维普资讯 http://www.cqvip.com 第２６卷 第３期 湖北师范学院学报（哲学社会科学版） Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｈｕｂｅｉ Ｎｏｒｍａｌ Ｕｎｉｖｅｒｓｉｔｙ（Ｐｈｉｌｏｓｏｐｈｙ ａｎｄ Ｓｏｃｉｌａ Ｓｃｉｅｎｃｅ） Ｖ０１．２６ Ｎｏ．３，２００６ 浅谈高校教学秘书的素质及管理职责 吕 苗 （湖北师范学院美术系，湖北黄石４３５００２） ［摘要］ 教学秘书工作质量的优劣是提高高校教学管理水平的关键，为使教学秘书工作与时俱进，应提 高教学秘书素质，不断改进教学管理工作，全面优化管理手段。 （关键词】 教学秘书；素质；管理 ［中图分类号］Ｃ９３１．４６ ［文献标识码］Ａ ［文章编号］１００９—４７３３（２００６）０３—０１３３—０２ 会科学知识，同时又懂得一定的计算机硬件知识和软件 知识者，工作起来，一是熟知上级有关文书管理工作等 方面的规定和要求，熟悉本部门的工作性质、任务和职 责；二是能根据教学规律、科研规律，建立起一套科学的 高等学校的教学秘书是协助主管领导制订计划、传 达指令、检查教学质量、调查研究、综合情况、联系接待、 严管学籍、严格执行教学管理法规的基层工作者。其自 身素质和管理方法应不断优化才能与时俱进。 管理模式；使工作流畅，层次简捷，程序规范，各个环节 一、高等学校教学秘书的必备素质 的运行均能达到高效、灵敏、科学的水平。由于教学工 作具有循序渐进和周期长的特点，在教学过程中，教学 １、政治素质。政治素质是教学秘书工作成绩的重 要前提。没有全面正确的政治素质，教学秘书工作就会 迷失方向。依据高校教学秘书的职责推导，其必不可少 秘书要对每一个教学阶段和教学环节进行连续性管理， 不可中断和脱节，否则都将影响到教学工作的正常进 行。在教学管理过程中，教学秘书要做到三个及时：及 时捕捉教学信息，及时处理各个教学环节中存在的问 的政治素质应该是：坚定正确的政治方向和高度的思想 政治觉悟；勤恳、一丝不苟和分秒必争的工作作风；谦虚 谨慎、崇尚科学和遵纪守法的职业道德品质。一旦具备 了政治素质，工作中遇到的任何困难都将迎刃而解。 题，及时协调各方面的关系。这样才能使各个教学管理 环节保持平衡和协调运转，才能最有效地利用人力、物 力，提高工作效率及管理效能，从而保证教学质量的不 断提高。在教学管理的过程中我们应注重对人的管理， 要充分调动教师、学生及各类人员的积极性，相互配合， 相互支持。与此同时，要了解并熟悉高等学校教学科研 任务和各方面的专业知识，使教务管理工作既全面而又 富于自己的特色。总之，作为高校教学秘书，其业务素 质应具备精明干练的办事能力、综合分析能力、组织协 调能力、较好的语言文字表达能力。无论是办文、办会、 ２、业务素质。高校教学秘书的专业素质，是诱发其 工作能力并创造工作奇绩的基础。教学秘书工作范围 广，可塑性强。其职责大到为领导提供信息，出谋划策， 协助草拟文件方案；小到一个调课通知或为教师发一本 教科书。因此，秘书的业务素质非常重要。其必备专业 素质一般是：秘书学知识、所在院（系）学科的专业知识、 教学管理知识、文件法规的应用能力、计算机的应用能 力、促进人力与物力和谐发挥的能力、秘书工作的综合 与创新能力等。凡是学过秘书学的本专业毕业生担任 教学秘书工作者，在开课、排课等一系列工作中更能体 现专业优势，工作亦会更轻松。