现金内部控制

http://www.rs66.com 人生指南 2006-12-10 01:08 点击: 4471次 标签：管理 现金 财务部 管理制度 超市 必须

现金管理制度

为了加强公司对现金的管理，防止资金滞留，加快资金周转，保证资金安全，杜绝利用职务之便，挪用公款，收受回扣，报假帐，假公济私等行为的发生，制定本制度。

一、出纳现金的管理。

公司出纳员要严格审核各种现金收付原始凭证。各种原始凭证必须真实、合法、准确，审批手续必须齐全，不符合要求的凭证，出纳员拒绝受理。出纳员必须设置现金日记帐，对每笔收付款必须序时登记，逐日结出余额，每日下班前，必须核对现金帐面余额及库存余额。严禁白条抵库，白条抵库视同挪用公款。出纳员的库存现金及现金日记帐必须接受财务部不定期检查。

二、现金营业款的管理。

各部门的收银员必须在当班营业终了，根据实际所收款填制解款单后，将营业款交给指定收款人（店面出纳）。指定收款人在每班终了，打出清帐单，在未收款项之前，不得将清帐结果告诉收银员，否则每次罚款5元，收妥营业款之后，将长短情况作好记录并通知收银员。收银员如果出现长短款超过1元的，每出现一次，作过失一次，罚款5元。门店出纳每日营业款数额为上日下午班营业款+当日上午班营业款，必须当日下午存入银行，无不可抗拒原因迟存或少存者，算过失一次，并按每天0.5%的比例收取罚款。营业款不得擅自用于费用及货款的支付，特殊情况必须经总经理批准。

三、现金进货管理。

确需现金进货的业务，由采购部根据采购计划及订单，经总经理审批后，方可在财务部借支现金进货。借支时必须在借据上注明进货品种金额和结帐时间。剩余现金必须当天归还财务部。货物到达时，马上办理入库手续，并在入库后一个星期内到财务部结帐。每超过一天罚款20元。

四、大宗业务销货现金管理。

公司的批发业务销售原则是货出去、钱进来，钱货两清。如特殊情况发生赊销行为，须经总经理批准，并签订好合同，本着谁经手谁负责的原则，货送出未收回货款时，应从收货方取得欠条。货款收回后，应于当日上交财务部，未及时上交的，则按每天5%的比例收取滞纳金，如将货款收回后挪作他用的，处以一

倍的罚款，情节严重的予以辞退，并追究法律责任。逾期未收回的货款由经办人负责全额赔偿。

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五、现金借支的管理。

公司严格控制借支现金。

1、差旅费借支的管理。因公出差，根据工作需要，经总经理批准后可以借支，在完成工作任务之后一星期内到财务部结帐，逾期按每天5%比例收取滞纳金。

2、备用金借支。备用金是公司特许特定人员因指定工作需要而长期持有的一定限额现金。备用金须单独存放，专款专用，备用金按出纳现金管理原则进行管理，财务部不定期检查备用金使用保管情况。

3、其他借支的管理。公司员工原则上不得私人借支现金，特殊情况，经总经理批准后，从财务部借款的，必须制定还款计划，严格按还款计划还款，逾期还款的从每月工资奖金中扣款，并按银行贷款利率计收利息。

六、其他款项的管理。

各部门的零星款项，如纸箱或其他收入的款项，由出纳员收取，收款必须开具盖有公司财务章的收据。收款不开收据的视同贪污行为，处以100%的罚款。收款额未满500元的于次月1日上交财务部入帐，满500元的随即上交财务部入帐，否则，每天罚款5元.

