为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 一、请购及其规定
1、请购物资（料）的定义
此处请购物资（料）是指生产或项目建设需要的设备、原料、劳保、工器具、工程材料、通讯材料及其他，不含办公、服务及日常生活用品。
2、请购单的要素
完整的请购单应包括以下要素 （1）请购的部门 （2）请购物品所属项目 （3）请购的用途 （4）请购的物品名 （5）请购的物品数量 （6）请购的物品规格
（7）请购物品的样品、图纸或技术资料等 （8）请购的物品的需求时间 （9）请购如有特殊需要请备注 （10）请购单填写人 （11）请购部门主管 （12）请购单审核人
（13）采购副总审核 （14）公司总经理审批 3、请购单及其提报规定
（1）请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门
（2）固定资产申购按照附表一《固定资产购置申请表》的格式进行填写提报
（3）其他材料设备及工程项目申购按照附表二《物资采购申请表》.
（4）日常零星采购按照公司印制的按照附表三《物资采购审批单》
（5）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提
（6）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。 （7）如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。
（8）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。
4、公司物资请购单的提报部门
（1）公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由技术/土建部门提报
（2）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。 二、请购单的接收及分发规定 1、请购的接收要点
（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；
（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；
（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；
（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门； 2、请购单的分发规定
(1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； (2)对于紧急请购项目应优先处理；
(3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； (4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议； 3、采购周期的规定
(1)单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可在市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天； (2)单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购,采购周期不应超过15天；
(3)单次采购金额预算在20万元以上的项目，合同部招标采购，采购周期不应超过40天；
（4）请购部门应按照以上（1）-（3）条中规定的时间提前提交请购单给采购部，如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因； （5）遇到紧急采购的物资，应汇报公司领导采取快速优先采购的策略；
三、询价及其规定
（1）询价应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；
（2）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购； （3）对于紧急请购项目应优先处理；
（4）所有采购项目，必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价；
（5）遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表四《拟报价/招标单位名单》的格式提报公司领导批准后方可询价或发放标书；
（7）询价时对于相同规格和技术要求的物资，应对不同品牌进行询价；
（8）除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购。单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请三家以上单位参与。单次采购金额预算价格在30万元以上的项目应由采购部提供三家以上供应商基本情况，按照附表四《拟报价/招标单位名
单》的格式提报公司领导批准，由合同部招标采购；
（9）比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，
；
（10）比价采购或招标采购应按照附表五《材料或设备询价表》的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价；
（11）在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示； 三、比价、议价
（1）对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认； （2）对于供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低或所报价格的综合条件更加突出；
（3）收到供应单位第一次报价或进行开标后，应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；
（4）重要项目应通过实地考察了解供应商的各方面的实力，对资质进行验证和审查；
（5）参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判； 四、比价、议价结果汇总
（1）比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总； （2）比价、议价结果汇总应按照附表六《比价/招标汇总表》的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一报公司领导审批；
（3）如果比价、议价结果未通过公司领导审核，应进行修改或重新
处理；
五、合同的签订及其规定
1、合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。 2、合同正文应包含的要素
（1）合同名称、编号、签订时间、签订地点
（2）采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分 （3）包装要求