凡是熟悉本专业知识 者，定能有助于工作的改进和创新。凡是懂得基本的教 办具体事，都能拿得起，放得下。案前百事，能分清轻重 缓急，得心应手的处理各项事物。做到忙而不乱，杂而 不烦，疏而不漏，有条不紊。 ３、服务素质。办公室处于院（系）的中心地位，上对 领导，下对群众，其职责就是为教学服务。教学秘书如 果在思想上牢固地树立了服务意识；那么就会在日常教 务管理、秘书学、秘书写作、历史学、文书档案等有关社 【收稿日期］２ｏｏ５—ｏ６—ｌ２７ 【作者简介］ 吕 苗（１９７７一），女，湖北黄石市人，湖北师范学院美术系教学秘书。 ・ｌ３３・ 维普资讯 http://www.cqvip.com 学管理的各项工作中，既能全心全意埋头苦干，又能以 其出色的成绩使广大师生满意。 ４、社交素质。社会领域的人与人之间的往来应酬 称谓社会交际，简称社交。社交素质一般指礼仪知识、 专业知识、科研知识、互动能力、互惠谋略、双赢办法等。 这些社交基本素质具有沟通渠道、宣传形象，广泛联谊， 促进学术交流的作用。如何依靠领导，团结教职员工， 促成一个和谐的教学科研环境，的确需要教学秘书具有 良好的社交素质。 ５、保密素质。频繁的考务工作要求教学秘书具有 高度的保密意识。各门课程的试题保密工作是教学秘 书的神圣职责。一旦泄密，便会严重干扰正常的教学管 理程序。因此，教学秘书应协助领导建立并健全保密制 度，明确岗位职责，承担宣传保密制度的义务。 二、教学秘书应不断提高自身的素质 目前，各高校教学秘书队伍参差不齐。第一，教学 秘书素质和能力的起点都较低。第二，没有进修和提高 的机会。第三，工作方法单一，缺乏上进心。虽然这种 状态与领导的重视程度息息相关，但只要教学秘书能自 觉积极地努力学习；在干中学，学中干；长计划，短安排， 就一定会适应现代教学管理的要求。 １．努力学习，是教学秘书不断提高自身素质的需 要。高校办公室工作的特点要求教学秘书具备较高的 思想、理论、政策水平及较宽的专业知识面。教学秘书 只有不断地刻苦学习，充实和丰富自己，才能适应工作 的需要。秘书工作决不是简单地写写材料，整理搜集信 息，他们的思考常常是超越自己职级范围的高层次思 考。不是领导，但往往要在思想上进入领导角色。从适 应领导决策的需要上来收集情况，分析问题，研究政策， 并提出建议。所以，要不断地努力学习，增长知识。当 前，要认真学习邓小平同志关于建设具有中国特色社会 主义的理论和胡锦涛同志有关荣辱和道德品质的教导， 要学习党的方针、政策、文件和各级领导的讲话，逐步提 高决策水平。新时期给办公室工作提出了新的要求，因 而教学秘书要充分发挥自己的积极性、创造性，主动大 胆地开展工作。 ２．干中学，学中干。由于高校教学秘书工作具有 “繁，重、紧、杂”的特点，所以教学秘书不会有更多的时 间和机会去专门进修学习，而只能在工作中学习和提 高。教学秘书要把服务工作当作提高自己的课堂，珍惜 每一次的实践机会。多实践，勤积累，善总结，努力在工 作中掌握服务规律，促进自身素质的提高；另一方面要 在学中干。文秘工作毕竟不同于其它工作，为领导服务 不仅需要实践知识，更需要理论指导，需要把感性认识 上升到理性认识的自觉行动。因此，教学秘书需要在工 作中加强理论学习，不断提高理论素养，为做好服务工 ・ｌ３４・ 作打下良好的基础。 ３．制订教学管理培训的计划，教学秘书自身素质的 提高是一个由浅入深，由低到高的积累过程。教学秘书 自身素质的提高不仅局限于一时一地，它更需要长期的 培养与努力。