原创]从超市人员舞弊看加强内控体系建设的重要性

(2007-10-16 09:01:00) 转载 标签： 分类： 风险及内部控制相关

it/科技

从超市人员舞弊看加强内部控制体系的重要性

2007年10月13日CCTV-2‚经济与法‛栏目播出了题为‚超市里的‘漏斗’‛

的节目

（http://www.cctv.com/video/jingjiyufa/2007/10/jingjiyufa_300_2007101

3_1.shtml）。上海一家超市的信息管理人员利用职务之便将自己编制的电脑软件安装到超市的POS系统中，该电脑软件可以更改销售总额，由收银员提出部分货款私吞。至案发时超市已经损失近400万元。

该犯罪团伙的主要人员有四类人：原超市资讯员（负责开发程序），现任超市系统管理员，超市某货运司机和数十名收银人员。超市系统管理员利用职务之便将非法程序安装到超市的POS系统中，由货运司机利用类似传销的方式发展下线——收银员，将货款提出。

从专业管理角度来看，这是一起典型的因内部控制缺失所导致的案件。目前随着信息技术的不断发展，企业在利用其提高工作效率，降低成本的同时，过去的许多控制措施将失去效力；同时社会改革进程的加剧，某种程度上存在‚分配不公‛，有不少人的价值观发生很大的改变。在这样的情况下，作为企业负责人应该认识到加强风险管理和内部控制体系建设的重要性，减少和杜绝类似事件的发生。

结合国际国内有关风险管理、内部控制的最佳实践来看，该超市在以后的工作中应该做好以下几个方面的工作：

1、全面分析企业日常运营管理中存在的风险及目前采取的控制措施，重点关注和采购、销售等有关的环节。有不少的企业对于提高销售，降低成本都认识很到位，但是不能从全面风险管理的角度来看待整个业务流程，对应该进行分离的岗位不能进行有效分离，客观上给某些工作人员营私舞弊创造了有利条件。 2、加强员工的职业道德教育和法律知识培训。零售连锁企业的收银员一般文化程度不高，企业在聘用后大多只进行了相关工作技能的培训，对职业道德和法律知识模糊；信息系统维护人员更多地看重自己的技术，对计算机犯罪认识不深，修改计算机程序对他们来说可能只是觉得‚好玩‛。企业人力资源部门应在入职培训中加强此类教育，提高员工的尊章守法意识。

3、加强内部审计，及时发现业务流程、信息系统中存在的问题。从控制的角度来说，预防性控制可能效果是最好的，比如职责分离等，但对于一些规模相对较小的企业来说，实现职责分离存在成本问题。在这样的情况下，企业应该完善内部审计管理制度，对于关键的控制点要定期进行审计。

4、加强对信息系统的应用控制。信息技术的采用提高了工作效率，简化了工作环节，与此同时传统的一些控制环节也消失了。因此企业在进行软件开发或外购时除了关注其功能外还应该考虑内部控制的情况，同时应该定期进行应用控制有效性的测试，防止类似事件的发生。

货币资金的控制流程 （一）现金收支的控制。企业必须按照国家规定的现金管理制度和结算制度加强现金管理，接受银行监督。财会部门为企业现金管理的职能部门，应该建立现金管理责任制，配备专职出纳人员，负责办理库存现金的收支和保管业务，企业非出纳人员不能经管现金收支业务。一切现金收支事项都必须以审核签证的会计凭证为依据办理，及时登账，定期清点，做到收支正确、手续完备、账存与实存相符。现金控制的具体流程应为：授予权限、制取凭证、审签凭证、审核凭证、编制凭证、收付现金、复核凭证、登记日记账、登记明细账、登记总账、盘点现金、送存银行、核对账簿、清查库存。现金控制的要点着重有：审批、审核、收付、复核、记账、核对、清点、清查。在现金内部控制系统各控制点中，“审批”、“核对”和“清查”最为重要。由业务部门进行原始凭证审批，可以保证经济业务的真实性、合理性和合法性，是控制的第一关；由财会部门进行账账核对，可以保证现金收付和会计核算的正确性，是及时发现现金收付和现金账务记录错误的主要环节，对于保证会计、出纳人员工作质量具有重要作用；由清查小组进行库存现金清查，可以保护现金安全完整，是保护现金实物安全完整的最后一环节。

