豳豳■中山大学资讯管理系摘要：目前档案界通常用“档案信息资源开发利用”一 瞿楠香 档案信息资源开发与利用服务关系研究 不同观点争议的出现原因诸多，笔者通过对检索到的 ７５７篇论文的内容进行粗略考察，发现关键问题还在于对“利 词。将“开发”与“利用”结合在一起进行研究。对这种现象，本 文分析了学界的不同观点，以“利用服务”为切入点，着重探讨 了档案信息资源开发与利用服务的联系性和差异性，提出在 研究中要树立区别研究意识，注重发挥两者相互促进的作用， 以便使档案工作更好的发展。 用”的不同理解和把握。因为档案利用既可以理解为对档案的 使用，也可以理解为对档案利用的服务，即档案利用工作。 Ｅ 研究档案信息资源开发利用时，对“利用”的理解也导致类似 的分歧，大部分偏向于将“利用”指代档案馆（室）的“利用服 关键词：档案信息资源开发利用服务关系研究 务”工作，这种现象给研究带来一定程度上的不规范与混乱， 也导致对档案信息资源开发的研究难以取得突破性进展。因 目前国内都认同将“开发”一词引入档案界，是源于１９８４ 年９月邓小平同志关于“开发信息资源，服务四化建设”的题 而明确档案信息资源开发与利用服务的联系性与差异性，如 何将开发与利用服务更好地结合起来，促进档案工作的发展， 成为笔者对此现象进行研究的出发点。 一词的发表，国外则见于１９８４年前民主德国出版的《民主德国 档案工作理论与实践》一书中。对档案信息资源开发的研究， 经历了２０多年，人们仍常将档案信息资源的开发与利用结合 、档案信息资源开发与利用服务具有密不可分的联系性 本文采用广义的档案信息资源概念，即档案信息活动中 各种要素的总称，包括档案信息、与档案信息相关的各种技 术、设备、资金和人等要素。其特点之一是充满人类劳动，它经 过了人类对档案信息的加工处理并条理化，系统化保存与管 在一起研究，称“档案信息资源开发利用”。笔者在ＣＮＫＩ上检 索１９７９—２００９年问题为“档案信息资源开发”的论文，使用 Ｅｘｃｅｌ去重后得７５７篇。对论文题目统计发现，只含“开发”关 键词的仅２５１篇（占３３．１６％），有“开发利用”的为３２８篇（占 ４３．３３％），有“开发与／和利用”的有１６９篇（占２２．３２％），其他 组合的有９篇（占１１．９％）。 对这种现象主要有３种不同观点： 第一，认为这种用法具有合理性，这也是目前大多数学者 有意识或无意识的研究取向。其支持理由是认为“‘开发’是从 档案馆（室）以及档案人员的角度来讲……而利用是从利用者 理。从广义理解档案信息资源概念，有助于从宏观和整体的角 度对档案信息资源开发与利用服务进行把握。对开发的理解， 笔者赞同档案信息资源开发应包括“档案信息本体的开发、档 案信息技术研究、档案信息系统建设、档案信息设备的制造与 更新、规则的设定、环境的维护、人员的培养等活动” 。而所谓 档案信息资源利用服务，指档案机构以所拥有的档案信息资 源为依据，通过一定的方式与方法，提供档案信息资源为用户 服务、最终实现资源共享的活动。使用“利用服务”一词以区别 的角度讲的……‘利用’与‘开发’工作有密切的联系。开发是为 了利用，利用者的利用要求可以反过来指导开发，离开了利用， 开发就失去了实现价值的途径……利用是开发的延续，将二者 于“利用”，特指档案机构的利用服务工作，这一概念与档案提 供利用大体一致，但概念上更精确，并强调服务性，符合当前 构建服务型社会的要求。档案信息资源开发与利用服务的联 系性主要表现在以下３方面： 结合在一起，才能反映出‘档案信息资源开发’的完整意义。”【ｌ ＿第二，对这种用法持怀疑观点，认为这是将档案信息资源 开发与利用混为一谈的行为，不利于对档案信息资源开发进 行深入研究。２０００年，国家档案局的王景高同志在对开发档 首先，两者主体相同，都是保存档案信息资源的档案管理 部门及其工作人员。