浅谈高校教学秘书应具备的基本素质和能力

浅谈高校教学秘书应具备的基本素质和能力

摘要：本文先阐述了高校教学秘书的工作性质和工作职责，进而分析了教学秘书应具备的基本素质和能力。

Abstract： This article firstly elaborated the university teaching secretary's work nature and the work responsibility, then have analyzed the basic quality and ability which teaching secretary should have.

关键词：高校教学秘书素质能力

Key words:University; Teaching secretary; Quality; Ability

作者简介： 吴敏，女，汉族, (1981-)，福建省教育学院函授部教学秘书。

科学严谨的教学管理是高校提高教学质量的重要保障，要提高教学质量，就必须提高教学管理人员的素质，拥有一支高素质的教学管理队伍。教学管理是学校管理的中心内容，教学秘书是学校教务部门和院系教学主任的得力助手，是各种教学管理信息上传下达的桥梁，是联系学院、教务处，系部领导、教师和学生之间的纽带，在教学工作中发挥着不可替代的作用。

一、教学秘书工作性质与工作职责

高校教学秘书既是基层管理者，要协同专职的教务员处理本学院教学方面的常规事务；又是面向师生的服务者，为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助；同时也是联络者，

与专职教务员共同在教务处、学院主管领导、教师及学生之间传递和沟通信息，协调关系。这三个角色是有机统一的。因此说教学秘书是学校与学院及师生这几者之间的信息沟通链条。[1]

高校的教学管理主要包括教学计划、教学运行、教学质量监控、教学研究等方面，涉及学科、专业、课程、教材、实验室、实践基地、学风、师资、教学制度等基本条件建设等，而教学秘书的工作职责涉及到教学管理的各个方面。

(一)参与教学计划管理

教学计划管理的核心是专业培养计划，培养计划是保证教学质量和实现人才培养目标的重要条件，是组织教学过程、安排教学任务、确定教学规模的基本依据。教学秘书主要负责做好本院培养计划的落实工作，同时配合教研室落实教学计划所列的课程，在此基础上编制本院专业课表并维护课表正常运行。

(二)保障教学运行管理

教学运行管理是以教师为主导、学生为主体、师生相互配合的教学过程组织管理和以校、院系教学管理部门为主体进行的教学行政管理。教学秘书在教学运行中完成大量常规的保证教学秩序管理的具体工作，如各种教务安排，管理学籍教学档案，上传下达协助组织学风教风建设活动，及时汇报协助处理教学执行过程中的问题，保障整个教学过程的正常运行。

(三)落实教学质量管理

教学质量是学校教学工作永恒的主题。各高校都有一些教学质量监控与评价管理制度，力图对教学实施有效的监督、评估和指导，起到加强自我约束、形成良好的教风学风，增强自我发展能力的作用。在教学质量监控管理中教学秘书负责本院系具体落实工作，如起草计划并组织落实，与巡视员、信息员联系，组织学生评教，收集各方面意见并反馈等。

(四)协助教学改革工作

教学改革内容涉及人才培养方案优化、实践教学改革、精品课程建设、教学方法、实验室建设、教材建设等诸多环节。因此配合教师进行教学改革工作成为教学秘书日常工作重点之一，教学秘书在教研教改中为老师准备教学相关数据及资料，协助教师分析教学过程中存在的问题，协助对本院系教研教改课题管理，使教学改革不断推向深入，客观上也起到促进教学工作的顺利开展，提高人才培养质量的作用。[2]

二、高校教学秘书应具备的基本素质

2.1思想政治素质

作为一名高校的工作人员，首先必须热爱祖国、热爱人民，具有坚定、正确的政治方向，坚持党的四项基本原则和各项政策方针，拥有高尚的思想品质，科学的世界观、人生观和价值观，为人正直、磊落，敢于扬善抑恶，自觉地用马列主义、毛泽东思想及邓小平理论来指导自己的言行，在实践中贯彻“三个代表”重要思想。这些尽管看似空泛，但“学校无小事，处处是教育”，在高校为人师表，个人的政治思想素质不仅反映自身的状态，而且影响那些世界观、人生观、价值观尚未定型的学生。因此，对教学秘书来说，思想政治素质是最基本的要求。[3]

