工程档案资料管理办法

第十三章：工程档案资料管理办法

第一节： 总则

第一条 为加强公司工程档案管理工作，提高工程档案工作质量根据《中华人民共和国档案法》及定安县政府关于工程建设档案的有关规定，结合公司具体情况，特制定本办法。

第二条 工程档案是公司及各部门在各项目工作中形成对工程具有参考利用价值的文件，政府对工程建设的批文，及在办理各项相关工程建设手续时需出具的各项证明文件。

第三条 公司工程档案管理的基本原则是：集中分类管理、维护工程档案的完整与安全，服务于公司各项工程管理工作的查档和利用，完成工程向市档案馆的备案工作，同时有利于在工程完工后向物业管理公司的交接。

第二节： 工程档案资料的范围及整理保管责任

第四条 公司工程档案资料的分类

1、 工程前期工程档案

2、 工程勘察、测绘文件

3、 规划、设计文件

4、 工程招投标及承包合同等文件

5、 工程施工相关文件

6、 工程施工监理档案资料

7、 工程施工管理档案

8、 工程竣工备案文件

9、 其他文件

第五条 项目前期工程档案

（一） 立项文件

1、 项目建议书、可行性研究报告及批复文件

2、 关于项目立项、市场研究等的会议纪要、领导批示

3、 专家对项目的有关建议文件

4、 项目评估研究资料

5、 国有土地使用权交易的相关资料

包括国有土地使用权公开交易的文件，公司参与竞买文件，成交确认书等。

6、 政府管理部门批准的立项文件、计划任务书

7、 上述档案资料由综合部负责整理、保管。

（二） 国有土地使用权权属文件

1、 国有土地使用权出让合同

2、 地价款缴纳情况凭证

3、 国有土地使用权证

4、 上述档案资料中，国有土地使用权出让合同和国有土地使用权证原件由综合部保管，地价款缴纳情况凭证由财务部门保管，其余由技术部前期岗位人员负责整理保管。其它需用人员留存复印件，需用按《公章管理办法》加盖公司公章。

（三） 建设用地、征地、拆迁文件

1、 政府相关部门批准的征用土地的文件

2、 县政府批准的征用农田的文件、房屋土地管理部门拆迁安置意见等

3、 选址意见通知书及附图

4、 建设用地许可证、许可证附件及附图

5、 上述档案资料由技术部前期岗位人员负责整理，原件由综合部保管。其它需用人员留存复印件，需用按《公章管理办法》加盖公司公章。

（四） 其他相关资料

1、 市政配套费相关文件

2、 人防、消防咨询及审批等相关文件

3、 上述档案资料由技术部前期岗位人员负责整理，原件由综合部保管。其它需用人员留存复印件，需用按《公章管理办法》加盖公司公章。

第六条 勘察、测绘文件

1、 工程地质勘察报告

2、 水文地质勘察报告

3、 建设用地钉桩成果

4、 验线通成果

5、 宗地、地籍确认表

6、 原有市政管线勘察情况

上述档案资料原件由工程部负责整理保管，其它部门需要，由工程部提供复印件。

第七条 规划、设计文件

1、 地形图

2、 规划设计条件通知书及附图

3、 审定设计方案通知书及附图

4、 审定设计方案通知书要征求人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯等审查意见和要求有关协议