因此，工作在教学管理一线的教学秘书应 将培训事宜纳入工作计划，不断更新教学管理手段和方 法，提高工作效率。这就需要根据自己的工作实际制定 自我提高的长期计划并将长远计划和短期目标相结合， 做到“心中有数”。另外，还需根据近期的工作，制定数 月数天的短期目标，把它纳入到长远的计划之中，做到 有计划，有目标，长计划、短安排。这样才能加快自身素 质的提高，收到事半功倍的效果。 三、科学地建构教学 秘书的管理工作系统 教学秘书的教学管理工作涉及到学校教学系列的 方方面面。依笔者多年的教学秘书工作实践认定，只要 能发挥秘书素质的潜在能量，结合本专业教学工作特 点，遵循教学管理规律，坚持从“制订与修订教学计划、 安排课程表、拟订开课计划、督促课业实施、组织考试与 考核和规范学籍管理”等方面，不断地探索和总结，便 会发现新的科学管理手段，并果断地破除早已陈旧的教 学管理模式，从而建立起一个新的科学管理框架。 １、制订和修订教学计划。教学过程是一个有序的 发展过程，教学过程要通过教学计划来指导和管理。教 学过程又是教师和学生共同的过程，它的实现要依赖教 育和教学的客观规律，也是根据专业培养目标和教学计 划、教学大纲，通过教师的教与学生的学来共同完成的。 科学的制订、执行和修订教学计划是高校最为重要的教 学立法和执法活动之一，必须按照严格的规范和程序进 行。教学秘书应协助系主任根据教务处下发的制订教 学计划的原则及学科特点制订教学计划。教学计划获 批后，教学秘书应协同主任严格执行教学计划。原则上 不允许有任何的改动。如对课程的设置和安排需作调 整可在四年后进行修订或是提出修订教学计划的报告。 ２、课程表的安排。根据教学计划编排课程表是教 学管理中的中心环节。是一项业务性、科学性很强的教 学组织工作。它既要服从于教学规律，又要考虑到各门 课程的性质差异和学校的现有教学设备条件，教师和学 生的某些合理要求。诸如教师的合理安排，学生的实际 人数，教室的合理搭配等等，都要在充分掌握第一手材 料的基础上统筹兼顾，草拟出一个既符合客观实际，又 能使大家都很满意的课程表。当课程表报请院（系）主 任审核后便可打印实施。在实施过程中，为了稳定教学 秩序并确保即定课表的权威、凡无特殊原因而又未经系 主任审批者，一律不得调课或停课。 （下转第１４０页） 维普资讯 http://www.cqvip.com 想素质高，而且对其专业素质也提出了新的要求，即既 要掌握传统的图书馆学、情报学理论，还应提高图书馆 员的计算机及网络应用水平、汉语及外语水平，以适应 图书馆网络化数字化的发展需要。与此同时，由于计算 机为代表的现代化技术设备在图书馆的广泛应用，图书 馆对用户信息需求的实现将由“他人服务模式”逐渐向 “自我服务”的自助化方向转移，而目前我国的信息用户 普遍缺乏信息检索语言的基础知识和熟练使用网络检 索工具的技能，自主自动获取信息的能力较低，严重制 约着用户信息需求的实现。因此，用户培训工作显得尤 为重要。图书馆应积极采取措施，根据不同类型、不同 层次的用户实施不同形式的培训，或采取专题讲座，或 短期培训、或网上教学等多种教育方式，重点传授网络 的基础知识、计算机操作技能、网上信息咨询工具下载 及文献处理方法等培训，目的就是要加强用户对信息网 络资源检索和辨别的能力，信息获取及处理能力，帮助 用户在浩如烟海的网络资源中快速准确地查找到自己 所需的信息。 ２．