××××科技有限公司
档案安全工作管理制度
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档案安全工作管理制度
第一章 总则
第一条 目的
为规范公司档案管理工作，切实发挥档案工作在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关规定，结合××××科技有限公司（以下简称“××××”）实际情况，特制定《××××科技有限公司档案管理规定》（以下简称“本规定”）。
第二条 定义
公司档案是指公司在经营、管理等各项活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字材料、电子文档、报表、账册、凭证、图纸、照片、录音录像等不同形式、不同载体的历史记录。
第三条 适用范围
（一）本规定中所指档案为沿海惠融总部及下设部门的各类档案；
（二）各部门在不违反本规定原则的基础上，可自行制定本部门的档案管理操作细则。
第四条 管理权限
（一）档案管理实行综合管理中心统一管理监督，各部门分类存档保管的原则； （二）公司综合管理中心是公司各类档案的归口管理部门，负责制定和完善公司档案规章制度及标准，并对公司各部门的档案管理工作进行监督、检查；
（三）公司各部门的档案日常管理工作由各部门具体负责，各部门负责人为所在部门档案管理的第一责任人。
第二章 档案的分类
第五条 公司档案按照部门分类为五个中心及一个独立科室（具体参见附件一：《××××科技有限公司组织架构图》（2019年10月））。按照密级分为绝密（S类）、机密（A类）、秘密（B类）。（具体参见附件二：《××××科技有限公司档案分类一览表》）。
第六条 档案分类代码编号
档案分类代码编号以档案名称的拼音缩写组成。编码规则为：（××××）—（部门）—（密级）—（二级目录编码）—（三级目录编码）—（年月）—（流水号）。其中三级目录编码由各部门根据工作实际情况分类编写，编码不得超过四位数。以综合管理中心为例：××××（沿海惠融）—ZHGL（综合管理）—A（机密）—JZ（卷宗）—YGRZ（员工入职）—201910（年月）—001（流水号）。
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第三章 兼职档案管理员的设立及职责
第七条 根据公司档案分级管理的原则，各部门档案由各部门自行保管及管理，为了使档案管理更加有序，各部门需指定专人担任兼职档案管理员。
第八条 各部门兼职档案管理员的选定和变更，应由各部门负责人提议，分管领导批准，综合管理中心备案后生效。
第九条 如各部门兼职档案管理人员发生变化时，应由所在部门提交企微签报申请“兼职档案管理员变更”，经分管领导审批同意后，报综合管理中心备案存档，并办好交接手续。
第十条 部门兼职档案管理员职责：
（一）负责收集、整理所在部门的档案，并定期清点； （二）负责所在部门档案资料的编号并分类登记入册工作； （三）负责收发、传送所在部门档案；
（四）负责办理、登记所在部门档案借阅手续；检查到期归还的档案是否完整无缺，发现问题及时报告和处理；
（五）负责对所在部门档案进行例行保养和维护；
（六）经申请、鉴定、批准后，在综合管理中心的配合下，负责对所在部门过期档案进行销毁；
（七）负责按期向综合管理中心汇总上报各项管理报表，如涉及重要敏感信息可将内容隐藏。
第四章 档案移交
第十一条 如档案管理人发生变更或档案归属发生变更时，应进行档案移交，移交时须填写《档案移交清单》并完成审批手续，（具体参见附件三《档案移交清单》）一式两份，交接双方各执一份。
第十二条 档案管理人员接收时应认真核对、检查、汇总，编制档案总目录。
第五章 档案归档与保管
第十三条 档案归档
（一）公司各部门日常工作中产生的档案必须及时收集、整理，按年度立卷。一项工作若涉及几个部门参与办理，由主办部门负责收集立卷；
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（二）装盒：档案管理员应依据文件档案类别及编号存放保管于相关类别的档案盒内。归档文件资料的份数以及每份文件的页数均应齐全完整。归档文件正面向上，按照时间先后顺序逐一排列整理；
（三）标签：文件归档时需打印文档标签（具体参见附件四），附在该文档的首页，注明文件名称、档案编号及包含材料页数及其它明细；
（四）建立《档案目录清单》（具体参见附件五），并将目录贴附在档案盒正面。 第十四条 档案存放
（一）公司应设专门的档案柜对档案进行存放、保管。档案柜由各部门自行管理，用于存放各部门分管档案；
（二）档案柜应放置在远离易燃、易爆和水、火等存在安全隐患的场所。档案柜周围不得存放危害档案安全的物品，并保持周围环境的干净、整洁。禁止在档案存放地周围吸烟、喝水、吃东西；
（三）档案柜内不得存放与档案无关的物品，；
（四）档案存放应依据载体选择适合的档案装具。实物档案避免挤压；影像光盘档案的保管应避免擦、划、触摸记录涂层，载体应装进光盘盒内，竖立存放于档案柜中，避免挤压，同时做好防潮防霉工作。
（五）定期检查档案保管状况，及时解决出现的问题。
第六章 档案使用
第十五条 档案管理部门应按照规定提供档案查阅、借阅工作。但涉及公司机密、商业秘密、个人隐私和可能造成不良影响、后果的档案，要严格限制使用范围。
（一）档案查阅、借阅必须认真履行手续，未经批准，不得私自进行查阅、借阅档案；
（二）如确有工作需要，需借阅档案或档案复印件时，必须提交企业微信审批，发起档案借（查）阅申请，经审批后方可借阅；
（三）公司档案原件原则上不予外借，因诉讼取证、监管要求等原因需借用档案原件的，需出示外部单位证明或相关法律条文规定，并提交企业微信审批申请，经审批后方可借出；
（四）S类档案原则上不予查阅、复印及外借，如有特殊情况，须经分管领导审批签字后，方可借阅并按限期归还；
（五）兼职档案管理员原则上应在借出的档案复印件加盖“档案限用”章，注明限
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用范围；