5、 初步设计图纸及说明

6、 施工图设计说明

7、 设计计算书

8、 消防设计审核意见

9、 政府有关部门对施工图设计文件的审核意见

10、 上述档案资料由技术部负责整理保管，其中人防、消防、园林文物及市政的相关审批文件工程部留存复印件。

第八条 工程招投标及承包合同等文件

1、 总部管理部门批准的各项计划文件

2、 工程投资估算文件

3、 工程设计概算

4、 交付使用固定资产清算

5、 建设工程概况

6、 勘察招投标文件及合同

7、 设计招投标文件及合同

8、 施工招投标文件及合同

9、 监理招投标文件及合同

10、 设备、主要材料招投标文件及合同

11、 施工图预算

12、 施工预算

13、 工程结、决算

14、 上述档案资料由合约部负责整理保管。

第九条 工程施工相关文件

1、 年度施工任务批准文件

2、 修改施工图纸通知书

3、 建设工程规划许可证附件及附图

4、 固定资产投资许可证

5、 建设工程施工许可证及附图

6、 工程质量监督文件

7、 各项市政工程申报手续

8、 《报送建设工程竣工档案责任书》

9、 上述档案资料中，建设工程规划许可证附件及附图、建设工程施工许可证及附图等原件由综合部保管，其余由工程部负责整理保管。

第十条 工程施工监理档案资料

1、 各期次监理会议纪要

2、 监理通知书

3、 工程施工监理工作档案（监理公司整理）

4、 上述档案资料由工程部负责整理保管。

第十一条 工程施工管理档案

1、 工程施工技术资料档案（施工单位整理建档）

2、 与施工单位相关的各项会议纪要、施工记录

3、 与施工单位往来文件、通知、函件

4、 洽商、变更签证

5、 工程施工日志

6、 上述档案资料由工程部负责整理保管，其中洽商变更管理严格公司通过的《洽商变更管理办法》执行。

第十二条 工程竣工备案文件

1、 建设工程竣工验收备案表

2、 工程竣工验收报告

3、 由规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件

4、 《房屋建筑工程保修书》

5、 《住宅质量保证书》、《住宅使用说明书》

6、 建设工程规划验收合格文件

7、 建设工程档案验收意见

8、 上述档案资料由工程部负责整理保管。

第十三条 其他文件

1、 合同约定由建设单位采购的材料、构配件和设备的相关文件

2、 工程竣工总结

3、 工程未开工前的原貌、工程施工进程中直至竣工之日每天的现场照片

4、 工程开工、施工、竣工的录音录像资料

5、 管。

上述档案资料中，第1项由合约部整理保管；第2、3、4项由工程部整理保

第三节 档案的收集与管理

第十四条 工程部设立专门的档案管理岗位、其他各部门设立兼职档案管理岗位，按本办法的规定，负责工程档案的收集、整理和保管，每年年底将本年度案卷移交综合部保管。档案管理要做到严格贯彻执行国家和上级机关颁发的保密制度，维护档案完整与安全。

第十五条 工程档案资料移交时达到如下标准

1、 工程资料案卷封面

2、 工程资料卷内目录

3、 工程资料卷内备考表

第十六条 全体员工应加强工程档案资料管理意识，注意收集公司或部门在工程项目相关的工作活动中形成的具有保存价值的各类文件资料。

第十七条 为了保证工程档案材料的齐全、有效，任何人不得私自保存应归档的文件材料原件。

第十八条 档案管理人员接受各类文件资料均应办理登记手续，并及时做好归档工作，分类编目。

第十九条 工程档案应明确专人进行管理，专柜存放，定期检查，防止损坏和丢失。

第二十条 档案存放地点应安全可靠，并应采取必要措施对不同介质的档案妥善保存。

第四节 工程档案的移交

第二十一条 按《定安县建设档案管理办法》在规的定时限向定安县建设档案馆移交完整的建设工程档案。符合移交标准的，建设档案馆应当出具相关证明。具体由工程部档案管理岗负责、综合部档案管理岗配合。

第五节 工程档案的收发、调阅

第二十二条 工程档案的原件由相应的档案管理部门统一收存，需用部门和人员使用复印件。

第二十三条 各种证件、文件的复印件需由工程档案管理部门统一复 印、发放，并办理发放手续，各经办人不得自行复印存留。

第二十四条 工程档案的调阅及使用须经主管领导批准，原件的调阅必须注明使用目的、归还日期，并办理调阅手续。逾期不能归还，需由主管领导批示。

第二十五条 档案原件或资料原件需要转发的，应由送交人签字并注明转发部门。

第二十六条 归还档案时，管理人员必须仔细检查清楚，发现有遗失或损坏现象的应及时报告部门领导。