2.2职业道德素质

教学秘书所从事的主要是服务性工作，都十分琐碎。要做好教学秘书这个工作，如果没有一种服务意识和乐于吃苦、甘于奉献的精神，是绝对不行的。教学秘书要从大局出发，围绕高校的重心开展工作，着眼全局，当好参谋，发挥好助手作用。教学质量是学校生存和发展的基础，是学校的生命线，保证和提高教育教学质量和人才培养质量是学校永恒的主题。而这些，都离不开教学管理人员对教学管理工作的忠诚和热爱，对教学质量的不懈追求。教学秘书要增强使命感和责任感，深刻明确肩上的重任，绝不可放松对教学管理质量的要求，更要有敬业奉献精神和吃苦耐劳精神，甘作无名英雄，兢兢业业地、脚踏实地地努力工作，在实践中提高分析问题和解决问题的能力，不断提升服务质量。[4]

2.3业务能力素质

高校教学秘书的工作涉及面广、综合性强，这就要求既当专家，又当通才。教学秘书的工作是多方面的，这就要求不仅要掌握足够的知识，还要有合理的能力结构。教学秘书应具备的基本能力包括敏锐的观察力、良好的记忆力、丰富的想象力和科学的思维力。教学秘书既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍式”的人员，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定组织和管理能力的人，要组织一些活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作做好。教学秘书不仅要熟悉自己本职工作的专业知识，同时还要熟悉自己服务对象的专业知识。

2.4心理素质

良好的心理素质，对于许多行业的人才来说都是必要的，尤其是教学秘书。随着经济社会的持续快速发展和知识经济时代的到来，教学秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，

都对其心理品质提出了越来越高的要求。教学秘书的工作性质特殊，工作内容繁多，其工作的辅助性、服务性的特点又常常导致教学秘书处于各种矛盾的中心，时常承受着巨大的心理压力。没有健全心理品质的人是很难胜任这一工作的。因此，心理素质是教学秘书的必备素质之一。[5]

三、高校教学秘书应具备的能力

3.1处理信息资料的能力

教学秘书的工作繁杂，每天面对着大量的文件、电话、会议资料，这些信息材料，都是从不同环节和角度来保证教学工作顺利进行的。它们的时效性、指导性和收藏价值各不相同，教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力，也就是对材料分门别类，收藏存档，并向系领导及时汇报，向有关教师及时通知。同时，教学秘书还要客观、全面、及时地采集基层的反馈信息，及时整理，并报告有关领导，从而进一步调整、补充有关决策，使之更加符合教学实际的需求。[6]

3.2良好的沟通能力

教学秘书经常参加校内各机关的会议，与上下左右部门的人员交流信息，既要联系学校各部门机关和广大教职工，又要处理来自基层的汇报和请示的问题。这需要教学秘书有较强的沟通能力。教学秘书避免不了时刻与各方面人员打交道。由于他们的个性不同、工作不同，所形成的文化氛围也不同，为达到沟通畅通，教学秘书必须在坚持原则的前提下，讲究灵活性和应变性，做到热情而又机智幽默地传递信息。

3.3开拓创新能力

开拓创新是时代赋予的新要求。作为基层管理工作者的教学秘书，应该具有开拓和创新的能力，这表现在：利用新方法、新思路提高日常工作效率；注意收集国内外高校教育教学改革的好经验和好做法；工作中能形成自己的思想和见解，为领导提供教学、管理的新建议；有效地获取最新的发展信息，给领导的决策提供科学的依据。[7]

3.4自我提高能力

时代的发展不断地向教学秘书提出新的要求。未来的教学秘书应是具有扎实的基础与专业知识、适应面广、素质高、能力强的高级应用型人才，这就要求教学秘书应在顺应时代发展变化的过程中不断创新，与时俱进，发挥工作的主动性、积极性和创造性。通过自我学习的机制，自我提高。因此，教学秘书应具备自我提高的能力，以满足广大师生对教学秘书工作的期望与要求。

