论现代企业合同管理存在的风险以及如何做好合同管理

存在的风险以及如何做好合同管理

张 丽

摘要：现代企业的外部市场环境日趋复杂，很多大企业也面临越来越严格的监管要求，企业对外交易行为几乎全部以合同为载体来实现，合同签订是否合法合规合理即为企业交易成功并取得效益的保障，企业合同管理是一项综合性工作，它涉及到各方面的问题，同时也是产生各种经济纠纷的源头，大多数的法律纠纷都直接或间接地与合同管理中的某个环节有关。合同管理过程中存在各种法律风险，与一般风险不同的是，合同法律风险具有预见性和可控性，所以，现代企业如何做好合同管理、防范合同风险就是关乎企业经营管理成败的一个重要因素。关键词：企业合同管理；风险；完善合同

一、企业合同管理过程中存在的风险

合同风险属于法律风险的一种，它具有以下特征：（一）合同法律风险产生于合同管理过程中

合同从订立到履行，都是一个动态的行为过程。因此合同管理是否合规，合同行为是否符合法律规定，就会成为合同风险产生的一个因素。

（二）合同法律风险产生于某种非规范性行为

如因合同管理制度的缺失而导致在诉讼时无法提供合同原件等。

（三）合同法律风险导致的后果一般是人们可预见而非预期的结果

即具有可认识性，一般是不利后果，会对企业造成一定的经济损失。合同管理理应成为现代企业法务工作的重中之重，但我国企业法务实践经验证明，目前，多数企业内部合同管理实行的只是一种静态管理，合同管理工作无非是建立规章制度，形式上履行审批程序，即作为结算做账凭证，并不能真正有效地起到预防企业法律风险的作用，因此企业应该强化合同法律风险意识，实行动态管理。在日常合同管理中应当注重防范以下几方面的风险：

1.企业合同法律意识差

企业合同管理遵循旧历，沿袭老制度，没有创新，与企业日期发展的外部市场形势不不适应。具体表现为：一是对合同法及相关法律、法规不够了解，凭行业以往经验、凭人情办事。一些大企业往往也按照以往的老旧交易习惯进行管理，法律意识差，新的市场形势发生变化，即产生了合同法律风险。

2.对所签合同主体资格

资信情况审查不细致，导致签约主体资格不合格，合同无效或者无法收回应收款项的风险，导致企业遭受经济损失。或者虽然前期注意了资信审查，但在过程中缺乏对对方的经营、财务状况缺乏持续关注，如果对方公司破产或者财务状况恶化，就会造成企业巨大的经济损失。

3.应签合同而不签合同，或者口头合同代替书面合同的风险

有些企业业务人员因不了解公司合同管理制度、认为签订书面合同手续繁琐而有意规避签订书面合同，或者由于是“老客户”人情关系而盲目相信“口头承诺”或“电话交流”导致一旦发生纠纷，难以取证和分清责任，一般除能即时结清的小额合同以外，均应签订书面合同。

4.未经授权、超越授权范围对外签订合同的风险

几乎所有企业都会涉及到这个问题，在实际操作中，企业往往给那些驻外的销售代表或分公司预先给予一定数量的盖有企业公章的空白介绍信和该有合同章的格式合同，这属于企业的一种授权行为，但是这是存在一定法律风险的，企78

现代国企研究 2019. 2（下）

业没有对其权利的行使规定上限，就很很容易产生无权代理或者表见代理，在他们职务停职或者调整岗位后如果仍然代表公司对外签订合同就会给公司造成一定的法律风险。

5.没有采用标准合同文本，合同条款审查不严，合同约定不明的风险

许多企业在经济交往中，不注重合同文本的使用，合同文字草拟的不严谨，条款挂一漏万，或者只讲好话，不讲丑化，一旦违约看不到如何处理的违约条款。还有的企业将合同的起草权完全交给对方，对方拟定的合同也不进行审查直接签字盖章，最后发生纠纷时却不知合同文本是如何规定的。对方的合同文本往往比较生疏，可能还有很多陷阱，不详细咬文嚼字就可能落入对方设置的文字陷阱。

