企业多管理体系融合方法研究

胡建江１　胡　莹２

()新疆油田公司工程技术研究院,新疆克拉玛依８腾讯控股有限公司成都分公司,四川成都６１．３４０００;２．１００４１

从系统的观点出发,在分析研究各管理体系架构、要素及其内在联系的基础上,提　　摘　要:

出了一种包括企业经营业务及管理活动梳理、综合管理体系手册框架设计和企业业务能力架构、应建制度、部门职责及多管理体系融合清单建立等在内的多管理体系融合方法,对企业多管理体系融合具有指导作用.

关键词:多管理体系;融合方法;综合管理体系

:/中图分类号:F２７２　　文献标识码:A　　doi１０．３９６９．issn．１６７２Ｇ２２７２．２０１８．０７．０４１j

运用先进的管理方法,　　企业管理是一项系统工程,

整合企业管理资源、提升管理效率是企业永恒的主题.目前,企业除了建有管理制度体系外,大部分企业都通过了I石SO９００１质量管理体系、HSE管理体系认证,油企业还建有测量管理体系、能源管理体系和法律风险防控体系、内控管理体系,各体系处于独立运行、各自发挥管理效能阶段.从运行现状来分析,主要存在以下问题:

()企业面对众多的体系,迎审频次高,多头准备１资料,负担重.()从各体系与管理制度体系两个层次纵向来分２析,管理内容重复,要求不一,职能交叉,运行中出现()从各体系横向来分析,各体系关注点各有侧３重,而且由不同部门管理,编写体系文件时,各体系文件相互不对照,致使同一业务活动在不同的体系中要求不一、表单不一、职能交叉、工作重复.

()从管理制度体系横向来分析,一是部门制度,４

缺乏横向沟通,部门之间职责界定不清,以致形成的制度条块分割、重复,管理范围横向不能到边,纵向不能到底;二是每一项管理活动没有形成闭环,在部门职能交界处存在管理空白和制度空白,相互推诿、扯皮现象较重;三是各部门制度的宽严重度不同,执行力度不同,以致造成制度执行不力.

目前,多体系融合正处在探索阶段,尚无系统、成熟的融合方法可借鉴.为系统解决上述问题,需开发一种系统、科学的多体系融合方法,建立企业综合管理,体系(以下简称综合体系)充分发挥各体系的管理优

势,提升管理效率.本文从系统的观点出发,研究开发了一种全新的多体系融合方法,对企业多体系融合将发挥指导作用.

１　综合体系框架

１．１　综合体系架构设计

通过分析I企业卓越绩效评价标准,结SO、COSO、打破原有体系三级体系文件架构,增设了企业治理结构与治理制度层级,按法人和非法人企业分别设立了章程和职代会工作制度、党委会工作制度、三重一大决策制度以及各职能委员会工作制度.以企业管理制度１．２　基本原则()一体设计、深度融合.将“多体系”与企业管理１“一套制度、一套流程、一套记录表单”的综合体系,从根本解决各体系独立运行所带来的职能交叉、要求不一、工作重复、审核频次高等问题,最大限度减轻企业工作量.今后不得有游离于本体系之外的单独体系和管理制度.

()简洁高效、制衡管控.梳理、绘制企业各业务２

活动的管控流程,坚持流程优化与部门制衡相结合,对于管理部门在３个以上的流程进行重新审视与优化,力争减少到２~３个部门.通过综合体系的统一建设,使业务流程更加优化,制度质量明显提高,管理职能发挥更加顺畅,风险管控能力进一步提升

()贴近实际、简化操作.在满足各体系标准要素３

制度体系进行一体化结构设计、一体化深度融合,形成).体系框架为基础,确定了四级体系文件架构(见图１

合企业管理制度体系和各体系结构层次的实际需求,

“两张皮”现象.

),),作者简介:胡建江(男,新疆油田公司工程技术研究院高级经济师,研究方向:企业管理、制度建设、体系融合、绩效考核;胡莹(女,腾讯控１９６２Ｇ１９８９Ｇ

股有限公司成都分公司工程师,研究方向:信息工程、软件开发、体系融合.

:收稿日期２０１８Ｇ０５Ｇ０２

PIONEERINGWITHSCIENCE&TECHNOLOGYMONTHLYNO．７　２０１８１５５

企业多管理体系融合方法研究

图１　四级体系文件架构

要求的前提下,紧密结合管理运行实际,力求体系文件管理要求与实际运行一致、同一业务活动设计满足各体系要求的统一表单,简化操作,从根本上解决过去体“、两张皮”表单重复等诸多问题.

系文件条块分割、部门间文件缺乏衔接、与实际运行()动态管理、持续改进.建立综合体系的运行与４

(管理机制,发挥“策划—实施—检查—改进”循PDCA)环方法的优势,使企业生产经营管理依综合体系文件的规定运行,并在运行中持续开展体系的审核与评审,实现体系的持续改进.

和目录树法将企业各个管理过程的关键管控点显现化,使企业的各项管理控制活动横向到边,纵向到底.()全面梳理企业的经营业务活动和管理支撑活１

动.以图２科技型企业为例说明梳理过程.首先,从市场需求调研到形成产品至售后服务的全过程以走流程的方式,确定企业的经营业务活动.其次,对照企业职能部门的管理职能从企业治理、战略规划到党、工、团管理进行全面梳理,确定企业的管理支撑活动.()构建综合体系管理手册架构.首先,构建综合２

体系手册要素架构,如图２所示包括１６个要素.其次,将上步梳理出的经营业务活动和管理支撑活动作为一级活动按综合体系要素分类匹配到对应的要素中,如图３所示.