当然，要具备良好的自身综合素质，成为一名合格的高校教学秘书，并非一日之功，而是要靠不断的学习和实践，日积月累来慢慢完善。俗话说得好，只要功夫深，铁杵也能磨成针。功夫不负有心人，我相信，每个教学秘书，只要具有强烈的事业心和工作责任感，有恒心和毅力，肯钻研、善探索，努力适应工作规律和寻找工作方法，不断地总结经验，一定能够全面地提高自己的综合素质，打破以往人们眼里教学秘书是系里的勤杂工的印象，树立新形象，为推动我国高等学校的发展发挥重大的作用。

参考文献：

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[5]谭娟娟.高校教学秘书素质与能力结构探析[J].辽宁教育行政学院学报,2007,12:34

[6]吴秀红.谈高校教学秘书素质[J].机械职业教育,2007,2:25-26

[7]谭娟娟.高校教学秘书素质与能力结构探析[J].辽宁教育行政学院学报,2007,12:36

如何做好高校教学秘书工作

教学质量管理是教学管理的核心，是人才培养质量的重要保证。教学秘书是系级教务管理工作的具体执行者、实施者，各项教学活动的组织者、安排者，作为联系教师和学生、教师和教师，系与系教学工作的桥梁和纽带，渗透教学计划管理、运行管理、质量管理的各个方面和环节，因此其地位独特，作用不容忽视。

1.助手参谋作用教学秘书直接管理教学事务，获取信息快捷而可靠，可以尽快纠正教学过程中执行任务的偏差，不仅协助系主任处理系里的具体事务，如教学工作方案的制定与实施、落实与检查、评价与改进等，还应该积极调查并发现新情况、解决新问题，研究新方案、采取新措施，主动为领导提供可靠的第一手资料，在必要的情况下提出合理化建议，为系领导的决策创造条件，起到参谋的作用。

2.组织协调作用教学管理涉及方方面面，在这个蓬大而又相互牵连的网络中，教学秘书处于枢纽位置。在教务管理工作中，教学秘书负责组织、落实各项教学工作，教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、统筹性的，而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书直接管理和落实。如排课、调课、征订教材、落实教学计划、安排各类考试、学生成绩管理、毕业生毕业资格审查、毕业证书和学位证书管理、核算教师工作量及教学津贴等等，都要由教学秘书组织完成。同时，由于教学管理的许多活动呈现纵横交错的网络关系，教学任务的完成是由许多部门共同完成的，教学秘书也是教师、学生和教学职能部门之间的纽带和桥梁，具有上传下达、协调左右、互通情况、沟通信息、改善关系、合理统筹的作用，其协调职能发挥得好坏将对系（院）的教学活动产生直接影响。如果协调不好，就会造成混乱，或者导致矛盾，从而影响教学质量。

3.服务保障作用管理也是一种服务。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，是提高教学质量的重要前提和基础，是系（院）级教学秘书的一项日常性的工作，也是教学秘书工作的重点所在，其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成。教学秘书扮演的是服务教学、服务教师、服务学生的角色，应该加强与教师、学生的沟通，主动为广大师生着想，及时反馈教学信息，切实做好本职工作，真正把服务落实于各项教学管理工作中，为日常教学活动的顺利进行提供保障。如：教师的教学工作进度、课堂教学的考勤和质量监控、教学工作量的核算、教研活动的开展、学生的学习情况、考试成绩的及时记录；学期中和学期末做的教学工作总结

