公文管理规范

公文管理规范

1 目的

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为行政公文管理规范化、科学化，保证公文处理的准确性和及时性，满足公司需求，制订本规范。 2 适用范围

本规范适用于公司公文行文、收/发文、分发处理及管理。 3 相关定义

3.1 公文是指管理过程中所形成的规范体式的公务文书，以及经营过程中的记录资料。公文是传达贯彻公司相关方针、政策以及指示的重要载具，是报告工作、交流经验的重要渠道。

3.2 公文处理是指公文的收发、传阅、呈送、请办、承办等一系列相关联、衔接有序的工作。 4 职责分工

4.1 综合部是公文处理管理机构，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁工作，负责指导集团各部门及下属各公司公文处理工作。

4.2 各部门(下属各公司)负责本部门主导发行的公文处理，并安排专人负责部门公文的发放、接收、传递、立卷等工作，下属各公司公文由其办公室（行政部）负责归档保存，总公司各部门档案由部门负责人定期归档至综合部。 5 公文管理相关程序 5.1 公文的种类及适用

 决定/决议：适用于公司对重大事项或重大行动做出的安排，奖惩有关部门及人员、

变更或者撤消各部门或下属工作不适当的事项等；

 通知：适用于发布规章制度，转发上级单位公文，要求办理和需要公司各部门、下

属各公司周知或共同执行的事项，人事任免及人事聘用等；  通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况；

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 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的

询问；

 请示：适用于向上级单位请求指示、批准；

 批复：适用于答复所隶属单位或下级单位的请求事项；

 函：适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、询问和答复问题，

向其他业务主管部门请求批准等；

 会议纪要：适用于记载和传达会议情况、会议精神及会议议定事项。 5.2 公文常用格式：正式公文常用格式由文头、正文、版记三部分组成。

 正式公司的文头：包括文头名称、发文字号等项，若是密级文件和紧急公文，则还

应该包括密级、保密期限和紧急程度；

a. 文头名称:在经营活动中以公司名义对内、对外发布的文件，使用“xx有限公司”的红色文头发文（格式见附表1）。下属各公司则使用本公司固定的文头；

b. 请示、报告:以公司名义向上级主管部门、领导报告、请示时，使用上行红色文头发文；（格式见附表2）

c. 以部门名义对公司内部发布的事务性文件及公司内部办理例行公事与应急公文等，使用普通文头发文；（格式见附表3）

d. 传真：公司对外发传真以“XXX有限公司 传真”的普通文头发文；（格式见附表4）

e. 会议纪要：公司会议纪要分为两类：“会议纪要”、“专题会会议纪要”。由公司负责人或其授权委托人（下属公司由总经理）主持召开的会议称为办公会，由综合部（下属各公司由其办公室）形成办公会会议纪要，会议纪要发文名称为“XX有限公司会议纪要”（格式见附表5），由公司负责人或其授权委托人签发；由公司负责人等主持召开的专题工作会议称为专题会，形成专题会会议纪要，发文名称为“XX有限公司专题会

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会议纪要” （格式见附表6），由公司负责人签发。  发文字号

a. 发文字号由单位代字、六角符号“〔〕”括入年号、顺序号组成，年号应该写全，顺序号不编写虚伪（1，不编写成001或01），文件顺序号前不加“第”字。联合发文机关只编写主办机关的发文号；

b. 传真发文字号:以公司名义发传真，发文代字为“x传字”，须由公司负责人签发。以部门名义发传真，如人力资源部发传真发文代字为“人资传字”，须由部门负责人签发。下属各公司名义发传真，发文代字为“xx传字”，需由其总经理签发；

c. 部门或个人就某一个具体工作内容、步骤、程序进行协商、布置及请示时用三单制，即工作联系单、任务通知单和请示报告单。  密级、紧急程度：

a. 密级公文应分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”等级，还应有份数编号； b. 紧急公文应分别根据紧急程度，分别注明“急件”、“特急”字样。“急件”要求提前办，“特急”要求立即办；