（六）申请人应严格遵守保密制度和档案查阅、借阅规定，档案原件不可任意转借、复印，更不能遗失、拆分、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等。如发现外借文件档案遗失，应第一时间向档案管理部门报备。
第十六条 档案归还时，档案管理员必须仔细检查档案，双方点交清楚后由档案管理员做好归还登记工作。
第七章 档案清点与稽查
第十七条 各部门档案管理员应对档案的接收、转出、借出、归还，及时进行相应的登记、注销和还原，保证档案实体的完整、安全和与目录严格一致。
第十八条 各部门档案管理员每季度应对当前档案进行全面的清点核查登记，做到账物相符，清点完毕后做好清查记录，并报综合管理中心备案。
第十九条 清点档案时应重点检查档案箱柜、装具及案卷是否符合要求，档案编号和实有数量与底帐是否一致，存放的位置与编号是否相符；档案是否损毁、丢失或错装。
第二十条 公司综合管理中心负责不定期对各部门档案管理工作进行检查。详尽填写《档案工作检查记录表》，（具体内容参见附件六）。
第二十一条 公司综合管理中心对各部门档案管理工作进行检查完毕后，应对检查情况及问题进行汇报和处理，提出整改措施，限期整改。同时做好后期跟进复查工作。
第八章 档案保管期限、鉴定及销毁
第二十二条 档案的保管期限
公司档案限定为永久、长期（6-10年）、短期（1-5年）三种。具体档案保管期限参见《××××科技有限公司档案分类一览表》。
第二十三条 档案到期的鉴定
（一）成立档案鉴定小组，鉴定小组成员由档案销毁申请部门负责人、综合管理中心负责人及法务部负责人组成；
（二）档案鉴定小组负责对到期档案提出鉴定意见及存毁决定，报分管领导及总裁批准；
（三）经档案鉴定小组鉴定，仍需继续保存的档案应重新划分保管期限，继续保存；对保管期满、确无保存价值的档案，由档案保管部门提交企业微信审批，发起文件作废处理申请，经审批后方可销毁。
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第二十四条 档案销毁
档案销毁时，档案销毁申请部门负责人必须指定至少两人负责档案销毁工作，综合管理中心负责现场监督执行。文件销毁后，须做好销毁记录，明确销毁档案目录，销毁时间，销毁参与人员等信息。
第九章 电子文档的管理
第二十五条 公司电子文档可分为：文字型电子文件、图像电子文档、音频电子文档、影像及多媒体音像数据等。
第二十六条 各部门档案管理员应对电子文档类档案进行备份，为保证备份文件的安全性，防止因灾难、互联网病毒、意外等带来的意外数据丢失，对于电子文件实行电脑备份和移动载体双套保存方式。
第十章 违规责任
第二十七条 有下列行为之一，根据情节轻重，给予行政处分或处罚，严重者将追究法律责任。
（一）未按本办法执行要求，造成文件档案损坏、丢失、盗用等，依情节轻重，由公司对违纪者予以行政处分。造成经济损失的，应对损失进行赔偿。造成重大损失、情节严重或涉及刑事犯罪的，移送有关司法机关处理；
（二）档案工作人员玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案； （三）将公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交档案资料，造成工作延误或经济损失的；
（四）擅自出卖、赠送、交换、涂改、伪造档案的；
（五）违反保密规定，擅自出卖、倒卖、抄录、公布档案，给公司造成损失的； （六）其它违反档案法律法规及公司档案规章制度的行为。
第十一章 附则
第二十八条 本办法的解释与修改权归综合管理中心所有，自总裁签发之日起执行。 第二十九条 公司其他制度与本制度冲突，以本制度为准。
××××科技有限公司 二〇一九年十一月一日
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附件一：组织架构
董事长2019年10月总裁副总裁副总裁总裁助理运营中心研发中心业务中心综管中心财务中心法务部技术部产品部运维部直销业务部机构合作部营销管理部人力资源部行政办公室会计部清算部
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附件二：××××科技有限公司档案分类一览表
一级类目 二级类目 三级类目 参考密级 保管期限 归档范围 （部门） （档案种类） （具体分类） 公文 证印 制度 卷宗 部门名称 文档 秘密 机密 机密 绝密 短期 长期 短期 长期 部门内部签报，工作通知，制度发文等 公司证照及印章 各项管理制度 人员卷宗（含入职、离职和调动）、劳动合同及财务报表和凭证 考核文件、经营数据、统计表单、第三方出具的报告、采购档案、资产档案、会议档案、车辆档案、办公用品档案、交接凭证等 机密 短期 合同 电子 其他
机密 秘密 长期 短期 业务协议、业务合同等 活动视频、宣传视频、会议录音、统计报表等
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附件三：档案移交清单 序号 1 2 3 4 5 6 档案名称 档案编号 交接人签字： 接收人签字：
交接人部门负责人签字： 接收人部门负责人签字：
交接人部门分管领导签字： 接收人部门分管领导签字：
密级 备注
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附件四：档案标签
文件名称 序号 1 2 3 4 5 6
包含文件 页数 备注
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附件五：档案目录清单 序号 1 2 3 4 5 6
档案名称 档案编号 保管期限 密级 备注 11
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附件六：档案工作检查记录表
检查内容 编号 检查部门 档案种类 档案编号 档案编号规则 1 2 3 4 5 6
档案内容 借阅记录 备注
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