公共资源交易项目档案管理办法

第一章 总则

第一条 为规范我区公共资源交易项目档案管理，统一档案资料的收集、整理和归档标准，根据有关法律、法规，结合我区实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的公共资源交易项目档案是指建设工程承发包（包括招标、直接发包和限额以下小型建设工程发包等）、政府采购（包括招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等）以及资产招租项目等公共资源交易过程中形成的，具有查考、利用和保存价值的文字、数字、图表、光盘等各种文件资料。

第三条 区公共服务局业务管理科负责对全区公共资源交易项目档案收集、整理工作的指导。

第四条 招标（采购）人是公共资源交易项目档案收集、整理和保管的第一责任主体，确保公共资源交易项目档案资料的真实和完整。

区招标投标中心负责对本单位监管和操作项目档案的收集和整理；区公共服务局综合科负责对区招标投标中心档案的接收和保管。

各委办局、街镇，莘庄工业区招标工作部门负责对本单位监管和操作项目档案的收集、整理和保管。

招标代理机构负责对所代理项目档案的收集、整理和保管。同时协助和配合招标（采购）人、区招标投标中心和各委办局、街镇，莘庄工业区招标工作部门做好所代理项目档案的收集、整理工作。

第五条 依据沪建建管函〔2008〕2号文的规定，建设工程文件的保存期限自备案之日起至少保存5年；依据政府采购法的规定，政府采购文件的保存期限自采购结束之日起至少保存15年；资产招租文件的保存期限自备案之日起至少保存5年。

建设工程未中标人的投标文件保管期限自施工合同接受备案之日起，不少于1年，其中正本由招标人保管，副本由招标代理机构保管。

第二章 档案的范围和内容

第六条 建设工程项目档案的范围和内容包括： （一）招标登记

（二）资格预审（如有） （三）交易过程资料 （四）合同文件（如有） （五）履约验收文件（如有）

（六）争议或纠纷处理文件（如有）

第七条 政府采购项目档案的范围和内容包括： （一）预算执行文件 （二）前期准备文件 （三）交易过程资料 （四）合同文件

（五）履约验收文件（如有）

（六）质疑或投诉处理文件（如有）

第八条 限额以下小型建设工程发包项目档案的范围和内容包括： （一）发包登记 （二）发包过程资料

（三）合同文件 （四）履约审价资料

（五）争议或纠纷处理文件（如有）

第九条 资产招租项目档案的范围和内容包括： （一）招租登记

（二）资格预审（如有） （三）招租过程资料 （四）合同文件

（五）争议或纠纷处理文件（如有）

第十条 建设工程项目归档整理应符合建设部颁布的《建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）》的要求，政府采购、限额以下小型建设工程发包、资产招租项目档案整理参照此要求执行。

第三章 档案移交和管理

第十一条 各委办局、街镇，莘庄工业区应建立和完善公共资源交易档案管理制度，招标工作部门应明确专人负责保管公共资源交易档案，档案移交时应办理移交接管手续。

列入年度重大公共资源交易项目档案，应移交区档案馆，具体项目由区公共服务局负责明确，相关材料由监管和操作部门负责收集。区公共服务局综合科（档案室）应根据文书档案的标准和要求进行整理装订后，按照有关规定办理移交手续。

第十二条 公共资源交易项目中标（成交）通知书发出后或成交结果明确后45日内，应完成档案移交接管手续。涉及合同（补充合同）延期签订、履约评价、结算备案的资料，应自合同签订、履约评价、结算备案结束后10日内存入档案内，并做好相关备考记录。

第十三条 档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。

档案管理人员在收到归档文件材料后，应及时登记，建立档案台账，并认真做好档案资料的立卷、验收、归档和集中管理工作。

第十四条 档案管理人员离开工作岗位前，应当按规定移交档案资料，不得擅自处理或带走。

禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造档案。

第十五条 区公共服务局保管的公共资源交易档案应确保在档案库房内5年上架，5年后视库房情况可采取集中保管的方式保管。

第十六条 档案应妥善保管，并保证档案库房（室）的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防有害生物和防污染等安全措施，对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、搜集等补救措施，确保档案的安全与完整。

第四章 档案使用和销毁

第十七条 查阅、复印公共资源交易档案，必须填写《查阅复印登记表》，由档案管理人员负责调阅；需复印的，由档案管理人员负责复印。

第十八条 档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封和抽换档案。

第十九条 公共资源交易档案原则上不允许外借，确因特殊需要外借的档案，必须填写《档案外借登记表》，经单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间原则上不得超过三个工作日。外借档案返还时，档案管理人员应核查档案，并办理返还手续

第二十条 保管期满的档案，应当按照以下程序销毁： （一）档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，销毁意见必须报单位负责人审核批

准，并登记造册。

（二）档案销毁应符合相关规定，必须有两人以上监销，监销人员应认真核对清点销毁的档案，并在销毁清册上签名。

第五章 附则

第二十一条 本办法由区公共服务局负责解释。 第二十二条 本办法自发布之日起施行。