采购过程管理制度
文件编号：XXXXXXXXX
版本号：1
编 制： _____________________ 审核： ______________________ 标准化： ____________________ 签发： ______________________
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修订记录
版本号 修改容简述 修订人 生效日期 为规物资采购的作业流程，降低物资的采购成本，确保物资优质、及时到货，快速响应公 司生产和项LI建设的需要，使采购作业的流程更加明晰、有据可查，明确相关人员的职责和权 利，特制定本规定及流程。
二、 适用围
本规程适用于本公司的项U采购及日常物料采购。
三、 职责
设计部：负责填报《项LI设备料单》、《项口综合料单》，采购部对申请采购的物料有疑义, 设计部负责解释和变更。
技术部：负责项目的概算、预算的编制及相关技术文件、数据表、技术协议的审核，并负 责将上述资料在釆购实施前交项U部审核，项U部审核完成后转交采购部。
项H部：负责将审核签字完成的《项日设备料单》、《项口综合料单》、项目采购概算、预 算以及与物资采购相关的技术数据、资料交给采购部。
采购部：负责编制采购方案、计划进度表、供应商的初选、询价和招标，牵头完成技术 协议的签署，选定最终供应商，审批完成后签订合同，并负责实施采购过程的质量和进度跟踪 管理以及到货后报检入库。
行政人事部：负责合同文档管理、付款计划申报、出入库管理方面的工作。
四、釆购作业流程管理
流程详见《采购作业流程图》
4. 1编制采购二级进度计划
采购部在项口启动后，根据项H的总体《一级进度计划》和设讣部《二级进度计划》，釆 购部需在1个工作日编制出《采购二级进度计划表》，采购计划应有部门负责人、项LI经理签 字以及签字日期。
《采购二级进度计划表》中要对整个项訂采购流程进行步骤分解，必须明确标出供应商选 择审批、询价、评标、确定供应商、签订合同、长线物资和一般物资以及短线物资的采购周期、 跟踪、验收入库等整个流程所用的时间节点，所有项LI采购表单中必须准确填写项U名称及编 号，具体表单详见《采购二级进度计划表》
4.2接受料单
项LI物资山设计部根据设计容填报《项LI设备料单》、《项訂综合料单》及《项U流转单》, 交项LI部审核后，转交采购部门，其他物资山需求部门，根据生产或经营实际需要，填写《请 购单》。
项LI部和其他需求部门提供给采购部门的项LI料单、请购单中，必须明确设备或材料的材 质、规格型号、数量、执行标准等详细数据，长线或关键设备需提供技术规格书，同时在技术 规格书中，列出需要进行分项报价的项U容、技术要求等详细数据表，以免不同的供应商报价 时，出现标的物数据的偏移，避免在评标时出现不确定项。
项LI部在接受设计部提供的《项H设备料单》、《项目综合料单》时，需认真审核，符合要 求后方可转交采购部门。
设计部移交料单给项H部时，料单上必须标识时间及第X版，如《项LI设备料单-20170726 第一版》，具体表单详见《项U设备料单》、《项U综合料单》。每个项LI必须附上《项U流转单》， 每次资料移交时，双方填报的《项LI流转单》中，需明确移交清单、移交时间、移交人、接收 人、接收时间等，部门移交的清单中如非第一版必须在流转单中写出原因，以便项U经理及时 了解各环节需要时间及返工环节，具体表单详见《项訂流转单》。《项U设备料单》、《项U综合 料单》、《请购单》必须有制表人、部门主管、项目经理、总经理签字确认。
采购部需要对所有料单进行审核，如采购资料不全、审核签字不全或不符合规定，可退后 项目部进行完善。
4. 3编制采购计划进度表