c. 密级、紧急程度写于文头右上角，密级与紧急程度同时使用时，密级置上，紧急程度置下，上下对齐。 5.3 公司主体规范

公文主体部分包括公文标题、主送单位、正文、附件、落款、日期等项。  公文标题撰写规范

一般包括发文单位、事由、文种三部分；若文头已有发文单位，则标题只写事由、文种。用二号小标宋体，可一行或多行居中，回行时词义应完整，排列对称。

a. 发文单位：发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前；

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b. 发文事由：公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除规范文件外，一般不使用标点符号；

c. 公司下发的行政规章制度的公文用“颁发”，下属各公司产生的类似公文用“印发”；下发上级、同级或不相隶属公文用“转发”，转发公文，要将事由写清楚，原标题不必照抄，但不能用原发文字号代替。

d. 标注文体：参见上文。  主送单位撰写规范：

a. 上行公文的主送单位一般只写一个，请示则只能是一个；对请示予以回复时，主送单位也只能是上行请示的单位。如需同时报送其他单位，应采用抄送的形式。标题下空一行，左侧顶格三号仿宋字体，回行时仍顶格，最后一个主送单位后用冒号；

b. 公司普发性公文，主送单位按惯例排列，即“xx各部门、下属各公司”； c. 保密性公文和针对性较强的公文，主送单位由签发领导确定，以具体受文对象确定主送单位。  正文撰写规范

a. 开头与结尾撰写规范：分导语、主体和结束语。正文开头应表发文明目，并通过叙事、说理等方式提出发文要点，说明发文诉求或要求。正文的结尾，要简单朴素。对上行文，不要求答复的工作报告，结束语可用“以上报告，请审查”。要求上级批准、批复的，可用“以上请示，请批复”。要求上级转批的，可用“如无不妥，请转批”等语。平行文的结尾一般用“特此函达、特此函复”等语，下行文的结尾，一般用“此复”、“以上各点，望认真贯彻执行”、“特此通知”等语；主送机关下一行行文（不空行），每段首行空二字，回行顶格，年份和数字不回行。正文用三号仿宋，一般每面22行，每行28字。小标题可用三号小标宋体或黑体；

b. 公文标题序号规范：

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正文中用数字表示多层次结构时，标识方法为： 第一级用一、二、三、…………

第二级用（一） （二） （三） …………… 第三级用1.2.3………………

第四级用（1） （2） （3） …………… 第五级用○1 ○2 ○3 …………… 第六级用A B C…………

c. 公文字体要求：公文正文内容从左至右横写、横排；用纸应按国际标准为A4，左侧装订。标题用小标2号宋体字，正文用3号仿宋体字；

d. 公文中各组成部分的标示规则，参照《国家党政机关公文格式》国家标准执行。  附件撰写规范：

a. 公文如有附件，应在正文之后，落款之前注明附件名称和顺序，附件名称、顺序要与正文所列的名称、顺序一致。若附件的名称已作为公文标题的主要内容，正文不必再作标注。附件内容应当在用印页之后另起一页,并尽可能与正文装订在一起。如附件篇幅较长，制作复杂，可分别装订，并在附件首页的左上角注明发文字号；

b. 正文后“附件”字样及附件顺序标识、附件名称撰写要求：

如有附件，正文下空1行，左空2字，3号仿宋标”附件”，然后全角冒号和

附件标题，附件标题后不带标点。涉及序号，用阿拉伯数字，附件内容与正文一起装订，并在左上角第一行顶格标“附”或“附件”及序号。如不能装订在一起，则附件第一行顶格标公文发文号，并在其后标“附件”字样。  公文落款撰写规范：

a. 落款应在正文之后偏右的位置。

b. 落款用发文单位全称或简称。联合行文，落款主办单位列在首，其它依序排列。

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 印章：公司级公文一律加盖印章下发，加盖印章，盖章一般采取骑年盖月的方式。

当成文日期处不能在本页容纳印章时，应调整文件正文字距及行距，务必使印章和正文处在同一页内，不得使用“此页无正文”等解决方法。

 成文日期：用阿拉伯数字加汉字的年月日组成，不能略写。会议纪要不落款，也不

署成文日期。 5.4 版记规范

版记部分，包括主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、份数等项。  版记应置于行文部分结束之页面的末端；

