人和商业控股有限公司经营管理事业部
文件管理体系执行程序
目
录
一、建立文件管理体系的目的
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二、文件管理体系定义
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三、文件发布类型
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四、文件发布形式
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五、文件管理原则
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六、文件类别
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七、文件收发流程
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八、文件保管、借阅管理
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九、文件管理体系表单模板和行文标准格式
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文件管理体系文件
一、建立文件管理体系的目的
1.加强事业部文件管理，规范事业部行文程序； 2.强化文件体系为决策服务的作用；
3.凡事做到有据可查，成为内控管理中复查、稽核的重要而有效的手段。二、文件管理体系定义
1.本体系范围仅指所有经事业部行政办和相关职能部门负责的收发文； 2.所有文件的收发、分类、归档、借阅均归由事业部行政办统一管理。三、文件发布类型
1.上行文：经营管理事业部向公司或政府相关职能部门的一种行文 2.平行文：经营管理事业部与其他事业部之间的一种行文
3.下行文：经营管理事业部对所属各职能部门及各团队的一种行文四、文件发布形式
1.对内发布：纸质、OA办公系统2.对外发布：纸质、公司网站、信箱五、文件管理原则
1.保密原则：凡是牵涉公司重大商业机密的文件须有严格的保密措施予以
保障，相关责任人须签署保密协议；
2.归口管理，专人负责原则：文件的收发、分类、归档及借阅必须由归口部门指定专人负责；
3.实效性原则：文件的处理与执行要讲求效率，以追求文件的实际效用为目标；
4.标准化、规范化原则：所有文件的格式、流程及档案管理均须遵循所制定的规范标准，以使文件管理系统的运转高效、有序。六、文件类别
经营管理事业部文件体系分为外部来文和内部文件。
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文件管理体系文件
1.外部来文
外部来文为政府相关职能部门、行业协会、社会团体和企事业单位的外来文件。按来源可分为：①政府相关职能部门
②行业协会、社会团体、民间组织③公司或其他事业部④其他企事业单位等2.内部文件
内部文件为经营管理事业部内部的各种通知、决定、报告、请示、计划、总结和相关资料等文件。内部文件按类别可分为：①行政管理类文件
a.经营管理事业部领导机构构成及变更，职能部门构成及变更b.经营管理事业部重大活动c.行政事务d.企业文化e.法律事务
f.劳动合同管理，社会保险、薪酬福利、职务任免，绩效等g.员工教育和培训h.消防保卫i.外事工作②经营管理类文件
a.事业部经营战略、计划总结、各种统计报表b.资产管理、产权变动c.公司宣传d.商务合同
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文件管理体系文件
e.物资采购、保管和使用f.招投标管理③设备物品类文件材料
a.购置设备物品的审批，购置合同等b.设备的验收和安装调试c.设备物品的使用、维护和更新七、文件收发流程
1.收文管理流程
行政办签收来文、登记→行政办主任审阅处理→主管副总
/总经理批示→
行政办下发批示处理文件→相关部门经理接收处理→行政办归档管理 2.发文管理流程
发文部门起草公文→发文部门经理审阅→主管副总审核→总经理审批→行政办校稿、打印、盖章、发出→行政办接收反馈并存档八、文件保管、借阅管理
1.文件由归口部门负责收集并及时移交到行政办，行政办指定专人统一管
理。
2.因工作需要借阅文件时，须填写《文件借阅审批单》
（见【附件二】），并
经相应审批人批准后借阅，归还时文件管理员应及时归档。 3.借阅人必须保持资料的完整性，不得破损。 4.
如文件已过保存期限，须填写《文件销毁申请单》相应审批人批准后销毁。九、文件管理体系表单和行文标准格式
（见【附件四】）并经
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文件管理体系文件
【附件一】文件归档登记表模板
文件归档登记表
序号
归档日期
文件名称
文件编号
归档人
经办人
备注
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
备注：标有密级的文件应在备注中写明。
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文件管理体系文件
【附件二】文件借阅审批单模板
文件借阅审批单
编号：
借阅申请部门文件名称借阅日期
申请人
归还日期
借阅目的：
部门经理审批总经理审批
主管副总经理审批
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文件管理体系文件
【附件三】文件借阅登记表模板
文件借阅登记表
文件名称
编号
借阅类型□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅□借阅
□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制□复制
借阅时间
返还时间
借阅人签字
保管人签字
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文件管理体系文件
【附件四】文件销毁申请表模板
文件销毁申请表
文件名称文件类别归属部门正/副份数
保存期限
销毁原因
经手人行政办经手人
部门负责人审核行政办负责人复核
总经理审批
备注
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文件管理体系文件
【附件五】发文申请表模板
发文申请表
文件名称文件类别紧急程度起草部门发文说明：
文件份数密级负责人
审批意见：
终审意见：
□□□□
批准发布、实施，发布日期请修改、补充、核实暂缓发布不予批准
签字：
年
月
日
年月日
填报说明：
1. 文件类别包括：规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函和会议纪要等。2. 文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。3. 紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。
4. 各级别文件相应由总经理、主管副总经理或部门经理进行审批，并签署终审意见（文件级别遵循事业部文件管理制度中的规定）
。
5. 发文申请表后需附拟发文件的正文。
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文件管理体系文件
【附件六】文件发放登记表模板
文件发放登记表
序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
填报说明：属于密级的文件和紧急程度为特急或急的文件应在备注中标明。
发文日期文件名称文件类别文件编号
发文部门部门
经办人
收文部门部门
经办人
备注
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文件管理体系文件
【附件七】收文登记表模板
收文登记表
序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
填报说明：属于密级的文件和紧急程度为特急或急的文件应在备注中标明。
收文日期文件名称文件类别文件编号
收文部门部门
经办人
转呈部门部门
经办人
发文部门部门
经办人
备注
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文件管理体系文件
【附件八】上行文格式模板
部文件
编号：
签发人：
关于的请示/报告
年月日（印章）
主题词: 主送：抄送:
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文件管理体系文件
【附件九】平行文格式模板
特此函询关于/复函/函告
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的函
发文单位年
月
日
文件管理体系文件
【附件十】下行文格式模板
经营管理事业部文件编号：
关于
：
的通知/批复/决定/指示
年月日
（印章）
主题词: 主送：抄送:
经营管理事业部印发
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