，考试后的教学质量分析等，教学秘书都必须熟悉掌握，并组织力量，合理安排，切实实施。

论高校教学秘书的角色定位和素质 高校的教学管理过程中，管理队伍素质的高低，这方面不仅仅直接关系到一个校园的教学水平、教学质量以及办学效益的高低，甚至关系到

学校今后面对社会生存和发展。因此，要选拔工作能力强、有事业心、责任感、踏实肯干的管理干部充实该队伍。 关键词：教学秘书；角色地位；教学管理 【正文】：如何在高校做好教学管理工作，是每个高校教学管理者必须研究的重要课题。而想要做好教学管理工作，首先要建立一支具有良好素质、以及能力强的教学师资管理队伍,这也是实现高校教学管理面向规范化的关键。 作为一名高校的教学秘书，通过一定的组织形式、管理手段使教学活动达到预定目标的过程，在高校教学管理规范化中起着重要而特殊的作用。他们是基层管理者、组织协调者、检查监督者,也是管理本院、系教学教务工作的得力助手，从教学活动最初的组织、落实教学计划到最后协调配置教学资源等，教学秘书针对这些方面都起着桥梁性的作用，同时也是学校教务处、教师、学生及相关部门联系的纽带。从基本能力和专业能力方面不断地完善自己，并提出了提高教学秘书素质的具体措施。 一、工作中教学秘书是怎样的角色定位 近年来，随着教育水平的提升，如今各高校都在扩大招生规模，大力引进师资力量，学校所面对的教学管理工作要求逐渐完善，要求效率在多个点上不断提高，如此条件下教学秘书就需要提高自身综合素质来适应现今信息化的教学管理新形势，首先要明确了解自身在工作中的特点，要具有创新精神和求实作风，这样才能在繁杂的工作当中游刃有余，从而提高工作的效率。 （一）在教学管理中的服务性和管理性

高校教学秘书在工作中承担着向全系教师宣传系部、学院及上级主管部门所制定的各项规章制度的职能，同时也负责向全系教师传达各类教学管理的有关书面文件、在工作中主动征求和虚心听取各院系教师对学院教学管理工作的积极意见和建议，并及时的想上级反馈信息和意见等工作。

教学秘书从事的是对教学计划的实施过程中所见的常规管理，其中包括教学运行管理和教学例行管理以及教学档案管理，这些职责的主要目的主要是维持正常的校园教学秩序。

因此，教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。

（二）在工作中的责任性和原则性

在任职的过程当中，教学秘书的工作对责任心要求是非常高的，任何一点工作中的失误都是很容易出现责任事故工作。面对这项琐碎、繁杂的工作内容，首先要具备认真负责的心态，使用积极向上的工作心态，努力去完善每项工作内容，否则稍有不慎可能就会影响到教学秩序，甚至造成教学事故的。

置身在繁杂的工作过程中，总是难免会遇到各种复杂这样或那样的需要处理的问题，在这样的环境下就要求教学秘书在处理问题时既要维护学院的权威和规章制度的严肃性，又不失公平公正和公开的处理方式。

所以，基于这样一个工作性质特点，在校务处的教学管理上始终都需要严格按规章制度办事，在任何事情的处理上冷静客观地反映和处理问题 ,原则性与灵活性以及责任性高度相结合，才可以保证教学工作的正常进行。

（三）明确了解工作的繁杂性和形象性

在教学管理当中仅仅从工作的内容来看，教学秘书这份工作是几乎涉及全院教学管理的各个方面，在工作的过程当中需要面面俱到，能沟通协调，合理安排，使得每一项工作都顺畅、正常的进行。

所以，教学秘书的言行和工作作风都是在整体上都代表着系部的整体形象。这就要求教学秘书不仅要作风正派、言行稳重，而且还要体现出积极向上的良好工作作风和较强的协调能力。

二、教学秘书自身素质的培养

教学秘书在高校整体工作中具有非常重要的作用，切切实实的认识自身，对自身工作有着相当深刻的认识和正确的理解，这两点对于进一步做好教学秘书工作，具有非常重要的意义。同时，我们也能从工作的特点以及针对性总结对教学秘书自身综合素质的要求。

（一）要具有一定的教育理论知识

在教学管理中，教学秘书要经常性的在生活和学习中与学生想接触，在心理需要掌握一定的教育理论知识和概念，只有这样的前提之下才能按照正确的教育规律，达到管理育人和服务育人的双重目的。

（二）要做好参谋助手工作

由于教学秘书的工作性质不同，能在最短的时间获取准确的信息，从中得出一些回溯性、经验性的东西，供系主任参考，才能高效的辅助系主任对教学工作作出正确的决策，

使得上级所下达的指令能够以更快更精准地下达，在第一时间内得到更有效率的回馈。

（三）持续提高自己的业务水平

教学秘书工作看似简单，平时只是简单的收集资料、传递信息等。但是融入工作中，你会发现教学秘书其实就是教学管理秘书，要想使庞杂的工作变得有条不紊的稳步进行，教学秘书不仅要有学习的意识而且还要善于总结，将工作项目理清头绪，按分阶段划分成若干条目，令其富有条理性、可操作性，甚至提出合理化建议，从而大大提高工作效率。