依据项口总体《一级进度计划》和设计部《二级进度计•划》的时间节点，采购部门必须在 接到项LI料单后的第二个工作日，完成《采购方案》、《采购计划进度表》的编制，完成后返项 LI部备案；同时通过，向协议供应商确认供货周期，如供应商不能按要求的供货时间提供所需 设备/材料，应及时增补合适的供应商，并完成《供应商引入（分包商）申请》表的审批，表 中必须明确供应商的名称、供应商品、联系人及联系方式，写清楚申报理由，报总经理审批。 供应商的引入，需符合《协议供应商管理制度》中的相关规定。
4. 4拟询价、邀标供应商审批和询价
采购部在完成《釆购方案》、《釆购计划进度表》后的第•二个工作日，需在协议供应商名录 里，每种物资选择3-5家供应商，完成《拟询价、邀标供应商审批表》，报需求部门及总经理 审核批准，同日向协议供应商发出《询价书》。
《询价书》中必须明确：供应商应根据询价书中的要求，提供各种设备/材料尺寸、材质、 报价、付款方式、供货周期以及公司资质、相关业绩等，同时长线或关键设备询价书需附带提 供技术规格书，同时在技术规格书中列出需要进行分项报价的项LI容、技术要求等详细数据表 格，并需明确指出，不按要求进行报价则视为无效报价。
询价书附带的技术规格书、数据表等技术文件，需转制成PDF格式，容不得透露任何项LI 信息。 已签订过合同的标准化产品，不再重复进行询比价流程，直接填写《项LI供应商确认表》 （需附协议供应商框架协议、前期签订执行过的合同），报总经理审批后，向主要协议商进行 采购合同的签订。
4. 5询价过程跟踪管理
采购部每天与供应商保持联系，询价周期要求：综合材料3个工作日、国产设备5个工作 日、合资品牌设备7个工作日、全进口设备15个工作日；询价结果形成《比价表》，《比价表》 需每天更新后发送总经理，询价截至日到期后，未及时报价的单位视同自动放弃，后续到达的 价格，可作为定价参考，但不能再参与本次比价。当询价周期过去2/3,完成报价的单位数量 未达到最低3家的要求时，需在当天完成增加供应商询价的相关工作，以确保报价单位数量及 比价的有效性。
每当有新项LI进行询价时，需针对现有供应商在询价周期、交货期、质量等方面的不足， 适当增加新的单位进行询价，以不断完善协议供应商名录。当增加新品种、新单位进行询价时, 笫一次的报价，需要求供应商将报价报总经理，再由总经理转发采购部门进行汇总统计。
《比价表》中必须填报询价发岀时间、询价截止时间、物料的名称、规格、数量、价格、 供货周期、结算方式、供应商名称、联系人、联系方式、信息等相关容，具体表单详见《比价 表》。
4. 6选定供应商
供应商的选定需进行评标，评标分为技术标和商务标两部分，先进行技术标评标，后进行 商务标评标。技术标占评标分值40%,商务标占评标分值60%。
询价截止日的第二个工作日上午，采购部需将所有报价供应商的技术方案、流程图等相关 技术资料，发送给项U经理，并山项LI经理组织相关技术人员进行审核，最终山项LI经理完成 技术评标综合分析表》（技术指标：参照技术部提供的技术规格书中的详细数据及技术要求） 当天筛选出最佳技术方案。第三天山项目经理组织进行技术评标，参加技术评标人员：总经理、 项LI部主管、项U经理、设讣部主管、技术部主管。总经理如因特殊情况不能参加，山副总经 理出席。技术评标需根据技术方案和技术指标进行详细分析，排出优先顺序。
询价截止日的笫二个工作日，采购部需根据《比价单》中各供应商的报价，参照《项U概 算表》，遵循“适价、适质、适量、适时、适地”原则，填写《商务评标综合分析表》，表中将 概算价格、报价交货期、付款方式、售后服务等容进行详细对比，发总经理审核，第三个工作 日组织有总经理、釆购部等相关人员参加的评标会，确定出最终的供应商，并完成《项口供应 商确认表》的报批。选定的供应商价格单价、总价均不得超《项LI概算表》价格，超单价、总 价5%,写情况说明报副总经理审批；超单价、总价10%写情况说明报总经理审批。
《项口供应商确认表》中必须含有物料名称、供应商名称、联系方式、付款方式、供货周 期等，山制表人发起，部门负责人确认，总经理进行审批，确定最终供应商，具体表单详见《项 目供应商确认表》
4. 7签署技术协议