５开展网络参考咨询服务 网络咨询服务就是信息咨询顾问针对用户的信息 需求，利用各种网络检索、加工、选择、整理、传递信息， 并形成信息咨询报告，反馈给用户。开展网上参考咨询 服务并解答用户信息咨询，是图书馆网络化信息服务项 目之一。图书馆应充分利用对网络信息资源的熟悉和 对信息技术的掌握的天然优势，提供直接在网络上进行 （上接第１３４页） ３、开课计划的安排工作。教学秘书在开学初组织 教师根据教学计划制定出本学期各专业的开课计划，经 系主任审核后，依据额定教学时数安排好课堂的讲授， 讨论，习题、辅导、实验、考试等项工作。 ４、组织课业实施。此项工作是教学管理的执行环 节。它的主要手段是通过听课、教学检查，教学评估，召 开教师学生坐谈会，来广泛收集信息，并及时予以处理， 从而保证教学工作的顺利进行。 ５、考试的组织和安排工作。每学期教务处组织的 大小考试不外乎期末考试、重修考试、各项等级考试三 大块。教学秘书应在教务处的指导下，及时公布准确的 考试时间、地点、科目、座号等，并强调考场纪律，使学生 考前都有准备，临场不乱。 ６、学生成绩的管理工作。管理好学生成绩是一项 平凡而又重要的工作。这项工作一般分为四个程序： （１）发放和回收成绩册。（２）统计重修人数及学生姓名。 （３）将重修名单报送教务处，根据教务处安排，通知学生 重修内容、时间和地点。（４）按年级誊写学生四年制成 ・１４０・ 交互式问答或通过电子邮件等方式与用户交流观点、征 询意见、解答难题等方式，为用户提供参考咨询服务。 另外，各馆还应加强合作与资源共享，开展国际间远程 数字化合作咨询服务，充分发挥图书馆员知识导航的作 用，给用户以必要的帮助和指导，使图书馆成为名符其 实的适应广大用户信息需求的知识交流中心。 为用户提供高效率、高质量的信息服务，最大限度 地满足用户信息需求是图书馆工作永恒的主题。网络 环境给图书馆带来的既是机遇，更是挑战，图书馆必须 利用自己的信息资源优势，以用户信息需求为导向，强 化服务意识、深化服务内容、提高服务水平，更加高效优 质地为用户提供信息服务。 ［参考文献］ ［１］徐引篪等．现代图书馆学理论［Ｍ］．北京：北京图 书馆出版社。１９９９． ［２］夏立新等．数字图书馆导论［Ｍ］．武汉：湖北人民出 版社，２００４． ［３］胡昌平．论网络化环境下的用户信息需求［Ｊ］．情报 科学，１９９８，（１）：１６～２０． ［４］张怀涛，代根兴，索传军．网络环境下图书馆的发展 ［Ｍ］．香港：天马图书有限公司，２００１． （责任编辑：梁媛香） 绩册。按照过去的成绩管理方法，教学秘书的工作量是 相当大的。除了开学初登载学生四年制成绩外，学生毕 业时还得再次誊抄四年制成绩两份。并且还要统计出 各学期所修课程的学分绩点。随着高校招生的逐年增 加，一个年级由几十人扩招至数百人，其誊写工作量如 此之大，难免出错。现在大部分高校都已改用成绩管理 系统软件，成绩管理更为科学和有序。但其工作量仍然 非常大。另外，对于每学期公共、必修、指选课考试不及 格者要及时通知其参加重修考试；学生在一学年中取得 的学分数低于所在系该学期额定学分的６５％，给予学业 警告。这些都是需要平时在成绩登载过程中及时汇总， 及时公布。 综上所述，教学秘书的工作是一项繁杂的工作，它 涉及到院系教学工作的方方面面，需要各方面的密切配 合和与相互支持。亦需要教学秘书努力提高自身素质。 不断优化教学管理手段，以适应形势的发展。 （责任编辑：胡兰芳）