6.企业公章或合同专用章使用、管理不当造成的风险企业对外签约不宜使用业务印章，应使用合同专用章，有些企业人员对外签约时随意在合同上加盖企业科室印章、企业公章等非合同专用章，这样合同部门难以审查、掌握合同情况。还有的企业人员赴外地谈判为了能当场订立合同将合同章外携至当地，这样会给企业带来很大的法律风险。合同专用章保管、使用应由专人负责，原则上也不得外携公出，也不得在空白介绍信、空白合同书、信笺及任何空白纸上加盖合同专用章。另外对于异地支出合同，付款方应掌握先让收款方盖章的原则，这样也可以从一定程度上避免对方擅自修改合同文本导致不利于己的合同生效。

7.合同履约阶段监管不到位导致的风险

合同签订之后并不就表示万事大吉双方等着收款付款了，在履约过程中也会出现各种各样的问题，具体表现为：一是应变更的合同没有变更，履约过程中出现与原合同不同的新的状况，合同管理人员由于监管不力或者缺乏变更意识，未能及时变更合同，结果企业蒙受了损失；二是应当发出的书函没有发出；三是应签证确认的没有签证确认，导致发生纠纷时因无法举证而败诉；四是应当追究的却过了诉讼时效；五是应当行使的权利没有行使；六是应当注重的证据的法律效力没有重视，合同部门没有留存盖章签字的、有明确内容的、未超过期限的原件资料，导致没有证据或者证据资料不具备法律效力的风险。

8.企业合同管理人员业务水平低、培训不到位，合同档案管理不到位的风险

合同管理专业性强，要求合同管理人员必须具备扎实的法律理论知识，具备较强的企业管理经验和能力。企业合同管理人员业务素质的高低及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。部分企业没有合同专职人员，或者专职人员较少，有的企业甚至合同管理还没有形成一个统一、独立的部门，有的设在市场部门，有的设在经营管理部门，部门不独立，管理人员大多也都是兼职人员，一人兼数岗，无法全

论 道 LUN DAO身心投入到合同管理工作，合同管理更是难以实现专业化管理，给企业经营活动带来较大的合同风险。另外，企业合同档案的管理也是重中之重，以便日后发生纠纷能在合同档案中查找证据进行举证质证。

二、企业如何做好合同管理

企业合同管理是对合同多层次、全过程、全方位和高效率的动态、全过程管理，需要建立一个规范的组织机构，同时健全合同管理各项规章制度、创新合同管理手段，推进合同管理信息化建设，也需要企业里计划、财务以及其他专业部门的密切配合，企业若要做好合同管理，绝不仅仅是一个法律部门的职责，而是需要多个部门相互配合才能实现。

（一）建立组织机构、完善合同管理制度1.按照企业规模大小来建立企业合同管理机构

大中型以上企业应该设立总法律顾问岗位。全面负责法律事务工作，归口管理合同，各基层单位分别管理，各专业部门按业务类型分类管理的合同管理体系。法律顾问作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导职责。各业务部门和所属单位负责本单位的合同签订和履行，并定期汇报有关合同执行情况，法律部门随时检查和监督。

2.完善合同管理制度内容

完善的合同管理制度是做好合同管理的前提，通过对企业合同签订、履行、结算的工作流程进行梳理，形成一套与企业自身相适应的合同管理制度，使合同管理工作有章可循，实现企业合同规范化、科学化管理。

（1）合同专用章管理制度

企业应建立合同专用章管理制度，规范合同专用章应由专人统一保管、使用；合同章由合同管理部门编号、备案；建立合同专用章使用登记台账；对滥用合同专用章或者对合同专用章管理不善的责任人的处理规定等。

（2）合同签约授权制度

企业对外签订合同，应当由法定代表人或者委托代理人进行，未经授权，任何人不得以企业的名义对外签订合同。法定代表人授权代理人签订合同，由法定代表人签发授权委托书。授权委托书必须明确代理人的姓名或名称、代理事项、权限和有效期限，由法定代表人签名，并加盖单位公章。授权委托书的印制和办理应当由企业法律事务机构统一管理。