（四）需要具备良好的身心素质

良好的心理素质是高校教学秘书能够胜任、完成教学管理工作任务，协调人际关系等的必备条件。而强健的体魄是做好工作的基础条件。教学秘书在日常紧张的繁重工作之余需要注意自身身体的锻炼，才能保证身体健康的状态，更好为以后的工作打下良好的基础。

总之，随着高等教育事业的不断发展，教学秘书将面临更大的挑战，在实际工作中不断提高自身的综合素质和管理水平，强化服务意识和奉献精神，提高管理水平，为高教事业的发展发挥其应有的作用。

【总结】：针对各个高校的教学管理规范化，教学秘书工作是高校教学管理工作中的重要环节，教学秘书的工作质量直接影响学院的教学质量，在高校教学管理中具有举足轻重的地位。他们既是管理者又是服务者，是教学工作正常进行的保证。在教学管理系统中发挥着重要作用。因此教学秘书的业务水平与基本素质直接影响到教学管理规范化的水平。

【参考文献】：

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[3] 仲甜甜.??浅谈高职院校教学秘书应具备的素质[J]. 学理论. 2011(22)

浅谈高校教学秘书素质的提高与教学管理的关系

摘 要：本文通过对当前高校教学管理存在的问题进行深入研究，从而找出了提高高校教学管理的基本方法，即高素质教学秘书队伍的构建和培养。接着就教学秘书对于教学管理的巨大作用和重要意义进行了理论性的阐述。最后提出了要加强高校教学管理的终极任务目标。

关键词：高校；学秘书；教学管理

一、目前我国高校在教学管理方面存在的问题

第一、高校在教学管理观念上比较陈旧。管理观念在管理主体中支配着方法策略，对管理质量的好坏很重要，决定管理目标实现的快慢。随着管理理论的进步，观念也在进步，以人为本的理念在如今社会显得尤为重要，以往管理观念影响了教学管理，占主导地位的是行政及经验管理，人本主义的管理观念还需努力去树立。

第二、在高校教学管理中一个严重的现象就是行政倾向，在现代，采用科学化管理是高校管理必须做的，而是现实中依然存在经验化和行政化管理。

第三、没有重视教学管理的重要性。体现在以下方面：首先学校相关部门对教学管理的认知不够，导致学校领导把教学管理当成例行工作，主要精力用在建设新校区以及申报学位上，再者学校推行的教学管理体制牵扯了很大的精力，也造成很大的压力，没有时间与精力投入教学管理。

第四、不科学的激励机制与绩效考核。主要体现在考核内容太片面，教学工作量不全面，教学质量不重视，在发展环境和精神层面不够重视。

第五、提高教学管理人员的素质。

二、教学秘书对于高校教学管理重要作用

作为教学秘书都有哪个作用呢？包括第一条协调组织，第二条参谋助手，第三条保障服务。

在一些高校，教学秘书是负责基层事务的，也是基层教学的执行与管理者。是由高校教务处及系主任领导的，主要是协助校教务处及系主任的日常工作，起着助理的作用，同时也是与其他部门及领导的联系的纽带，有上传下达的职责。教学秘书对教学相关政策比较熟悉，因为是战斗在一线的，对教学人员的各种情况也很熟悉，便于将各种信息反馈给校上级领导，有利于教学工作的开展。