（二）银行存款收支的控制。企业应按照银行开户管理办法的规定，申请开设银行账户，企业发生的各项结算款项，除允许以现金方式直接结算外，其余款项必须通过银行划拨转账。为了加强银行存款内部控制，企业应该建立银行存款管理责任制，由会计部门出纳人员专门负责办理银行存款的收付业务。会计部门应认真执行银行账户管理办法和结算制度，做好银行存款的核算工作，随时掌握银行存款的收支动态和余额，搞好企业资金的调度和收支平衡，保证企业生产经营的资金供应。审计部门应该通过对银行存款内部控制系统的评审，促进单位加强银行存款管理，防止违规违纪问题的发生。银行存款控制的具体流程应为：授权经办业务、签订结算契约、制取原始凭证、审签原始凭证、审核原始凭证制取结算凭证、办理结算业务、审核结算凭证、编制记账凭证、复核记账凭证、登记日记账、登记明细账、登记总账、核对账单、编制余额调节表、核对账账。银行存款控制的要点在于审批、审核、结算、复核、记账、核对和对账环节。在这些控制点中，“审批”、“核对”、“对账”三个控制点至关重要。其中，“审批”和“核对”控制点具有同现金控制系统对应控制点相同的重要性；“对账”控制环节，对于保证企业银行存款日记账同银行存款记录相符、纠正各方差错，具有重要作用。

三大钞管理

(一)收银台不仅人员出入频繁，也是卖场惟一放现金的地方，其安全格外值得重视尤其找钱给顾客时，并不需要用到最大面值的现钞，因此无须将最大面值的钞票放在收银机抽屉内的现金盘里，为了安全起见，可放在现金盘的下面，以现金盘遮盖住

(二)当抽屉内的大钞累积至一定数额时(可依个别营业情况自行订定)，应立即请相关主管收回至店内的金库存放，此作业可称为中间收款，避免收银台的现款累积过多，引起歹徒的觊觎若真有歹徒抢行强劫时，亦可因大钞部分已自收银台收走，而使公司损失降至最低 (三)收取大钞时，应暂停收银柜台的结帐作业，将现金放在特定的布袋，然后系在手上带走，随时注意四周的状况

(四)每次收大钞时，经过点数后，必须将收取的现金数额时间登录在该收银柜台的中间收款记录本内，由收银员及点收主管分别签名确认如有涂改时，亦应签署以示负责每台收银机应有分别的中间收款记录本

(五)大钞送到金库后，也必须登录在金库收支簿内，将日期时间收银机号金额，以及累积数填写清楚，登录者必须签名以示负责 四收银机的零用金作业

(一)每天开始营业前，必须将各收银机开机前的零用金准备妥当，并铺在收银机的现金盘内(亦可以上一次结余的现金做为下一次开机前的零用金)零用金应包括各种面值的纸钞和硬币，数额多寡可依据各超市的营业现况决定，每台收银机每日的零用金应相同 (二)除每日开机前的零用金外，各超市亦须备有足够数额的存量，以便在营业时间内，随时提供各收银机兑换零钱的额外需要收银员应随时检查零用金是否足够，以便提早兑换零用金不足时，不可与其他的收银台互换，以免帐目混淆

(三)欲补充零用金时，切勿大声喊叫，可利用铃钟或广播的方式请相关主管进行兑换零用金运送途中，应以布袋装妥后再分送各收银台，并随时保持警觉性，注意周遭的安全 (四)超市应设定一定期间的零用金数额，定期前往银行兑换，或请保安公司代为执行遇节庆假日时，则应适量增加零用金数额

(五)执行上述各项零用金兑换作业时，应填写换钱表，并由指定人员进行兑换时必须经过收银员与兑换人员双方对点清楚完成兑换之后，应将换钱表收存在指定位置，以便日后查核 五营业收入的管理

(一)每天除了在收银员交班打烊时作时段营业收入总结算，以计算收银员执行任务的正确性外，还必须选择一固定时间做单日营业总结算单日营业总结算的时间最好选择在下午3点之前，一来可以避开营业高峰，二来可以配合现有金融机构的营业时间，便于进行存款作业例如：每日午后2点，从收银机结出单日营业总结算的帐条，此帐条代表昨日2点至今日2点的单日营业总金额2点以后再重新累计营业收入

