如何加强企业退休职工人事档案管理工作

如何加强企业退休职工人事档案管理工作

作者：刘静

来源：《卷宗》2014年第06期

摘 要：随着人口老龄化、城镇化、就业格局变化等社会问题以及企业改革力度的不断加大，企业员工办理退休、提前退休的现象逐渐明显，企业退休职工队伍日益庞大，企业退休职工人事档案管理工作也成为社会关注的焦点。这项工作涉及到企业、个人、社会等多方面利益，解决好这一问题对于促进社会稳定、和谐具有极大的意义。随着国家对于社会保障工作的投入和相关政策的出台以及近些年企业对于社保工作的重视，使得这一工作进展顺利并取得了初步效果，但是由于我国企业发展起步晚，很多工作还没得到具体执行和落实，很多问题亟待解决。本文从目前企业退休职工人事档案管理工作现状、意义并提出措施。 关键词：加强；企业退休职工；人事档案管理

企业退休员工为企业发展做出了很大贡献，解决好退休职工相关工作不仅关系到退休职工的社会保障和退休生活，更是对国家以人为本的科学发展观的深刻实践，有助于缩减社会差距、提高社会公平、缓解社会矛盾、提高百姓的幸福指数，同时更是企业建立健全企业的管理机制，完善企业后勤保障工作，促进企业成熟运营的重大举措；退休职工档案管理工作是解决企业退休职工工作的重要组成部分，涉及到员工的重要信息和退休后生活息息相关，加强企业退休职工人事档案管理工作对于解决这项工作有极大的推动作用。 1 目前企业退休职工人事档案管理工作现状

（1）档案管理设备落后、保管环境差，档案材料残缺。社区管理档案管理因为数量不确定不成规模，同时没有专项经费也缺少专门的存放地点，大部分只是同其他别类文件存放在一起，缺少档案管理的“八防”要求也没有达到标准，设备残缺或者没有相关设备，由于火灾、温差、干湿度以及管理不善造成了重大损失，因为档案信息关乎到退休员工薪金、社保、医保、工资调整等多个问题，最后很多材料不齐全，存在空白需要填补的情况给日常工作增加了很大难度。

（2）档案管理人员不专业。目前大部分的企业还没有成型的档案管理机制和制度，很多负责档案管理工作的人员没有经过专业的档案管理培训业务不熟悉、不专业，员工往往身兼数职且多为企业临时聘用的员工，所以档案管理具有不稳定性，交接工作也存在疏漏。其次关闭、倒闭的企业人事档案没有专人负责看管，部分员工身兼数职轮流看管，做不到全职负责工作，存在流于形式、虚有其表，一旦有玩忽职守的情况出现会造成很大的损失。

（3）目前管理基本处于原始手工阶段，目前绝大部分的工作基本是通过计算机来操作的，而档案管理工作很多还停留在原始手工阶段，首先是大批量、集中化信息得不到统一的处

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

理，信息录入慢、不全面等现象出现，其次很多纸质档案经过磨损会造成损害，对于档案管理也是一种损失，缺少电子版、电子化很难适应社会和企业的发展。 2 加强企业退休职工人事档案管理工作的意义

档案包含加强企业退休职工人事档案管理可以保障退休职工的档案信息的安全性和隐私性，保障员工在退休、离职之后的利益不受损害；因为社会保障工作一直是社会热点的敏感话题，也是提升百姓幸福指数而必须要解决的问题，加强这项工作可以促进社会稳定和社会和谐，解决因为劳工关系、员工与企业矛盾带来的社会问题，缓解社会压力；最后来讲加强企业退休职工人事档案管理工作也是企业所必须值得关注和完善的，也是企业走向成熟的必由之路。

3 加强企业退休职工人事档案管理工作的措施

对于退休职工的人事档案管理工作要有一定的流程及相关标准作基础，对于档案管理损坏的防治、档案寿命的延长、档案安全的维护都有严格的要求。工作人员要了解和研究档案损坏的原因和周期，采取专门措施及方法来最大程度的消除各种不利因素的影响，从而把档案损坏的自然因素降低；档案管理不能只防不延，还要从源头上解决问题，采用电子化、现代化的措施来延长档案的寿命。最后就是做好档案管理的安全保卫工作，以上工作措施具体细节如下： 档案管理的原则：以防为主、防护结合；一视同仁、安全保卫；细心认真、全面严肃。 （1）建立专门机构和库房，统一化管理。建立社区档案管理部门，将所有退休职工档案整理分门别类根据单位或企业编号及职工姓名顺序进行编排，各单位的单独存放，根据不同退休时间进行分化并实行统一管理。

（2）加强资金投入，按照现代化档案管理标准和要求建设，将现有员工资料制定编制并申请上报，相关部门做好登记工作。引进先进档案管理设备必须达到防蛀、防盗、防高低温、放光、防水、防火、防鼠等八防的标准并配备除湿器、空调、温湿度记录仪、恒温仪等现代化设备。

（3）设置专用的档案查询室及档案管理办公室，做好现有档案备份工作以备意外出现有资料可询，定期开展档案资料的检查和维护工作，对已损害的资料进行整理、修复，对于不同时段档案接收工作进行整理和记录工作，确保对于退休职工档案管理信息无漏记或缺记的情况发生；搞好档案室的清洁工作和保卫工作，安排工作人员对档案室进行定期的清洁打扫，保持档案室的清洁、卫生，对于清洁工作也要注意，切记不要因为人为无意识损害造成的损失；另外还要做好档案管理的保卫工作，因为档案信息涉及很多重要信息，所以要做到专人负责，闲人免进、信息保密，如果对信息查阅要做好来客登记工作，作好记录。

龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn

（4）引进先进的档案管理系统来改善落后的局面，辅助以电子计算机为基础设备来改善原有档案手动化，对现有档案进行文字排版并进行电子录入和电子存档，做到永久保存并方便随时翻阅。

（5）将各企业、单位退休职工的档案详细信息包括姓名、年龄、工作单位、住址、联系方式、实际退休日期、出生日期等统一专人录入存储，实现各企业和政府联网，并将这些信息与社保部门和医院登记，方便日常工作高效便捷服务，为退休员工制定专人专证和密码，通过网络即可查询自己的有关信息。

（6）建立一支专业管理队伍。要聘请有责任、思想道德品质优良、有专业技术和相关工作经验的人才来参与到管理档案工作，责任到人并实行定期考核工作实行竞争上岗，避免消极怠工和员工工作不当带来的损失，同时使原有员工身兼数职的工作和管理状态得到改变，使工作得到开展。

（7）对于退休职工档案管理工作神圣而严肃，无论是国家、社会还是企业、社区单位都要加强对于这一工作的重视，增加对于这项工作人力、财力、时间、精力的投入，确保此项工作顺利开展。 4 结语

档案管理工作细致入微涉及方面广具体复杂但是又切实关系到退休员工的利益，关系到和谐社会的建设，更关系到国家以人为本的政策，解决好这个问题既是企业的发展的必经之路也是社会进步的表现。在开展工作的过程中，街道和社区领导要高度重视这项工作，积极实践、努力解决，充分利用国家政策和社会资源来妥善安置、管理退休职工档案工作，促进工作的顺利开展。 参考文献

[1]于强.企业发展工作研究.2011.[03]

[2]张志国，蔡丽.关于企业退休职工问题的讨.[M].2009.[08].

[3]王秀杰.关于提高档案管理干部队伍素质的几点思考.黑龙江科技信息，2009[8]. [4]张强，王立国.企业退休职工档案管理工作的建议.2010