图书与档案 ●Ｉ 关于医院电子档案管理策略的探讨 廖燕 （肇庆市医药卫生研究所５２６０２０） ［摘要］电子档案作为一种现代化的存储方式已经广泛的应用于各行各业当中，也成为医院进行档案管理工作中不可缺少的环节。怎样科学的收集、整理 以及管理文件成为档案管理人员面临的新课题。本文通过分析医院电子档案管理工作中出现的新问题，提出相应的解决方法，推进电子档案管理工作的发展、提高 管理水平与质量。 【关键词］医院电子档案；文件管理，策略 中图分类号：Ｇ２７６ 文献标识码：Ａ 文章编号：ｌ００９—９１４ｘ（２０ｌ５）Ｏ８—０２２７一Ｏｌ 电子档案就是由数字电子计算机实施处理的档案，对实体的档案信息进行 收集、整理最终存储于计算机的磁盘中。包括文字、图像、音频与视频文件等信 息。随着电子信息技术的发展，医院的档案管理工作也由纸质文件的人工管理 转变为电子档案的自动化管理，怎样做好医院电子档案管理工作适应社会的发 展、提高医院的服务质量也成为新的课题。 １医院实施电子档案管理的优势 当前医院的各项活动都在不断的迈向网络化与信息化，各种活动材料也通 过网络申报系统进行自定生成与上报，工作效率得到了极大的提升。尤其是科 研活动的写作材料由传统的手工制作演变为计算机自动化操作，各种复杂的数 据处理、图表绘制等都能够通过系统与计算机软件实现，让科研人员从繁重的 手工劳动中得到解放，能够将更多的精力投入到研究当中。 此外采用电子档案还具有以下三个优点：第一是具有超强的共享能力，当 档案生成之后会自动存储到计算机系统的数据库当中，有权限的操作人员都能 够查阅档案，实现良好的共享，第二是其处理速度非常快，管理人员能够对电子 档案进行实时的修改与操作，生成之后立即可以进行下一步的核对与校验，提 高了档案管理工作的效率。第三使用电子档案可以快速实现分类和整合，与传 统的纸质文件相比。电子档案的整理工作非常便捷，无需耗费大量的时间与人 力资源，整理的结果更为精确。 ２医院电子档案管理中存在的问题 ２．１医院电子文件带来的问题 电子文件对于计算机设备具有很强的依赖性，同时还有信息不可识别性以 及可分离性、可共享性以及保存环境的特殊性，医院的电子档案管理工作就能 体现出这一系列特性。随着信息手段以及网络的普及，各级医院活动通常使用 网上申报系统，通过网络在线的方式操作，网络申报系统将文件资料打印成册。 这一方式能够有效的节省时间，提高工作效率，但是在带来方便的同时也造成 了新的问题。首先就是资料对于计算机以及软件的依赖性让电子档案的收集具 有一定的难度，其次是电子文件非常容易修改和删除容易造成让档案的原始文 件消失，其中某些内容与特征消失之后难以寻找，给审查带来一定的问题，最后 电子文件是计算机中的最终形式的文本资料，草稿还是打印稿、正本还是副本 都没有差异，给医院管理人员收集整理电子档案的工作带来极大的困扰。 ２．２医院电子档案管理者素质带来的问题 与传统的纸质文件档案管理相比较，电子档案管理工作不仅要求档案管理 工作人员有过硬的文化基础知识以及档案管理的专业技能，还对其计算机操作 能力以及软件的操作水平提出了要求。电子档案管理人员必须熟练的掌握信息 网络技术与计算机相关的操作技术，否则难以实现对电子档案的管理，同时档 案的安全性也得不到保证。 ２．３医院电子文件的安全性问题 ｒ电子档案是重要的历史资料，保证其真实性与准确性是档案管理工作的重 要环节。但是由于电子档案的特性，其容易修改编辑，同时还有部分鉴别原始资 料的凭证信息也容易被修改。操作人员的失误或者网络黑客的攻击都会对其安 全造成威胁，很多不法分子通过传播网络病毒对档案资料进行盗取甚至破坏和 毁灭。除了操作人员的失误以及网络黑客的侵袭之外，不可抗力的因素对医院 电子档案的管理也会产生威胁，如发生机器故障、停电等都会对档案信息造成 一定的影响。 ３医院电子档案管理的策略 ３．