 按主题词（下划一长横线）、抄送单位（下划一长横线）、印发单位和印发日期（下

划一长横线）为序排列；

 主题词一般不超过五个，编写规范为：类别词+类属词+文体组成。“主题词”，左左

顶格，三号黑体，后加全角冒号，主体词用三号仿宋字，词与词之间不用标点符号；  抄送单位：对须周知或需协助办理的非主办部门，用“抄送”署以抄送单位规范化

的简称。 左空一字，用仿宋三号字，抄送单位之间用顿号隔开；

 印发单位和印发日期同行。左侧顶格署“xxx有限公司”，右侧顶格署“x年x月x

日”，印发日期以打印日期为准。 5.5 行文规则

 行文应当确有必要，注重效用，尽量少发公文；

 各部门依据部门职权可以相互行文和向上级分管领导行文，除以部门文、传真的形

式商洽工作、询问和答复问题外，一般不得对外用红头文件；

 “请示”应当一文一事，一般只有一个主送人（或部门），需要同时送其他人（或

单位）的应当用抄送形式；  “报告”不得夹带请示事项；

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 公司内部如进行简单、迅速的工作联系和行政指令可以通过“请示报告单、工作联

系单、任务通知单”。 6 公文的拟制规范

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。 6.1 公文起草规范：

 符合公司经营管理方针政策，完整准确体现发文机关意图；  从实际出发，实事求是，所提措施和办法切实可行；

 内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼；  文种正确，格式规范。根据有关规定，确定公文密级、公开属性和紧急程度；  起草涉密公文时，应当使用符合保密规定的存储介质。 6.2 公文文稿会签注意事项：

 会签文稿均须通过会签流程，并经终签后生效；

 文件会签，由主办部门送转会签。若会签过程中出现不同意见，应当协商一致后报

领导；

 会签文必须严格按照规定的时限要求完成。 原则上，公文会签的每个环节不应超

过3个工作日。

6.3 公文文稿签发前的审核规范：规范性文件应当由主办部门进行合理性审查。审核重点：

 行文理由是否充分，行文依据是否准确；

 内容是否符合公司的发展战略及要求；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现

行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行；

 文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否

准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范；

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 其他内容是否符合公文起草的有关要求。

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。 7 发文处理

公文管理主要流程见《公文管理流程图》

7.1 公司的发文分为对内发文和对外发文。对内发文的对象为公司各部门和下属各公司，对外发文的对象包括客户、合作伙伴、政府部门等。 7.2 发文程序

 公司发文：主办单位拟稿—综合部（办公室）核稿—---分管领导核签—---公司负

责人审阅签发—公文登记、复核、印制、核发；

 纪要：会议主办部门拟稿—综合部（办公室）审核—公司负责人签发—公文登记、

复核、印制、核发。 7.3 印发

 经签发后的公文由综合部印发。文稿印刷前，拟稿人应对稿样进行校对并签字，综

合部应对审批、签发手续及附件材料等进行复核，印刷完毕后文件由综合部负责发送；

 文件发送后，应有相关收文部门的签收，文件发送部门应做好签收登记并造册归档；  印发的文件，发文部门应保留并归档。 8 收文处理

8.1 收文处理指对收到的公文的办理过程，一般包括签收、审核、登记、批办、承办、催办、回复、传阅等程序。

 签收、审核、登记。统一由综合部负责签收、分类、审核、登记。其他各部门收到

的公文若需报领导批阅的必须统一转至综合部签收，各部门一般不自行呈报。下属

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各公司由其办公室负责办理；

 批办。公司领导在批示公文时，应明确批示主办部门和协办部门。对具体请示、报

告的批复应签署明确意见。需公司其他领导阅知的，可进一步批转至其他领导；  承办。主办部门收到交办的公文后应及时处理，不得延误、推诿。紧急公文应当按

时限要求及时办理，确有困难的，应当及时予以说明。协办部门应积极协助、配合主办部门完成公文办理任务；

 催办。综合部负责对公文进行催办，并及时向公司领导反馈催办结果。公司催办原

则为：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办；  回复。主办部门完成办文后应及时将办文结果回复综合部；