执行时段及单日的营业结算作业时，必须将所有的现金准现金，及相关单据一并处理妥当，处理时应由收银员与主管在指定地点执行并对点清楚单日营业结算后，应填写每日营业结帐明细表，做为日后会计部门查核及作帐的资料

(二)所得的营业收入应于固定时间存人或汇人金融机构存人时，应由指定人员负责，并妥善规划存放的日期时间，以及路线等，以免运送途中发生意外事故

(三)为了安全起见，亦可请保安公司代为存款，以减少运送的风险保安公司前来收款时，必须辨明保安人员的身分并确实核对签名样方始可交款

收款时必须有二位以上的超市人员在现场协助清点现金，金额确定之后，应填写拖运单并核对封条号码收取日期时间，方可签字取得签收条再将签收条缴回相关主管单位存查 六金库管理

现金除了存放在卖场的收银机之外，只能固定放置在店长室的金库内金库应设有金库现金收支本，对于取出或存人现金的各种行动必须予以详实记录任何消费性支出，应附有单据或发票

金库发现有任何短缺时，应立刻请相关主管人员进行调查的工作.

零售超市行业现金管理解决方案

一、行业特点

零售商是分销渠道的最终环节，面对着个人消费者市场，是分销渠道系统的终端，直接联结消费者，完成产品最终实现价值的任务。从企业经营形态上看，目前国内的零售业态大致可分为8种：

■百货店 ■专卖店

■超级市场 ■购物中心

■便利店

■专业店 ■仓储式商场

■大型综合性超市

零售超市行业每天会有大量的现金收入，同时又需要大量的零钞; 拥有众多供应商，与供应商的资金结算周期一般为三个月左右，结算时点较为集中；对于管理能力较强的企业，总部一般会集中管理供应商，各分支企业的营业收入在指定时间内归集至总部，由总部集中向供应商支付。因此，对企业资金流提出了更高的要求，需要银行在现金上门收款、零钞配送、尾箱寄存、资金归集、供应商付款等方面提供更加安全、便捷有效的服务。

二、现金管理需求

1．企业需要快速稳定的POS收费服务。

2．企业希望将现金清点及运送的工作委托给银行，从而降低现金的安全风险。 3．企业为保证正常的营业需要，保留了一定量的现金，需要将这些零钞尾箱寄存在银行，确保资金绝对安全。

4．由于零售超市企业直接面对大众消费者，现钞流量较大，对小面额现钞的需求量大，需要银行提供稳定及时的上门零钞兑换服务。

5．零售超市企业有众多供应商，而且结算时间较为集中。为实现供应商货款集中支付，减少财务人员工作量，提高资金结算效率，需要银行提供多种模式的集中支付服务。 6．对于总部集中管理供应商并支付货款模式的企业，满足总部对各地营业场所资金的集中管理及监控，企业需要加快资金回笼速度，提高工作效率，提高货物配送工作效率。 7．企业需要银行提供全省或全国范围内的工资代发服务，能够做到工资文件在传输过程中的信息保密。

三、现金管理解决方案

1．建行利用先进稳定的POS消费系统，为企业提供使用各类银联卡实时刷卡消费的日常收款服务，满足客户减少现金交易，增加结算方式的需要。

2．建行利用上门收送款服务解决企业现金交存安全问题及大量零钞兑换配送问题。上门收送款可采取清点式交接和封包式交接两种方式，如采用清点交接方式，需要零售企业与银行明确上门收款的时间及入账时间，零钞配送的频率及金额等。如采用封包交接方式，需要签订三方协议，明确各方的职责和义务。

3．建行为企业提供银行尾箱寄存服务，以解决零售企业每日零钞尾箱代理保管问题。企业与建行签订相关寄存协议后，即可办理寄存服务。

4．建行提供集中代理付款业务，以解决零售企业向供应商集中支付货款的结算服务。 1）建行与客户签订相关协议后，零售企业可以只签发一张转账支票，同时附带收款人明细清单，银行即可完成所有供货商的货款支付。

