基于云平台的档案资料管理相关问题探讨

基于云平台的档案资料管理相关问题探讨

作者：肖颖

来源：《卷宗》2015年第01期

摘 要：在分析云计算平台的档案信息化管理基础上，探讨了档案信息化管理云计算中所需解决的问题，希望能有效促进我国的基于云平台的档案资料管理的构建和发展，更好解决档案资料管理中存在的问题。

关键词：云平台；档案资料；信息化管理；发展方向 1 引言

进行云档案信息共享系统的建设，充分说明档案信息资源共享领域利用云计算具有较强的可行性，应对于电子文件归档管理的需求分析、封装规范、标准收集和备份策略等方面进行研究和探讨。相比于传统的档案馆，数字档案馆则表现出非常不同的特征，重点的特点则是多样性的数字资源，其主要表现在以下几个方面：一是，进行加工、组织和收集各方面的数字信息而形成的相关信息；二是，在实体档案基础上的数字化过程。另一个特点则是开放性，能够充分利用网络资源，在信息资源共享、收集网上信息的基础上，能够把多样化的服务提供给有着不同需求的读者[1，2]。另外，多变形还体现在技术方面，多种信息技术都能应用在数字档案馆中，包括数据库技术、网络技术、计算机信息技术、基于内容的检索技术等，也体现出不断发展变化的格式、存储、阅览方式方面的动态进步。 2 云计算平台的档案信息化管理分析与思考

在云计算中，虚拟资源共享模式在其内部采用，这是基于互联网技术发展的商业模式。互联网上的软件和硬件资源就是这里所指的“云”。在上述“云”的帮助下，档案服务所需的各种软硬件资源就能够通过输入一些简单的命令而较为容易获得，使得大量的前期建设成本得以节省，并能使得查询结果和返回运算在很短时间内完成，使得运行费用大大降低。对于用户的客户端来说，云计算并没有过多的要求，相关执行的触发完全可以通过平板终端、手机、相关的低端的运行设备等得以实现[3]。

相比传统的单机模式和相应的B/S、C/S模式，云计算模式则具有诸多优点，包括很强的通用性、可动态扩展的存储模式、虚拟化的技术、采用集群计算等。当前各国在云计算方面发展势头强劲，在我国的经济发展中，云计算的应用也体现出巨大优势，特别是在档案资料管理方面具有较强的应用优势。政府往往在云计算的应用过程中起到主导作用，但是，为了促进云计算平台的共建的发展，政府也在通过各种手段来鼓励企业参与云计算平台建设，以便能够获得更好的服务价值，引导企业利用好云计算平台而向服务业进行转型。

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在档案信息化管理过程中，利用云计算的这种计算机辅助来进行跨学科的管理科学，能够体现出巨大的优势。通过应用云计算，档案管理的服务水平和管理层次能够加大提高，使得资源优化能力不断增强。云计算平台和档案信息化管理方面的相通正在被众多的档案学科的研究人员所重视，尽管当前的共享平台还处于实验性阶段，这也是档案学科发展的重要方向。共享平台在不断向前深入发展的技术基础上，肯定会对于社会发展能够产生更加深远的影响。数字化的档案平台通过云计算平台进行构建，相比于传统档案管理，其巨大的优势表现较为明显。一方面，能够对于平台上的各类档案资源进行优化，能够高度集成化档案资源，在相关的各种分类方法归要求下，更加方便于使用；另外一方面，用户界面接口和数据库在相关平台上的应用软件作用下，能够进行较好的融合，这样就可以把应用集成转变成为服务集成，服务集成能够为用户提供更多的更为便利的资源，通过服务提供端口完成向云端的迁移，这样就可以满足一站式服务的要求。所以，能有效提高服务水平以及档案信息化管理工作。 3 档案信息化管理云计算中所需解决的问题探讨

这种新兴的产品服务模式的云计算能够应用在多种不同领域，同样，也存在不同的问题。首先，应该在把握各项元计算平台所能提供的服务特性的基础上，利用好云计算平台技术，然后，还因为结合当地的档案管理部门的实际情况，综合考虑进行分析。应用云计算平台在档案管理系统方面主要存在以下问题：

第一，缺乏一定的标准制定。标准的缺失必然导致不规范的行业特性，也使得云计算技术发展存在一定障碍。当前，我国还未统一出台关于把云计算平台应用在档案信息管理中相关标准，可供参考的国际开放标准也十分有限。当前，仅仅是由各个厂商在自身优势基础上所推出的平外，仅限于运营维护和收费以及相关的数据各种处理技术方面，统一的标准并没有由国家或者行业监管部门所提出，所以对于用户的使用和选择存在较大的不方便性。标准在云计算发展的过程显得尤为重要，特别对于这项已经成为新的信息技术制高点的云计算更是如此，一方面，能够提供很好的云计算的平台，另一方面，也能充分保障云计算的可持续发展。云计算生态系统的健康发展离不开云计算标准的制定。

第二，在信息安全问题方面，还需进一步加强。在互联网上进行的网络服务则是云计算平台的基本特点，所以，云计算在档案部门的应用过程中，最大的障碍之一就是信息安全问题。档案信息的安全问题在很多商业部门都得到非常大的重视，都在避免发生故障而不断努力，更要确保云计算平台上的档案信息的安全，这是决定档案部门能够应用云计算的最大影响因素。大多数档案部门关注重要档案信息的安全问题，如果能解决云计算在档案领域中的安全问题，肯定会让更多用户加入云计算平台。

第三，进行管理革新还需要进一步加大。云计算平台技术正在逐步成熟，在这种网络应用服务平台上，要求档案管理人员能够跟随技术的更新和发展，要求档案部门的人员能够快速进行服务体制转变的快速适应，能够对于新平台的服务类型更快熟悉，并及时进行档案管理人员的培训工作，帮助他们能够及时进行工作思路的转换。

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4 结语

实现档案信息资源共享通过云计算技术能够得到很好发展，能够有效促进档案信息化建设，通过云计算，能够有效促进档案信息资源共享工作，能够对于档案信息资源中存在的问题得到有效解决，并对于档案信息资源的信息化和资源共享方面产生重要影响。 参考文献

[1]薛冬梅.应用云计算模式优化档案管理与服务[J]. 信息通信，2013，（8）. [2]朱里香.浅析档案管理的发展和趋势[J]. 科教文汇，2013，（34）.

[3]韩彬彬，孙凤英，覃冠.云计算下档案信息资源共享应用的发展新趋势[J].电子世界，2014，（8）.