具体工作体现如下：

第一：教学秘书应具备的素质水平与职业精神很高，教务与教学能力很强，办公室日常教学协调到位，能协助领导做出决策。

第二、教学秘书在处理日常工作中的反应能力。

第三、教学档案在促进教学改革上起很关键的作用，教学秘书要收集和整理工作。

第四、各种资料的管理。

第五、教学计划的制定与实施。

三、现代高校教学秘书的状况

在我们国家，关于高等院校的教学政策的改革，尤其是教学管理上提出新的要求，一些专家也提出一定要加强教学管理队伍的壮大，管理水平需要提高，在这样的情况下，教学秘书在其中也提升了一大步，尤其是大量老师、硕士毕业生的加入，对秘书这个职位整体有了提高，在此情况下，教学管理队伍的建设还比不上师资队伍的建设，教学秘书队伍也不能满足高等院校，尤其是现代化、规范化与科学化的要求，主要问题包括：首先不合理的队伍结构，素质不高，不管是专业还是学历，还是专业知识都不合理，其次不稳定的队伍，这个职位需要专职人员负责，才能保证管理水平，再者没有培训的机会，目前教学秘书的专业知识不够，但又没有学习的机会，最后工作质量意识低，没有创新思路和方法。

四、分析高校教学秘书的能力培养性

随着社会的进步，经济的发展，高校教育的人才培训模式也发生了变化，大众教育代替了精英教育，为能赶上时代的脚步，多数高校的培养模式也做出调整，定位在应用性、地方性及综合性，并以培养高层次的应用型人才做为重中之重的工作目标，由此可见，要实现这个目标，就需要大量德才兼备的专职人员加入，而教学秘书在基层工作中起着独一

无二的关键性作用。

高校秘书的工作具体决定体现在哪些方面，重点还是在独特的要求上有决定性作用，需要做到的如下：第一是一般秘书的能力，第二是与高校相结合的能力，具体能力汇总如下几点：

第一点：教育观念需要有与高校同步理念。

第二点：在管理的能力上具有科学性统筹性。

第三点：需要的专业知识具备学科及教学管理性。

第四点：必须掌握的两项技能就是信息处理与办公自动化。

第五点：非常好的与人沟通能力。

第六点：较强的团队合作能力，团队合作能力的具备是由教学秘书的岗位性质及职责角色决定的。

第七点：有较强的语言表达能力。

第八点：能够积极提高自身素质，并有一定的开拓能力。

五、打造高素质教学秘书团队，加强高校日常教学管理

教学秘书这个岗位非常重要，不仅是我们理解的通信员、收发员、勤杂工，首先从意

识上一定要认识到它的重要性，尤其是在教学质量管理中，有的人曾提出，教学秘书的重要性相当于半个系主任，这个说话是有一定道理的，所以，作为一句教学秘书一定要有自信，要重视这个岗位及起到的作用，而且要主动的、积极的开展工作，把教学秘书的作用充分发挥出来，尤其是在教学质量管理中的作用无可替代。

第一点：必须具备的一种理念就是创新理念，在认识上一定要提高，服务意识要加强，责任感以及使命感也要增强。

理念的创新的真正含义是从事教学秘书工作的员工，一定要打破常规突破以往长时间部分人们的偏激看法，一如既往的热爱自己本职的工作。

第二点：学习是一辈子的事，一定要在学习方面加强对自己的要求，不断努力在管理水平上提高自己的能力，在综合能力方面也要提高。

教学管理有两层含义，从不同的角度去理解，既含概了行政方面的管理，又是学术的管理。

第三点：教学秘书在教学管理中的工作方法—— 创新

教学秘书要想快速完成教学管理工作，其中有一个非常重要的条件就是要有工作方法一定要科学，一个教学秘书工作能力如何也是在工作方法是否科学上体现出来的，工作方法具有一定的科学性，达到的工作效果是不一样的，业绩是突出的。

各级学校一定要意识到教学秘书工作的重要性，对此工作的作用及地位要予以肯定，从根本上重视起来，对其工作要倍加关心，比如从思想上、工作上、相关政策上都要做出

关心，要在工作上给予支持。另外，不管是在职务晋升，还是奖金奖励，还是表彰先进等方面，都要建立完善的激励制度，并且对教学秘书进行定期或不定期的培训，让其有学习进步的机会，通过种种渠道来解决教学秘书的顾虑与问题，这样教学秘书才能充分发挥他的作用，不管是教学质量管理中还是教学质量上，共同担负起培训综合型人才的重任，为国家做出更多的贡献。

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本文摘自中国论文网，原文地址：http://www.xzbu.com/5/view-4117741.htm