2）企业签约使用建行“企业网上银行高级版”，利用网上银行的“批量付款”功能，足不出户完成货款支付。

3）对于有较强管理能力、对资金结算要求较高的零售企业，建行可以与企业的ERP系统直联，实现银行账户资金与企业管理无缝联接，资金划转实时到账。

5．建行提供现金管理产品实现零售企业总分公司间的资金归集，归集方式可以是全部

余额、超过指定金额之上的余额归集，实时或指定归集周期、归集日进行归集。分公司账户可以在约定的可用余额金额内进行支付。

6．建行通过先进的电子系统，为企业提供全省或全国范围内的工资代发服务。

四、方案实施效果

1．系统先进：建行结算产品所依托的系统都是从保证资金安全、规范、合理、有效使用的原则出发而设计的，具有安全性高、可扩展性强、信息统计功能齐全等特点；能够完全满足客户对资金划转安全、信息反馈及时的要求。同时，随着业务不断发展，建行对系统功能及业务流程进行不断的优化和完善。

2．上门收送款和零钞配送，有专业的第三方押运队伍，确保客户现金运送的安全。 3．建行网上银行办理集中批量支付，无需柜员人工干预，一切由客户发起即能实时划转资金，有着方便、快捷、安全、高效等众多优点。

4．零售超市行业发展很快，但面临的竞争也越来越激烈，从而使得企业更加注重资金流的控制和综合运用，尽可能减少财务成本。建行现金管理产品中的集团账户功能能够很好的满足客户这方面的需求。

超市收银稽核作业的流程

更新日期:2009年4月24日

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烟草在线据中华零售网报道 收银作业中的每一个步骤以及每一个环节，都是为了让超市在现金管理上能有良好的制度与规范。但是好的制度如果未能予以有效的执行，或是没有操守良好的执行者，仍然会有许多弊病产生，尤其任何收银作业上所产生的人为疏失或是舞弊行为，都会影响到超市的营收，让其他工作人员为销售所做的各项努力都化为乌有。

为了及时发现收银作业上的人为弊端，并且矫正收银员在执行任务时的不良习惯及错误的收银作业，各超市应设立专门人员负责执行收银稽核作业；其稽核作业的内容如下。 收银台的抽查作业

为了评核收银员在为顾客做结帐服务的工作表现，稽核人员(或店长)应于每天在不固定的时间随机抽查收银柜台。抽查项目如下：

检查收银机结出的总营业帐条与实收金额是否相符，并登录于“收银机抽查表”。 核对总营业帐条的折扣总金额，与该收银柜台“折扣记录单”记录的总额是否相符，以稽核收银员是否私自给予顾客过多的折扣额。

检查收银机内各项密码及程式的设定是否有更动。以免收银人员利用收银机行舞弊之行为。 检查每个收银柜台的必备物品是否齐全。 收银员的礼仪服务是否良好。 是否遵守收银员作业守则。

收银机的抽查作业，不仅可以评核收银员的工作表现，还可以检核收银员是否依据规定的作业执行任务，以便立即纠正收银员的错误观念。 清点金库现金

清点金库内所有现金及准现金的总金额，与“金库现金收支本”登录之总金额是否相符，其点数的范围除了大钞之外，还应包括小额现钞及零钱袋。

此项稽核作业可以避免负责金库的相关主管人员，趁机挪用公款移做私人用途。 每日营业结算明细表的正确性

每日结完当日营业总帐后，必须将单日营业的收支情形予以记录，以为相关部门在执行会计作业时之依据。因此，记录表的登录是否正确，将影响到超市各项财务资料的计算以及日后营业方向之参考。有鉴于此，稽核人员有必要检查超市人员登录帐表的作业情形。 核对“中间收款记录本”与“金库现金收支本”