（4）合同总额应含税含运达公司的总价，特殊情况应注明 （5）付款方式 （6）工期 （7）质量保证期 （8）质量要求及规范
（9）违约责任和解决纠纷的办法 （10）双方的公司信息 （11）其他约定 3、合同签订及其规定
（1）如涉及到技术问题及公司机密的注意保密责任 （2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低
（3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方
提供分项报价清单
（4）遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点
（5）质保期一定要明确从什么时候开始，并应尽量要求厂商延长产品质保期
（6）详细约定发票的提供时间及要求
（7）针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款、调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等
（8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款 （9）违约责任一定要详细、具体
（10）《比价/招标汇总表》巡签完毕后方可进行合同的签订工作 （11）合同签定应按照附表七《合同审查批准单》的格式对合同初稿进行巡签审查
（12）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效
（13）签订的所有合同应及时报送合同（财务）部门。 六、付款及合同执行 1、付款规定
（1）按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款 （2）按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八《付款审请审批单》
（3）财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。 2、合同执行
(1)已签订合同由采购部项目负责人负责跟进监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导 （2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约
（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同 七、报验与入库 1、
（1）供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知请购部门、安装部门、设备监理等相关部门进行验收
（2）对于不同类型的合同的标的物的验收标准。参照公司请购部门的相关规定执行
（3）达到质检和报验条件的合同标的物，应在第一时间报请购部门、设备监理进行质检、验收
（4）请购部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误使用或不能入库的情况请购部门应负
2、入库
（1）公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过请购部门的检验或验收
（2）合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运
（3）请购部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受
（4）请购部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单
（5）外协加工件应按照原材料入库
附表一
固定资产购置申请表
企业名称： 编号： 申请部门 申请时间 购置数量 预算金额 购置资产名称 预算单价 购置原因： 购置后效益分析： 部门负责人 分管领导 总经理 分管财务副总
附表二
采购申请表
申请部门： 填报日期： 年 月 日 采购类别：□设备 □ 材料 □工程 □服务 □低值易耗 □其他 购置原因： 序名称 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 备注： 规格型号 数量 估价 交货期 备注 编制人 分管领导
部门负责人 总经理 附表三
物资采购审批单
部门： 年 月 日 名 称 型 号 数 量 单 价 预计金额 用 途 领导： 分管领导： 部门审查： 经手人：
附表四
拟报价/招标单位名单
单位名称： 填报日期： 年 月 日 序号 投标单位名称 资质情况 业绩情况 联系人 电话/传真 电子邮箱 备注 经办人： 采购部： 工艺副总： 采购副总： 财务总监： 总经理：
附表五
材料（设备）询价表
供应商单位 发件单位 备注 收件人： 发件人 发件日期 电话 传真 电话 传真 序号 设备名称 规格型号 单位 数量 单价（元） 合计 税率 1 2 3 4 5 6 7 8 9 合计： 交货期限及地点： 注：1.本询价单上所标注的“单价”指物资到货含水价格，并注明含水情况。 2.本物资询价单需加盖供应商公章有效。 报价人（公章）： 报价时间： 附表六
比价/招标汇总表
企业名称： 制表时间：年 月 日 设备名称 规格型号 单位 公司名称 一次报价 二次报价 工期 付款方式 联系人 选定厂家 采购部意见： 备注： 经办人： 采购部： 技术副总： 采购副总： 总经理：
附表七
合同审查批准单
合同编号：
合同名称： 合同标的物： 产品（承揽）单价/合同总额： ￥： 元（人民币： 元整） 招（评）标情况： 合同洽谈人： 技术副总意见： 分管副总意见： 公司总经理意见：
附表八
付款申请审批单
申请时间 合同名称 合同 主要内容 合同总价款 本次 应付款额 承办人 承办部门 承办部门负责人意见 余款 其他情况 已付款 本次 应付款时间 合同执行情况 合同管理处意见： 年 月 日 分管领导意见： 年 月 日 财务部门意见： 年 月 日 总经理意见： 年 月 日 备注：
填写说明：1.“合同执行情况”栏详细填写合同签署情况与履行情况以及合同履行的预期效果。
2.“其他情况”栏填写承办部门或审查部门认为需要注明而本表未详细列表之事宜。
3.各承办部门负责人及承办人必须对本表的真实性、准确性负责，因承办人漏填、错填而逃避审查的，将视具体情况予以严惩。
采购流程图：
公司审批 需求部门编写需求计划 ≤10000元 10000～300000元 ≥300000元 物资部询价比较（3家以上供应商） 公司审批定厂家 市场直接采购 合同部洽谈合同条款 报公司领导审批 物资部初审提供3家公司审批定厂家 以上供应商信息情况 物资部询价比较 （3家以上供应商） 合同招标流程 法定代表（授权委托人）编制招标文件 签订合同 合同部 物资部/请购部 组织现场验收 未通过 物资部过程跟踪 商务标 技术标 （设备物资部、请购部门、设备监理、施工单位、 报公司办公会/集团公司审核 监造单位） 通过 合同部组织招标 完善进出库手续 设备物资部资金申报公司领导审批 财务付款流程
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