对象不同，医院档案管理方式也有不少差异。在档案室阶段，档案具有凭证价值，主要为其形成单位控制和使用，为本单位日常工作经常查考，具有过渡性；在档案馆阶段，档案对其形成单位的作用降低，具有历史价值和科学文化价值，进入永久保存时期。这个阶段的档案管理工作不仅仅是为某个单位服务，而是要有意识地开发档案信息资源，主动地提供档案为整个医院的各项工作服务。

（3）医院档案管理活动对档案形成者的依附性。医院档案是在其形成者活动过程中产生的，反映了形成者的全部历史及其观点、经验和成果，包含了与其形成者利益密切相关的事实和数据。因此，档案历来为形成者所有与控制，其价值与它的形成者有密切关系。目前普遍采用的在档案整理中保持档案的来源联系的作法就充分说明了这一点。

在平凡的工作中，我兢兢业业。一份耕耘，一份收获，我的付出终于换来了回报，2004年医院拿到省级标准企业事业单位档案管理合格证，2007年我晋升为馆员，2010年、2011年、2012年分别被市、海陵区档案局评为先进个人，2013年医院创二甲检查中更是发挥了重大作用，得到了专家检查组的认可和好评，评为先进个人。2013年江苏省档案局颁发从事档

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

案工作二十年荣誉证书，我所撰写的《浅谈如何做好医院档案管理工作》一文获全省档案学术交流大会纪念奖。二十多年的档案工作，改变了当初我对档案管理工作的看法，看似平凡枯燥的档案管理，其实蕴藏着档案人员的执着和智慧。理解档案工作的关键在于我们应该从什么样的角度看待它、理解它，在某些人眼里也许不屑一顾，在档案利用者眼里，却是雪中送炭，而在我眼里，就是珍藏的宝库，价值不菲。我从心里感谢这份工作，教我学会生活、学会感恩、学会回报，在平凡的岗位上实现自已最大的人生价值。■