每台收银机过多的现金大钞必须依规定收回金库保存，而且每次收取现金大钞的时候，必须同时登录“中间收款记录本”及“金库现金收支本”(参阅“超级市场金钱管理”)。

由于前者系由收银员与主管对点记录，而后者则由相关主管自行处理。因此，稽核人员必须检查每台收银机的“中间收款记录本”与“金库现金收支本”是否相符，以及每次执行中间收款作业时，是否确实填写没有遗漏，以查核相关主管对于现金收支的处理是否诚实。

超市收银作业之制度设计及制度执行的良否，对于超市营运有甚大之影响。其影响除了在现金管理上，还包括顾客对于超市在礼仪服务方面的印象。因此，超市在规划收银作业办法时，应就制度面及执行制度的人事面二个方向予以平衡考量。在制度面的部分，应考虑每日、每天，以及每月收银工作的流程安排，营业时间内的收银作业规定，金钱管理办法，以及收银错误时的作

业处理。在人事面的部分，则应就收银员的排班安排、收银员之作业守则、礼仪服务规定，和收银稽核作业之处理等方面，予以有效规划。

尽管收银作业并不是整个超市营运的最后一环，但是良好的收银作业规划，却能确保为销售所作的各项努力得以有效回收，并且让顾客愿意再度光临，因为再度光临的顾客，不仅是超市追求营运成长的最大保证，也是超市所拥有的最大资产。“自助式贩卖”为超级市场的经营特色之一，顾客可以在卖场内随意的选购自己喜欢的商品，然后再自行到出口处做一次总结收银。在这种经营型态下，收银作、眨便成为超市管理中相当重要的一环。

事实上，收银作业不只是单纯的为顾客提供结帐的服务而已，还包括了对顾客的礼仪态度和资讯的提供、现金作业的管理、促销活动的推广、损耗的预防、业务侵占的防范、以及卖场安全管理的配合等各项前置和后续的管理作业。因此，超市在规划收银作业办法时，应就制度面及执行制度的人事面二个方向平衡考量。

在制度面的部分，应包括下列几个方向：

收银工作流程安排。应考虑每日、每天，以及每月收银工作的流程安排，归纳整理后予以归列成表，以为收银人员作业的依据。

收银作业规定。如收银员作业守则、登账收银程序、人袋原则、离开收银柜台的作业要领、顾客要求兑换金钱的原则、营业结束后的收银机管理、员工购物、购物折扣作业、伪钞的辨认、收银机发票的使用、货品的管制、商品价格的确认、换货及退款的处理、厂商的管理，收银台支援工作，以及收银员每日收银作业评核。

金钱管理。包括顾客付款方式管理、现金支出管理、大钞管理、零用金作业、营业收人的管理，以及金库管理。

收银错误作业处理。一般而言，收银错误发生的原因有下列几项：

1．为顾客结账时发生错误，如多打或少打价钱。2．顾客携带现金不足。3．顾客临时退货。4．金钱收付发生错误。各超市应针对各种情况设计发票作废处理原则，以及收银员收银短缺及盈余的赔偿办法。

在人事面的部份，可就下列几个方向予以规划：

(一)收银员排班安排。安排收银员的轮班作业时，必须考虑超市的营业时间、各时段的来客数、假期、节令和超市促销期，以及正式和兼职收银员的人数等四项因素。

(二)礼仪服务规定。收银员在礼仪服务方面应注意的事项包括：收银员的仪容和举止态度、正确的招呼用语，以及服务台的设立。其中服务台的服务项目大致有接听电话、顾客询问、广播服务、顾客寄物服务、顾客抱怨处理，顾客遗忘物品处理，以及市街位置图咨询服务等。 (三)收银稽核作业：稽核作业的内容包括：收银台之抽查作业、清点金库现金、每日营业收支记录表的正确性，以及核对“中间收款记录本”与“金库现金收支本”等项目。

尽管收银作业并不是整个超市营运的最后一环，但是良好的收银作业规划，却能确保为销售所作的各项努力得以有效回收，并且让顾客愿意再度光临，因为再度光临的顾客不仅是超市追求管运成长的最大保证，也是超市所拥有的最大资产。