（3）合同会签及审批制度

合同会签是公司相关部门参与合同审查审批的有效形式。企业会签一般应由业务主管部门、计划部门、财务部门、合同主管部门、单位主管领导等部门参与，每个部门各司其责，按照职责审查合同。

（4）合同纠纷处理制度

企业应建立纠纷处理制度，对于合同当事人由于不可抗力或者故意违约等原因造成可能无法履行或故意不履行合同，对合同条款的语言或者标准等条款产生歧义发生的各种纠纷，合同承办单位要及时向法律事务机构报告，并采取相应措施，保存相关证据资料，尽量减少经济损失。以避免合同承办单位私自处理纠纷不当损害企业合法权益。

（5）合同管理人员的培训和奖惩考核制度

有的先进大型企业一直致力于加强总法律顾问、法律顾问、合同员“三支队伍”建设，这也是未来企业的趋势，特别是大企业参与国内外市场竞争的机会越来越多，加强法律人才的培养也是当务之急。此外，合同管理制度需要具体合同承办人员来执行，需要对合同承办人员进行相应的考核，以此激励合同承办人员不断加强自身素质的提高。

（6）企业应建立合同统计分析制度和合同档案管理制度企业职能部门和从属单位应当按时向法律事务机构报送合同统计表，并做合同分析报告，由法律事务机构对合同签订和履行各环节存在的问题和采取的措施是否适当进行评估，对存在的问题分析原因，追查责任人。合同档案负责部门应切实履行职责，做到严细认真，合同文本中归档的材料应当包括但不限于合同文本、双方谈判过程中互致的信件和传真等资料，这些是双方权利义务的重要书面凭证，一旦发生纠纷，这些将可能作为有力证据，所以一定要注意保管、保存和保密。

（二）推进信息化建设实现合同全流程管理

许多油田企业开发了法律事务管理、合同管理信息系统，该系统涵盖了以合同管理为重点的多个业务功能模块。其中合同管理模块基本上实现了合同网上立项、选商、申报、审批、签订、履行结算、付款等全流程的管理功能，系统中还可以批量录入合同相对人信息数据，还有标准合同文本可以直接选取填写，这样极大地提高了合同管理效率，节省了人员用纸质会签单到各个审查部门签字的时间。

（三）合同管理的具体方法

合同关系自始至终是一种法律关系，根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分，合同管理的具体方法分为：合同事前防范、事中控制、事后应对三个阶段，并且是以合同事前防范、事中控制为主，事后应对处理为辅的合同管理方式。

1.合同管理的事前防范

合同管理的事前防范工作，首先应当从调查客户的资信情况入手，通过多种渠道查阅其企业性质、财务状况、经营情况、资本机构、偿债能力、商业信誉等信息资料，并及时更新追踪其变化情况。其次是对合同文本的起草和审查，由具有丰富的法律知识和法律专业业务能力的法律顾问或者律师担任，从法律角度全面审查合同，对合同条款、法律风险提出法律意见和建议。

2.合同管理的事中控制

合同管理的事中控制是对合同履行过程的监督和管理，一些企业合同订立和履行存在脱节现象，重订立、轻履行的现象比较突出，通过对合同履约阶段的监管可以及时发现影响合同履行的因素，以便随时排除阻碍，防止违约的发生。

3.合同管理的事后应对措施

合同事后补救主要是合同履行阶段出现问题，合同的一方当事人出现违约行为后的应对措施，法律顾问要区别情况，及时采用协商、仲裁或诉讼等方式，如要求对方继续履行或承担违约金以及解除合同、采取合同保全、诉讼保全等措施。事后应对处理是在事前防范和事中控制没有奏效的情况下，为减少企业的经济损失不得已的，是合同管理的最后保障。

（作者单位：中国石油集团长城钻探工程有限公司钻井三公司）

2019. 2（下） 现代国企研究

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