在档案信息资源管理过程中，一切活动均 由承担不同职责的工作人员分工协作进行，工作人员本身的 知识结构、技术水平、文化素养等对各项活动起关键性作用。 在档案信息资源开发主体的研究中，存在着认为利用者也是 开发主体的观点。对此，笔者认为，从信息资源管理的角度出 案信息资源的含义和工作范围等问题进行研究时，指出“关于 开发的类型或形式 型），各论者的认识和说法更是五花八 门，大都把开发与利用工作混为一谈。”认为“我们不能说‘档 案信息开发，广义上包括档案管理的全部工作’，因为这样说 就使开发工作无处着手，开发等于一个空洞名词；更不能把档 案利用工作和档案利用者的劳动也包括在内，虽然大家已习 发，信息资源开发主要是一种创造和生产新的信息产品的活 动，这种“创造”和“生产”是档案机构的主要职能之一，而利用 惯上把开发说成‘开发利用’。”圆此外，也有学者意识到“把档 案信息资源开发和利用作为一个整体来研究……导致对档案 者利用档案，实现档案价值，是否产生新的信息产品已不属于 档案信息资源开发的范畴，因此信息资源开发的主体应该是 档案管理部门及其工作人员，不包括利用者。 其次，两者活动宗旨相同，都是为了发挥档案信息资源的 信息资源开发工作的忽视或不能从更深刻的层面上认识和开 展档案信息资源的开发工作。”［３１ 第三，不追究其是否具有合理性，将档案信息资源开发利 作用，实现档案的使用价值，为社会创造财富。档案信息资源 开发通过对档案信息资源进行多层次的加工、整序，同时对提 供档案信息的相关设施、设备、组织、人员、资金等其他资源的 用作为一个整体来研究，同时也认为“档案信息资源的开发利 用包括档案信息资源的开发和档案提供利用工作两个方面。” ￥ｔ ｉＮＮＡＮ Ａ鞲０ ｌＶ Ｓ 穗 ＼１豳 圈 开发，方便利用者利用，从而更好地实现档案的价值和作用。 信息系统的开发与应用、组织以及资金等的开发。档案信息资源 同样，利用服务工作是档案保管部门通过一定的方式方法，直 开发形成档案信息产品，主要采用信息分析、信息综合、信息预测 接将档案信息传递出去，从而达到为社会各项事业服务的目 ３种方式，在实践工作中，常将３种方式组合运用。 的。服务思想是两者的指导思想，同时两者都需要将用户需求 档案信息资源利用服务，重点在于将档案信息资源以及 摆在第一位。 开发的档案信息产品传递给用户，方式上主要分为主动提供 第三，两者都以现代信息技术为支撑。随着人类步入信息 利用服务与被动服务，根据所面向的服务对象，又可分为单向 化时代，现代信息技术迅速渗透到各个领域，也改变了人类的 服务与多向服务。随着现代信息技术的发展，利用服务的方法 生活习惯，包括获取信息的方式。先进的信息技术不仅可以提 主要分为３种类型：一是基于档案信息检索的利用服务方法， 高档案信息资源开发的效率，而且加快了档案信息资源开发成 这是档案机构较为传统与基础的服务；二是基于档案信息资 果的更新换代。网络环境下档案信息资源的开发成为目前档案 源开发的服务，也称档案信息咨询服务；三是基于现代信息网 机构开发的热点与重要任务。网络的出现激发了对各种网络目 络技术的网络信息资源提供与开发服务。【８１ 录（机读目录）的需求，机读目录的出现极大地提高了各种专题 第三，两者工作内容不同。档案信息资源开发，其工作内 目录、综述、述评或预测类信息产品的开发速度。与此同时，利 容主要是档案工作人员对馆（室）藏档案中的有用信息进行采 用现代信息技术优化档案信息资源利用服务成为各档案机构 集、筛选、提炼、评论、预测、序化活动，有别于对档案实体管理 的共识。目前各档案网站的建设，网络检索服务以及网络咨询 中的收集、整理、保管、鉴定、统计等业务工作，区别在于档案 服务都极大改善了用户获取档案信息资源的速度和效率。 