１建立完善的电子档案管理网络 医院中的档案信息具有数量庞大、类别繁多的特征，应当以现代高科技为 手段，创造数据库无纸化发展的契机。首先应当建立健全医院、档案室以及科室 的三级管理网络作为医院档管理的保证。明确医院电子档案管理工作人员的职 责、档案管理的流程以及要求，建立系统的管理模式对档案管理工作进行领导、 制度、操作以及保管方面的统一，并组织监督部门对档案管理工作进行监督，明 确各个部门的职责和权利，实现电子档案保管规范化与系统化，确保电子档案 的真实性与准确性，同时能够实现医院电子档案的多元化资源共享以及对管理 权限的统一规划。 除此之外，医院电子档案管理应当实行档案管理和其他信氲分开管理的模 式，成立信息科以及综合档案室分别进行管理 由信息科实施医院病案的统计 管理、书籍文献管理以及计算机设备的管理；而综合档案室则针对不同类别门 类和载体的档案实施统一管理，与此同时，综合档案室监督、指导和检查电子档 案管理工作的任务。部门之间的权责分明，相互之间协作配合工作完整医院电 子档案管理工作。 ３．２建立完善的医院电子档案管理制度 制度建设是做好医院电子档案管理工作的重要保障，医院应当建立科学可 行的电子档案管理制度，其内容包括电子档案收集制度、归档制度、利用制度以 及保管制度，明确医院电子档案的保管期限以及归档范围，将制定的制度与规 定纳人到医院岗位责任制以及考核办法中，与管理人员的切身利益相挂钩，提 高管理人员的工作积极陛。建立医院电子档案动态管理制度，按照规范化、流程 化的方式实施档案管理。 ３．３提高电子档案管理人员的综合素质 档案管理人员是医院电子档案管理工作的重要因素，其应当具备较高的素 质以及专业技能水平。首先让管理人员学习了饵医院开展的各种活动的规律、 流程以及电子档案管理工作中应用到的信息技术、网络安全技术和医学管理知 识。尤其是现代数字化的医疗信息手段、数字化设备、网络安全技术的应用，不 但需要管理人员有过硬的技能，还需要对自身知识进行更新以适应时代与技术 的发展变化，才能有效地进行医院电子档案管理的工作－同时提高医务工作人 员对电子档案重要性的认识，鼓励其自觉对文件资料进行收集与保存，确保电 子档案的完整性与准确性；此外，管理人员还应该学习档案管理的医院内部调 理以及相关的法规制度，增强法律意识、减少工作失误。 ３，４增加对医院电子档案管理工作的投入 电子档案管理工作水平的高低直接关系到电子档案信息的质量，关系到医 院的档案安全，更是医院开展医教学、以及科研活动的需要，才能让医院中的档 案得到充分利用、发挥出最大的作用。因此医院首先应该重视档案管理硬件及 软件方面的投入，选择性能优越的计算机硬件设备，保障工作效率以及档案的 安全，此外购买性能好刻录仪器以及选择科学的存贮方式也很重要。同时应该 配置商眭能的安全软件，开发安全系统，加大对防火墙技术、数据加密技术等的 投入，对于处于离线状态的电子档案采取有效的防盗和加密技术。确保医院电 子档案管理工作能够正常、有序的开展。 ４结语 医院电子档案管理的任务任重而道远，随着社会的进步电子档案管理的方 式与方法都在不断的更新发展，也让医院的电子档案管理工作面临着新的挑战 与难题。只有找到医院电子档案管理过程中存在的问题，针对问题展开思考，制 定一系列的策略才能强化管理水平与质量。本文中通过建立完善的电子档案管 理网络、完善医院电子档案管理制度、提高电子档案管理人员的综合素质以及 增加对医院电子档案管理工作的投入等措施加强对医院电子档案的管理，全面 提高医院的工作效率以及服务质量。 参考文献 ［１］张馨木．医院电子档案管理策略浅析［Ｊ］．中国科技纵横，２０１１，（８）：２０８． 【２】唐玲．浅谈医院电子档案管理【Ｊ】．科技与企业，２０１２，（１１）：６２． ［３】贾月婷．医院电子档案的重要性与创新【Ｊ】．黑龙江史志，２０１４，（２４）：７３－ ７３． 科技博览ｌ ２２７