【管理-制度】公司档案管理制度

现实的市场竞争平台上，产业化链条已逐渐形成。把握胜算的要件是，运用市场化、专业化、集约化等方式，将企业管理的产前、产中、产后等诸多环节整合成一个完整的产业链，以达到企业管理的规模化、专业化经营与管理，从而实现企业管理资源的优化配置，增加企业管理的附加值，不断提高企业的现代化管理水平。市场竞争平台上，大规模的集团化作战对企业管理的要求更高；企业管理的思想将更多的注入企业经营管理的理念；常规经营是企业管理经营之本将成为企业经营管理的基础。在这过程中，企业内部管理的系统性，精细化对企业经营管理的成功，将是不可或缺的。因此企业需要不遗余力地实行精致管理，推进精致管理，提升精致管理，练达精致管理。

同时，在新的劳动合同法背景下，企业的规章制度对提升企业的管理水平和能力有了新意，规章制度的作用和功效更加突显。为了供企业管理阶层提高管理水平和能力，我们特将我们提供法律服务的亚洲某物业管理100强企业的相关规章制度提供给企业管理者参考。但愿，这些管理制度对朋友们有所帮助。 1、 定义

本制度所指档案为：一个单位在各项活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物以及其他以各种方式和载体出现的真实反映历史纪录的材料。 2、 管理要求

1) 人事档案由人力资源管理部管理，财务档案由财务部负责管理，其余如

合同、行政发文等由行政管理不负责管理。

2) 档案应妥善保管，任何个人和部门不应私自保存、对外交流。 3、 收集与归档

1） 归档范围

凡公司经营管理活动及其他工作中形成的各种文字、声像、证书、荣誉奖品、图表实务模型等材料均属归档范围。 2）

收集

档案管理员根据归档范围，按文书处理和归档要求，进行预立卷。

因公外出参观学习、考察、调查研究、参加上级部门早开的会议者，应将会议的主要文件资料交档案室归档。

有关人员应做好文件材料的形成，积累、收集、整理，对正在归档的档案负责补充、完善。 3）

归档要求

归档的文件材料应完整、准确、系统，能真实反映公司各项活动和历史过程。 归档的文件材料，应使用A4型纸，并不可使用圆珠笔、铅笔等易褪色笔书写。凡收到易褪色文件应及时复印，原收件和复印件一起归档。 4）

归档时间

各类形成、收集到的档案材料，最迟应在第二年第一季度内立卷归档。 照片、录音、录像材料和设备说明书、证书等其他一些材料性文件，应在与这些材料有关的活动结束后及时归档。 4、 整理和保管 1）

档案整理

档案整理就是把处于相对零散状态的档案，经过分类组合、排列和编目，使档案系统化、条理化，便于保管和利用。 档案的编码及立卷根据各公司实际情况进行。

2） 档案的保管

立卷的案卷应按照档案的要求套上硬纸封面或装盒

设立专门的档案室，室内应保持清洁卫生，并装好窗帘，防止日光直射。 5、 保密 1）

档案管理员与借、查阅者应认真学习和自觉遵守档案保密规定，正确处

理保密与利用的关系 2） 3）

企业档案的保密划分为绝密、机密、秘密三个等级。

案卷应根据内容及价值，正确划分保密类别、保管期限，并定期对各类

档案进行密级审查。 4） 5）

存放档案案卷，文件资料的文件柜等应加锁，钥匙由档案保管员专管。 对档案保密范围内的文件，谨防泄密，因随意泄密造成不良影响和损失

等后果的，应视情节给予处罚。 6、 借阅与查阅 1）

需查、借阅档案的，应说明理由、要求及内容，并应出示已办妥的档案

查、借阅手续，查阅仅在档案室内进行。 2）

外单位借阅档案者，应凭单位介绍信，经执行董事批准，办妥借阅手续

后方可借阅。 3） 4）

外单位借阅档案应在档案室借阅，不得外借

查、借阅档案应妥善保管所借档案，负责其安全保密，不得涂化案卷、

拆卷、遗失和损毁等。 5）

复制档案应经相关负责人同意后方可实施。

7、 安全

1） 档案管理员应保管好文件柜钥匙，未经同意，不允许增配。遗失钥匙应

及时报告。 2） 3） 4）

档案室严禁烟火，严禁危险品进入。 非工作需要，任何人不得进入档案室。 档案管理员下班时应注意锁好档案室的门窗。

8、 鉴定与销毁

1) 按统一的鉴定原则和标准来判定各类档案的价值意义，从而确定不同的

档案为不同的保管期限。

2) 档案保管期限分为永久、长期、短期三种，永久保存指无限期尽可能长

远地保存下去，长期保存年限为16年至50年，短期保存为15年以下 3) 超过保存期限的，档案管理员提出鉴定销毁申请报告，经公司组织相关

人员对已到期档案进行鉴定后，由档案管理员按批复进行销毁或延期处理。

4) 对公司有长远利用价值的档案应永久保存。

5) 对公司在一定时期内有利用价值的，分别为长期或短期保存。 6) 介于两种保管期限之间的，一律就长不就短。 7) 档案管理员应编制销毁清册。