２　融合方法

综合体系建设应以过程梳理为主导,运用流程法

图２　经营业务及管理支撑活动梳理过程

综合体系要素企业简介１．

领导及其承诺２．

综合体系概述３．方针目标４．企业文化５．

一级活动

综合体系要素经营业务１０．运行控制１１．运行保障１２．

经营成果计量１３．

图３　综合体系要素及活动匹配过程

１２．１党群管理１２．２工会管理１３．１财务管理１３．２资产管理一级活动

体系标准要素和程序文件为目录索引,对“各体系”程序文件的管控要素进行梳理,形成各体系程序文件的管控要素目录清单,然后建立融合前后各体系程序文件、管控要素与综合体系应建制度、管控要素对照表,进行比对,将管控要素重合较多的程序文件合并到对应的制度中,对与制度无重合管控要素的程序文件作为综合体系新增应建制度,最终形成综合体系业务能力架构和应建制度目录清单.

()首先,对照综合体系应建制度目录,结合已有４流程,以流程法为主导,打破职能部门界限,将各制度的管控活动在部门间流转,绘制各制度的总控流程和分控流程,总控流程满足管理层快速了解制度全貌的需要,分控流程满足内控、法控体系风险文档融合和执行层操作需求.通过分析企业各职能部门在流程中的角色及流程节点描述,厘清各制度的部门职责.其次,对各体系程序文件的管控流程、操作规范、引用技术标准、记录表单进行梳理.第三,对应建制度是否需要建

企业治理、组６．

织、职责及权限

()构建综合体系业务能力架构和应建制度目录.３首先,对综合体系手册要素架构匹配的一级活动用流程法或目录树法逐级分解管理过程的子活动,查找过程的关键管控点,直至分解到子活动中出现审、报、批等制度管控要素时止,并以其上级活动为关键管控点建立业务能力架构和制度,以末级活动作为制度的管控要素,形成各经营业务活动和管理支撑活动的应建制度目录,在此基础上,结合企业现有制度按照“减少制度不减少管控要素”的原则进行优化合并,初步形成综合体系业务能力架构和应建制度目录.其次,以各

０１８年第７期１５６科技创业月刊　２

企业多管理体系融合方法研究管理论评立操作规范、记录表单和引用技术标准进行识别、评价.第四,以内控体系记录表单为基础,对各制度的记录表单进行一致化设计,从根本上解决各体系记录表单重复的问题.在此基础上,建立各制度的部门职责、管控要素、管控流程、引用技术标准和记录表单的清单及文件,为制度编写打下要素基础.

()以综合体系的应建制度目录为纵轴,应建制度５

的管控要素和“各体系”的标准要素为横轴,构建综合体系应建制度及管控要素与各体系标准要素的融合清将各体系的１制度结构及要素编写综合体系４级文件,标准要素融入综合体系文件的相关制度中,实现各体系与管理制度体系的深度融合.然后以综合体系应建制度目录为纵轴,各职能部门为横轴,将各制度涉及的职能部门的职责进行汇总,形成界面清晰的部门职责.

表１　制度结构及内容要素

制度结构总则１．

部门职责２．

管理程序及要求３．

风险管理４．

附则５．附录６．

内容要素

做什么１．

谁来做２．

什么时候做３．

如何做４．

做到什么程度５．

提交什么报告或表单６．

３　多体系融合应重点关注的几个问题

()要正确认识综合体系与各分体系的关系.综１

合体系建成后,是形成了一套涵盖各分体系的综合体系,各分体系依然存在,是综合体系的重要组成部分,并将继续发挥管理作用.综合体系一般由企业管理部门管理,分体系仍由各专业部门管理,各方协同开展综合体系管理,联合开展内外部审核与管理评审.()要通过融合清单确定各分体系的编码.一般２

用分体系英文的第一个大写字母,如:质量管理体系—

单.在此基础上,按图３管理手册架构、治理结构和表

能源管理体系—M,测量管理体Q,HSE管理体系—H,

,系—T,内控管理体系—法控管理体系—L.综合体I系中的每项制度涉及哪个分体系就在制度名前加上分体系编码,确保各分体系的制度融得进去,又能通过体系编码快速分类出来,方便各分体系的日常管理和内外部审核.

()做好体系文件信息化管理.企业应建立信息３

化管理平台,将４级结构的体系文件分层次进行管理.信息化管理平台应实现四大功能:一是体系文件管理功能,确保体系文件结构层次清晰,管理规范;二是能按体系编码快速对分体系制度进行归类,形成各分体系的制度目录;三是能按制度目录、体系编码、主责部门等快速查阅体系文件;四是能用手机APP实现体系文件的快速查阅和现场作业表单的实时填报.

参考文献

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２００２．

()组织职能部门和管理专家对４级体系文件进６

行讨论审议.讨论审议是制定和完善综合体系的重要环节.对制定的体系文件应进行充分讨论,集思广益,查漏补缺,精益求精.其根本出发点要使体系文件为流程服务,以解决横向沟通失调,流程整体无人负责的问题,构建完整、无根本性目标矛盾的综合体系.()组织综合体系的试运行,试运行一般为３个７

月.试运行期间,要注意各方面的信息反馈,做好记录.同时综合体系主管部门要采取调研、召开座谈会等多种形式,收集各方面的意见和建议,对存在的问题应及时组织有关人员研讨,对体系文件进行修订完善.

]()企业管理模式的创新趋势[管理世界,３　叶国烂．J．２００３２．

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()２００４３．

(责任编辑　吴　汉)

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