一般物资、标准设备的采购，只需与供应商确认需求部门的技术要求、技术规格书，如有 疑问必须联系物资需求部门与供应商沟通确认。
非标、重要物资的采购，必须逐一召集拟询价、邀标的供应商，与公司项□部、技术部、 设讣部、制造部以及外聘专家进行技术交流。技术交流有两个阶段可以进行：首先，在项U经 理审核《拟询价、邀标供应商审批表》时，就可以进行资质和业绩的查询和初步交流，其次在 供应商报价后，可在技术方案的审查过程中进行。《技术协议》和《技术协议审批表》必须在 《项□供应商确认表》审批完成后7个工作日完成。
与供应商签署的《技术协议》中必须包含设备/物料的尺寸、材质、重量、使用温度、使 用压力、执行标准等一系列数据，具体表单详见《技术协议》；《技术协议审批表》中必须有拟 釆购的物料名称、关键技术指标、我方与供应商双方的主要对口部门负责人的、联系方式、意 见等，填完整后需有部门负责人及总经理审批，具体表单详见《技术协议审批表》
《技术协议》山项LI部根据相关技术规格书、技术数据表以及相关设讣数据、图纸进行拟 定，交设计•部、技术部审核后定稿，项口经理签字后盖章，作为商务合同不可或缺的组成部分。
4.8签订商务合同
商务合同的签订时间，需根据制造部《项LI制造计划确认表》中物资需求的时间节点、先 后顺序以及供应商在报价中的交货期来进行确定，一般来讲，到货时间必须保证比物资需求时 间提前7个工作日，以防止不确定因素影响项LI进度。因此，项口实施后，根据不同物资的到 货周期，商务合同的签订和付款计划需要同时有7个工作日的提前量，先签长周期物资，后签 综合器材。
商务合同分为《购销合同》、《采购合同》两类。
对于价值低于一万元的物资及设备采购签订《购销合同》，《购销合同》中必须明确产品的 名称、规格、型号、数量、金额，约定好付款方式、运输方式及费用、供货时间等，并提供正 确的公司名称、税号、、开户行。具体表单详见《购销合同》；
对于设备价值高于一万元的设备要签订《采购合同》。《采购合同》中不仅包括《购销合同》 中的基本信息，还要包括约定的技术协议，供货围，设备生产发运及调试验收时间表以及培训 及售后服务。同时，《采购合同》的签订，必须等待技术协议签订完成后方可进行。具体表单 详见《采购合同》；
若必须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，山采购人员负责追踪，收到样品后，笫 一时间送
交需求部门进行确认。对于需要保存的样品，做好《样品登记表》。供应商经送样审 查合格后，山采购部门与选定的供应商签订合同。选定的供应商价格单价、总价均不得超《项 H概算表》，超单价、总价5%,写情况说明报副总经理审批：超单价、总价10%写情况说明报 总经理审批。
《样品登记表》中必须明确登记送样单位、送样品名、接收人，如涉及样品费用，请会用 财务部等相关部门人员予以确认，具体表单详见《样品登记表》。
4. 9编制采购三级进度计划表
合同签订完成后，需结合《采购二级进度计划表》，3个工作日编制完成更为详细的《采 购三级进度计划表》，《采购三级进度计划表》里必须填报物料的规格、名称、数量、合同总价、 结算方式、定金、定金时间、尾款、尾款时间，同时表中需详列每一种规格型号的具体付款时 间、到货时间，并提供给项LI经理、制造部门，作为项LI管理、资金管理、采购、制造过程进 度控制的依据。
4. 10采购过程跟踪管理
合同签订后，要依据合同容形成《采购三级进度il•划表》和《付款计划》，每周跟踪物资 到货情况，当在跟踪过程中发现有交货延误迹象时，需要求供应商提供应急方案以及以原交货 期为LI标，提供经过调整后的加工进度计划表，并每日更新发送我方进行确认，最大限度的挽 回时间损失。同时需要及时向项LI经理进行汇报，及时调整项U进度计划。发生争执时，依据 合同的相应条款进行处理，同时根据《协议供应商管理制度》中的相关条款进行处理。
