文秘档案管理制度(范本)

文秘档案管理制度

一、总则

为规范文秘档案管理工作，做好对各种文秘档案的收集、整理、保存、传递和利用，促进文秘档案的开发与利用，制定《文秘档案管理制度》。

二、管理范围

1.本制度适用于财务、人事、行政及其他各类文秘档案管理工作。

2.文秘档案：指按照管理规范和制度要求组织收集、整理、保存的各种主要文秘档案（包括但不限于各种文件、记录、卷册、图纸、书刊等资料）。

三、制度责任

1.公司领导班子成员为文秘档案管理的主要责任人，管理文秘档案的工作由公司库房、公司家具的负责人全权负责。

2.各部门领导要按时按量指示下属对本部门内的各种文秘档案进行及时归档、保存、传递、利用，并指导下属加强档案管理意识和方法，规范各种文秘档案文件内容、格式、管理流程等的使用。

3.公司库房、公司家具的负责人是对文秘档案进行管理和运作的主要责任人，负责本部门内所有文秘档案的分类、鉴定、整理和保存，并负责档案的检索、传递和销毁工作。

四、各部门档案管理

1. 各部门要按照工作制度规范不同级别文件的编写、印制、发放和使用；

2. 各部门要设立专门的档案室或保管区域，负责本部门内文秘档案的整理、管理和保管工作；

3. 各部门要定期清理归档档案、设置档案档案检索目录，开展档案技能培训，提高档案管理水平；

4. 各部门应加强对各种文秘档案的管理，确保各种文秘档案的安全性，加强对重要文秘档案的备份工作，提高档案可靠性和保密性。

五、文秘档案的收集、整理和归档

1. 各部门应为文秘档案设置专门的档案室或保管区域，确保文秘档案的整洁、有序；

2. 文秘档案的采集、整理和归档应符合国家、行业法律法规的要求；

3. 符合废弃审批程序后，文秘档案的销毁必须由公司的纪检委员会监督和批准；

4. 不得将档案外借、转移、移出室外，保持档案安全、完好；

5. 敏感性信息文秘档案要进行加密，确保隐私信息不外泄。

六、使用和借阅文秘档案

1. 各部门利用文秘档案资料和文件，需遵循国家和公司的相关法律、法规和规章制度；

2. 涉及保密信息的文秘档案必须在授权或发放人员的同意下使用；

3. 文秘档案不得外借，整本借阅，管理人员全程监管借阅并保证档案安全。

七、制度监督

1. 库房、公司家具的负责人是文秘档案的主要责任人，应把文秘档案工作纳入自己的工作计划，严格按照规定执行。

2. 公司领导将对文秘档案管理制度的实施情况定期进行审核和督查，确保文件资料的安全性、可靠性和私密性。

3. 备案、审批、编号、借阅等业务程序的规范管理和合理分工，通过不定期内部监督检查，做到及时发现异常问题，妥善化解。

八、附则

1. 本规定自颁布之日起实行。

2. 如对此制度有任何疑问请向公司库房、公司家具的负责人提出，公司将会积极配合并及时解决。

3. 本规定解释权归库房、公司家具的负责人({**银行信贷部总经理})所有

以上是一个简单的文秘档案管理制度范本，应以实际需求作出调整，以确保本公司的文秘档案管理工作更加专业和高效。