邮件礼仪

职场邮件礼仪与规范

在邮件系统已经成为普及的工作平台的今天，收发邮件成为每个人常用的工作手段。工作邮件该怎么发，怎么措辞比较合适，主送给哪些人，是否应该抄送，都很有讲究。如果掌握不好，不但会影响工作，还可能造成不必要的误会。曾经轰轰烈烈的EMC“邮件门”事件，就是因为一封内部邮件被疯狂转发，使得总裁和秘书在工作上的小摩擦迅速传遍了国内各家知名公司，给他们个人以及EMC公司都造成了非常不好的影响。因此，职场的邮件礼仪千万不可忽视。下面，我们就来一起学习吧！

一、慎重选择发信对象

1、确定收件的对象

要根据邮件所涉及的工作内容，合理的确定收件人范围，审慎的选择收件对象；同时，由于职场中重名的同事的邮件地址差别很小，因此在点击发送前，要认真确认收件对象是否正确，避免因邮件的错误传递给双方带来不必要的困扰。

2、区分收件人的类别

根据邮件内容与收件人的关联程度，确定主送人、抄送人和密件抄送人（请参阅“060728邮件文化宣导 邮件使用建议”）

二、注意撰写信件内容

1、不发送与工作无关的内容

职场邮件是公司职员用于请示汇报工作事项、布置安排工作任务、交流探讨工作问题、分享与工作相关信息的平台，与工作无关的邮件不但浪费公司资源、影响工作效率，而且在工作繁忙的时候还极易引起收件人的反感。

2、邮件标题要明确且具可查询性

邮件一定要注明标题，并且标题要尽量写的简明和概括，要准确反映邮件的内容，使收件人可以对邮件要陈述的事项一目了然。邮件标题最好包含时间、关键字等要素，并保持固定的格式，便于收件人查找。

3、合宜地称呼收件者，并且在信尾签名

虽然邮件本身已标明了邮自哪方，寄与何人，但在邮件中注明收件人及发件人大名乃是必须的礼节，包括在邮件开头尊称收件人的姓名或职务，在信尾注明发件人的姓名以及通讯地址、电话等，以方便收件人与你的联系。

4、信件内容应简明扼要

邮件沟通讲求时效，很多邮件包含的是重要紧急的工作内容，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。一般邮件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在职场邮件中都可以省略。尽量掌握“一个邮件、一个主题”的原则。

5、控制自己的情绪

因为电子邮件的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地“忘记”与自己真正互动的是“人”，许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤害到对方甚

至引起冲突。千万不可以因为没看到对方的脸，就毫不客气讲一些没有经大脑思考的话语。

6、了解传送出去的讯息将潜在会永久留存

在发送之前问问自己，邮件内容是否适合发送，语气语调是否适宜?如果答案是否定的，请再重读重写，或重新思考到底要不要发出这么一封邮件。尽管邮件有一定的发送对象，但也很可能被转发、打印，从而到处流通。因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句，以免给自己带来不必要的麻烦。

三、养成良好传送习惯

1、保证邮件接收和回复的时效性

发件人通常会期盼所传送出去的邮件，能够被对方赶快阅读、处理，以及回复，在收不到回复的情况下，甚至会怀疑信件是否到达了该去的地方。因此，不及时阅读邮件、忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复，不但影响工作效率，而且是一种不礼貌的行为。

2、谨慎转发自己收到的邮件

对发件人而言，邮件内容是针对收件人所撰写的私人信函，不见得适合他人阅读。收件人在把邮件转送给第三者之前，首先要认真思考邮件内容是否适合转发，重要的邮件一定要亲自征询发件者的同意，否则犯了邮件礼仪的大忌！在转发之前，还要对邮件的内容加以清理，删除无关紧要的或者重复的部分，便于收件人阅读。

3、友善的处理错误送达的邮件

职场邮件中可能含有大量的重要信息，当接收到别人误送的邮件时，一定要对自己看到的信息保密，绝不能随意转发。如果能从信件内容看出正确的收信者，应迅速转送出去，同时抄送发件人知晓；若无法辨认，也应即刻回复发信人并简单解释传送的错误，切不可置之不理。

4、非工作邮件“到此为止”

职场里，总是会有人发送一些与工作不相干的邮件，对待这种邮件的态度应该是“到此为止”；对于含有明显不良信息、有可能影响正常工作的邮件，要及时向公司内部的有关部门反映，将不良的影响降到最低，维护公司正常的工作秩序。