如出现设讣变更并对采购造成影响，应山设讣部出示审核后的设讣变更单以及料单变更说 明，并对变更后的预算、工程量进行讣算，出示审核签字后的，采购预算进行变更，同时需与 供应商及时进行沟通，调整技术协议和商务合同中涉及到的相应条款和物资交付进度。
阀门、仪表、泵等长周期设备以及需加工的非标设备，长周期物资要求供应商提交加工进度计 划表，同时要求供应商每周或阶段（具体时间和生产供应商确认），提供设备阶段性详细数据、 图纸以及外观照片和供应商自检报告，以便及时管理物资交付进度。
设备出厂前要求供应商提供设备详细数据、参数、含设备部位特写的影像资料及出厂合格 检验报告并填报《物资出厂自检表》，采购部形成《加工情况汇报》后报项口经理，具体表单 详见《加工情况汇报》。《加工情况汇报》项U经理、工程技术部和设讣部进行审核，确认合格 后方可发货。如出现供应商加工实际悄况与技术协议不符，要及时向项H经理汇报，并联合涉 及到的各部门和供应商在一天落实解决办法。
《物资出厂自检表》山我方根据不同种类的物资，提供不同编号的《物资出厂自检表》， 可与物资入库检验单小编号统一，大号不同。具体表单见《物资出厂自检表》，
釆购部每周五上午需向项LI经理上报《采购工作汇报表》，《采购工作汇报表》里需将本周 的各项LI采购情况进行总结、汇报，梳理出需要协调解决的问题，以及可能影响物资交付进度 和质量的相关问题，并提出改善措施和建议，交项LI经理组织讨论，拿出解决方案，形成会议 决议后执行。具体表单详见《采购工作汇报表》。
4. 11报检
到货后，采购人员填写《采购报检单》，申请质检部对货物进行质检。
4. 12验收
质检人员凭供应商提供的《送货单》、《物资出厂自检表》、图纸及相关质量证明材料，依 照相关质检单，对所到货物进行抽检或全检，合格品入库，不合格品退至供应商，并及时跟踪 退换货事宜，并根据具体情况填写《供货质量异常处理反馈单》。
不同物料按不同的入库标准检验，钢材、管件、法兰类用材料类质检单；电控柜类用电气 类质检单；阀门用阀门类质检单；原料罐、清洗罐、膜壳等非标设备用非标类设备质检单；泵 和电机等用机泵类质检单；压力表、流量计、温度计•等都用仪表类质检单，各类物料按各类质 检表进行检验入库，具体表单详见质检部《入库质检单》。
4. 13入库
仓库保管员负责清点好数量，凭质检部《入库质检单》，填写《入库单》，《入库单》一式 两联，第二联用作采购报销物料采购款用。行政人事部将物料整理入库，项
L1物料按项LI
入库、 出库、摆
放，对物料管理的有疗;性、安全性、完整性及有效性负责，对部品物料的实行分区存 放管理，同时做好《仓库盘点表》。
《入库单》里必须明细物料的名称、规格、数量、价格，具体表单详见《入库单》；《仓库 盘点表》里分项口进行盘点，对照《概算表》里的物料、规格入库，具体表单详见《仓库盘点 表》
4. 14变更
项LI如果有新增采购物资，需要项LI经理提出书面申请，并附采购申请单、《变更说明》， 报总经理批准，同时需对采购预算做及时修改。采购部根据总经理的批复文件、采购申请单及 项LI预算变更表进行采购，如果缺少程序文件，需及时反馈项U经理进行补充，新增采购物资 的其余流程，依旧根据采购制度进行。
五、低值易耗品零散釆购管理
低值易耗品是指物资单价低于100元，总价不超过500元，单类品种数量少、不具备进行 批量比价采购条件的商品。
如因项LI建设或生产过程中需要进行低值易耗品及零散材料采购，山需求部门提报请购 单，经部门领导审核后，报总经理批准后，可不进行比价流程，直接向万能供应商采购，如万 能供应商不能解决，可寻找临时供应商进行采购。采购完成后，根据物资的特性，山项L1经理 和需求部门进行甄别和申请，及时补充进备品备件名录。
向万能供应商采购的物资，累汁资金到达5000元时，通知供应商开票结算，发票取得后, 及时入账并排入下月的付款计划。
向临时供应商进行采购的物资，可向人事行政管理部门进行借款，借款金额不超过1000 元。可开具发票的必须开具发票，无法开具发票的需向供应商索取加盖公章的收据，及时入账, 冲抵借款单据。