信息资源开发是基于档案信息资源基础上的活动，而档案信 第四，二者在信息资源管理过程中是相互衔接、相互促进 息资源是经过条理化、系统化整理并保存起来的档案，是经过 的两个环节。开发是在档案信息资源的基础上进行的深层次 了实体管理工作后的劳动成果，且档案信息资源外延上更广， 的加工活动，具有高层次性。此外，开发还具有前导性，是为用 包括人员、设备、系统、资金等。在实际工作中，开发的内容主 户服务的一种准备性工作；具有智能性，开发过程中需要投入 要包括著录标引、建立检索系统、编研、信息系统建设等。而利 大量的脑力劳动；具有规模性，开发以反映一个国家、一个地 用服务需要首先对用户进行分析，包括用户信息需求、信息行 区或一个组织的档案信息资源为对象进行的系统性、全面性 为、信息心理、信息素养的分析，提供的服务主要包括文献服 活动。开发为优化利用服务做准备，最终通过利用服务活动将 务，如一次、二次、三次文献服务，以及咨询服务，如代理性服 信息产品提供给用户使用。同时，利用服务中利用者的反馈信 务、检索性服务、利用咨询服务。 息又可以反过来指导开发，提高产品开发质量。 三、结语 二、档案信息资源开发与利用服务具有差异性 档案信息资源开发与利用服务在档案信息资源管理中是 首先，两者的内涵不同。档案信息资源开发的本质是一种 既有联系又有区别的两个环节。认识联系性时，忌将两者混为 档案信息产品的再生产活动，是对档案信息资源的再创造与 一谈，树立区别研究的意识，以达到各自研究有突破性进展的 深挖掘，从而使档案信息资源增殖的活动。对有关提供档案信 目的；认识差异性时，要将两者置于整个档案信息资源管理过 息的设施、设备、组织、人员、资金等其他资源的开发，也围绕 程中，将两者有效结合，以发挥其相互促进的作用，更好地实 产生新的信息产品做准备。而利用服务的本质是一种传播，是 现档案信息资源共享的目的。而如何实现两者的有效结合，则 将档案机构采集、组织、存储的档案信息资源和开发的档案信 需要更多的努力。 息产品传递出去，提供给用户，以满足其信息需求的过程。两 者都是以档案信息资源为基础，但两者的工作侧重点不同。档 参考文献： 案信息资源开发是指将蕴藏于档案中有价值的信息尽可能地 『１Ｉ陈永生，田炳珍．档案信息资源开发利用及其效益研究 挖掘出来，本身分为潜在的与现实的档案信息资源开发，通过 【Ｍ】．广东人民出版社，１９９９：６５－６６ 大量智力劳动的投入与档案工作者根据个人知识水平进行的 【２】王景高．论档案信息资源开发Ｕ】．档案学通讯，２０００（５） 认知活动，对档案信息进行提炼、整序、存储，以便最大限度地 ［３】郭厚芳，鲁志华．公共档案馆档案信息资源开发模式研 提供档案信息为广大利用者所利用。而档案信息资源利用服 究卟湖北档案，２００９（５） 务，则只需熟悉馆（窒）藏档案的内容和成分，了解社会需要， 【４］饶园．档案信息资源开发利用研究．优秀硕士论文，２００５ 开展档案咨询与接待工作，满足用户利用档案信息的需要。ｆ７】 【５】丁志民．论档案服务的实现．吴宝康主编．当代中国档案 利用服务活动主要是促进档案价值的实现，对档案信息资源 学论 １．档案出版社，１９８８：２７６ 的研究程度也远不及开发活动。 ［６】殷仕俊．对档案信息资源开发内涵的一些思考 ．湖北 第二，采用的手段、方法不同。档案信息资源开发，包括对潜 档案，２００９（１） 在信息资源开发，主要是通过问卷法、用户信息需求研究等手段； 【７］陈智为，邓绍兴，刘越男．档案管理学第三版［Ｍ】．北京 对现实信息资源开发，其中对文献信息资源开发采取的主要手段 人民大学出版社，２００８：２７０ 是加工、研究、编纂等；对网上信息资源开发主要使用先进的信息 【８］孟广均，霍国庆，罗曼，等．信息资源管理导论【Ｍ］．科学 技术。建立档案信息数据库等。广义上的开发还包括对人员培养、 出版社，２００３：２０１■ Ｖ； 』 ＮＡＮ ＡＲＣＩ ｛ＶＥＳ