如何有效发挥二级院系研究生教学秘书作用之我见
◆ 蒋 胜 马 超 李超伟
摘要：研究生教学秘书日益成为高校实施研究生二级管理的中流砥柱,本文从研究生教学秘书在工作中扮演的角色入手, 通过如何提高研究生秘书自身岗位意识和业务能力,以及在逐步完善研究生管理制度的基础上，如何有效调动研究生秘书工作主动性,从而让研究生教育管理水平更上一台阶。
关键词：重要角色；研究生教学秘书；研究生管理工作
一、研究生教学秘书在研究生工作中扮演着重要角色
（一）在逐步形成研究生部（院）与二级学院共同管理研究生工作构架的同时，近两年的研究生教育规模的日益扩大和发展,以笔者所在学院为例：自2009年以来，从不足百人的研究生规模，增加到全日制统招硕士5个二级学科（学术型、专业型、外籍留学生）近200人。研究生管理工作上出现了不同以往的复杂性和多样性。所以,二级学院研究生教学秘书在整个研究生管理工作中扮演者不可或缺的重要角色。
（二）二级学院研究生教学秘书的岗位职责主要是：实施研究生教学计划的常规管理、学籍档案归档及考务管理等工作，还要在协调学校、院系、师生之间的各种关系的同时有效传递和沟通各种信息,扮演着承上启下、合理统筹的重要作用。因此,研究生教学秘书综合素质的高低、业务能力的高低直接体现了学院研究生管理工作水平的高低。
（三）研究生的培养方式完全不同于本科生的培养方式，目前大部分高校主要采用“学院与研究生部（院）联合管理下，导师负责制”的培养方式，每位研究生依据所学专业和方向在导师的指导下设置各自的培养计划,即使是同一学科的学生,其研究方向也不尽相同，整个工作的具体落实大都是由二级学院的研究生教学秘书具体操作完成。
二、注重加强岗位服务意识和提高业务能力，做好管理育人
（一）增强岗位服务意识。研究生秘书时刻要牢固树立“服务师生”的工作意识,坚持将此贯穿于整个研究生管理过程中。以笔者学院为例：每年的3—4月为研究生招生月，作为研究生教学秘书不仅要时刻关注考生动态，还要牺牲周末时间接听考生电话和网上咨询，以自己热忱周到的服务为学院赢得良好口碑,从而吸引更多的考生选择报考自己的学院。
（二）配合研究生部（院）做好管理育人。教学规模的日益扩大，办学方式的越来越多样化，高校研究生教学管理也离不开各个部门的协作和配合，特别是与研究生部（院）协作。以笔者学校为例：自2010年以来，专业硕士研究生逐步成为国家培养和扶持侧重点，专业硕士的特色就是加强研究生的动手能力和实践能力，但实践环节的具体实施就需要研究生部（院）辅导员老师给予政策依据和纪律管理，以及院系落实具体实践单位，所以只有两者通力配合，才能促成
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环渤海经济瞭望 │ 2018.7
专业硕士特色培育的形成。
（三）提高专业素养和统筹管理能力。研究生教学秘书一职不仅仅是一般的行政秘书岗位，它是兼有学术管理和行政管理双重职能的一门管理科学。以笔者所在学院为例：研究生秘书在日常管理工作中，必须阅读和了解有关化学化工相关知识和心理学知识，以便更好的服务于师生。与此同时，研究生教学秘书面对管理工作中存在的繁杂性和多样性，要善于从工作中总结经验、摸索规律，提早做好计划，合理安排开题答辩、中期检查、毕业答辩等各项工作，特别是每年4月既是招生月又是毕业生论文检查关键时刻，这就要求研究生教学秘书必须合理有效的安排每一个工作细节，优化工作程序，保证各项工作的顺利开展。
三、管理体制的有效完善是发挥研究生教学秘书工作潜能的保障
（一）高校要重视研究生秘书一职。高校一直对于基层研究生管理人员重视不够，无论是在工资待遇还是岗位、职称晋升都未能使研究生教学秘书享受到政策优待，这就使得很多研究生秘书难以长久在此岗位安心工作，那么研究生教学工作就存在不稳定性和不持续性。
（二）建立健全研究生管理用人体制。现在很多高校的研究生秘书身兼双职或多职，高校要逐步认识到研究生管理工作的重要性和连续性，让研究生管理秘书从多职的角色中剥离出来，能专人专门从事研究生管理工作。因此高校要建立健全研究生管理用人制度,并将制度落实到位,保证研究生管理队伍的稳定性。
（三）提供岗位技能培训机会和经验交流。目前，很多高校已采取多种途径、形式加强对研究生秘书进行系统培训, 例如:通过参加电脑网络培训班，提高研究生管理秘书网络电脑操作能力，以及可适时组织到其他兄弟学院实地参观，交流管理经验，借助以上手段以提高研究生秘书队伍的整体工作水平。
参考文献
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科技创新导报,2015,（12）:219 -220
[2]丁晓丽．谈二级学院研究生教学秘书沟通协调功能的发挥 [J].学位与研究生教育，2008,（8）：38．
（作者单位：西安石油大学）
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