六、紧急釆购
紧急采购是指在项LI建设、装置调试、主产过程和实验室进行物料试验的过程中，山设计 漏项、设计变更、设备突发故障等类似山不可预知因素造成的，且无法以正常的采购程序和常 规的采购周期，来满足现场急需的物资供应需求，而采用的特殊采购方法。
紧急釆购需山申请部门填写《请购单》，并在备注中注明紧急采购的需求原因，山申请部 门的领导和采购主管审核，报总经理批准后执行。
采购部接到《请购单》后，可在协议供应商名录中挑选相关单位，当天完成询比价、定标 流程，报总经理审核后签订合同，并提报《付款申请单》，第2个工作日完成付款流程，但必 须在《付款申请单》中详细说明原因，同时勾选紧急采购、无发票付款等相关选项。
如果是新品种的物资，且在公司供应商信息库里无法找到适合的单位时，可及时扩大供应 商的选择圉，优先在中石化物资供应商名录里挑选供应商，完成釆购流程；釆购完成后，需及 时补充供应商的资质、业绩资料，登记入供应商名录，作为协议供应商的备选单位，待产品应 用结果反馈、考察合格后，及时签订协议供应商框架协议，列入协议供应商名录
七、付款管理
7. 1付款
釆购部每月25日前，向行政人事部提交下个月的付款计划；每周一、三，根据《付款计 划》向行政人事部提交《付款申请表》，行政人事部接到《付款申请表》后，当天需对照《项 LI概算表》中的每项需采购物资的预算价、合同价进行审核，并审核到货状态及付款状态是否 相符，审核通过后，每周二、四定时上报付款计划。
7・2付款进度跟踪
为防止付款不及时，影响物资到货时间，需及时了解付款进度，在每次上报《付款申请表》 的第2个工作日开始，每天跟踪人事行政部门，以便及时了解物资的付款进度及完成时间，人 事行政部门需每天反馈付款执行情况，并发送相关付款进度跟踪单给项U经理和采购部门，直 至付款作业完成后停止该项报表的发送。
八、发票管理
各类采购发票应山相关采购经办人员负责向供应商催收，自所采购物资验收合格入库之日 起30日取得，交财务部门办理结算手续，且发票信息需与合同实际容相符。
对于超过规定时限未及时将发票交于财务部门的，每超期1天，给予采购经办人员5元罚 款，从工资中扣除，对于无容观原因，超过两个月发票未到的，停发当事采购经办人员工资， 直至取得发票止。
采购经办人员对收到的供应商发票，要在收到发票的当日，将发票及相应业务附件单据报 送至财务部，并在财务部做发票记录登记，对收到的不合要求、财务不能接收的发票，山釆购 经办人填写快递单，负责将发票及时寄回供应商（需复印存留，作备查记录），并与供应商协调 及时补票，时限为30天
如因采购经办人个人原因，造成已收到的供应商发票过期或丢失的，每笔业务发票金额在 50000元以下的，对采购经办人员处以200元罚款，金额在30000元以上的处以300元罚款， 并山采购经办人员负责在退票日或发现日起30日补换票及提供财务部门所需的其它相关手 续。会计年度终了前（每年12
月31日），釆购经办人员应将自己经办、属于当年度已完成的采 购业务发票全部催收，并转交至财务部门。
九、备品备件管理
为保障项LI建设的进度，减少制造过程的停工时间，特针对生产过程中常用的物资，建立 备品备件存量库存。备品备件规格与常规库存数量、最低库存数量的拟定，山项U部和制造部 负责。
随着新项LI的建设，需不断完善和增加备品备件的品种，备品备件新增品种时，由项LI部 负责提报《请购单》，经总经理审核确认后，交采购部执行。
仓库管理员需建立备品备件台账，根据每次备品备件的领用情况，对备品备件进行盘点， 当库存量低于最低库存数量时，需及时向项LI部报《盘点表》，山项LI部负责审报《请购单》， 部门领导审核，报总经理批准后，交釆购部门执行釆购作业。同时，每月25 B需向项口部、 采购部提报备品备件的盘点表。
十.附则
本制度自总经理核准后实施。
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