 传阅。凡属公司领导阅示的公文，由综合部组织传阅，有关部门均不得积压，也不

得自行横传。

8.2 对收到的传真公文，按照以上收文程序办理。

公文传真文件除会议通知等一般告知、周知性文件外，应向发文单位索取正式件，以便存档备查。 9 公文的归档及管理

9.1 公司文件在结办后3天内，交综合部归存。

9.2 公司个人不得保存公司公文，凡参加会议带回的文件，应及时交综合部登记保管，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。

9.3 任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸出售。不需立卷的文件材料逐件登记报公司领导批准销毁。

9.4 销毁秘密级以上文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不遗漏。 9.5 每年年初总经理工作部将上年度公文立卷完毕后移交档案室归档。 10 附则

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10.1 本规范由综合部拟制并负责解释。 10.2 本规范从 年 月 日起执行。

2018年3月1日

附件：

1 公司上行公文格式 2 公司公文格式 3 公司会议纪要格式 4 公司专题会议纪要格式 5 公司便函格式 6 公司传真格式 7 公司收文处理单格式 8 公司发文送审会签单格式 9 公司发文登记表格式

xx有限公司文件 x发〔 〕 号

标题（2号小标宋体）

范文

正文（3号仿宋体），1.5倍行距。

(公司上行公文格式

主题词：

抄报： 抄送：

xx有限公司 年 月 日印发

（共印 份）

XX有限公司文件 x发〔 〕 号

标题（2号小标宋体）

范文

正文（三号仿宋字，间距30磅）

(公司公文格式)

×年×月×日 主题词：

抄报: 抄送:

xx有限公司 年 月 日印发

xx有限公司会议纪要 年第【 】号

会议时间： 会议地点： 参加人员： 会议名称：

范文

主送： 抄送： xx有限公司 年 月 日印发

xx有限公司专题会议纪要 年第【 】号

会议时间： 会议地点： 参加人员： 会议名称：

范文

主送： 抄送： xx有限公司 年 月 日印发

xxx有限公司 函

xx x Group CO., LTD .

主送（报）： 抄送（报）： 主 题 词： 行文日期：

文件编号： 行文部门：

审 核 人: 签 发 人：

□秘密 □机密 □绝密 □平急 □加急 □特急

正文（宋体小四号字，1.5倍行距）

范文

范文部门间文件格式）

（

xx有限公司 传 真

xx CO.LTD Fax

收件单位 (CO): 收 件 人 (TO): 电 话(TEL): 传 真(FAX): 抄 送(CC): 发件部门(DEP): 发件人（FM）: 签 发 (APPR): 日 期 (DATE): 电 话 (TEL): 传 真 (FAX): 页数（TOTAL PAGES）:  紧急URGENT  请审阅REVIEW  请批注COMMENT  请答复 REPLY  请传阅 RECYCLE

xxxx有限公司收文处理单（阅办签）

范文

收 文 号 来文单位 来文文号 文 件 标 题 拟 办 意 见 流水号 收文日期 密级 紧急程度 领 导 批 示 范文

承 办 部 门 处 理 结 果 阅 文 签 名 xxx有限公司（发文送审会签单）

编号： xx发〔 〕 号 印数： 份 标题： 密级： 主送： 抄送： 拟稿人： 拟稿部门审核意见： 保密期限： 范文

综合部意见：

领导审核意见：

董事长/总裁批示： 主题词： 校 对：

范文

印 制： 拟稿签发请勿使用红笔、铅笔、圆珠笔 年 月 日发出 发文登记表

部 门 文件名称及编号 发文对象 签收人 发放日期 页 次 文件管理员 表格编号 记录编号 数 量 备注 范文

收文登记表

收文部 门 文件管理员 文件名 发文部门 文号 收文号 备注 表格编号 记录编号 范文

公文处理流程图：

公司负责人 综合部部长 公司文印中心 综合部 分管领导 各部门文员 外单位 开始 起草文件 起草文件 是 签发 部门文件编号 是否需要会签 下发文件 文件会签 否 签发 审定 文件编号 是否综合部留是 打印/复印 文件 下发文件 部门存档 接收 是 是否需要催办 执行 审查 否 反馈 汇总 存档、整理 开始 结束 范文

批示

接收文件处理 发送文件 转发、传阅 是 接收 是否需要催办 审查 汇总 存档、整理 结束

范文

执行 反馈