客户信用档案是本企业经营活动中积累的宝贵财富，收集、整理客户资料和活动记录，是建立、完善客户信用档案的前期工作。为使客户档案尽可能好地服务于对客户过去信用状况的了解，准确评价客户现实信用状态，特制订本制度。
一、公司所有合同必须编号，客户信用资料应在收集后交给部门信用管理员整理、保存。
二、客户档案中，应包括从接触客户起的全部资料和活动记录。主要是：
1、业务洽谈记录、可行性研究报告和报审及批准文件；
2、对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；
3、对方当事人履约能力证明资料复印件；
4、对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；
5、我方当事人的法定代表人的`授权委托书的原件和复印件；
6、 对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；
7、 双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；
8、 登记、见证、鉴证、公证等文书资料；
9、 合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；
10、 标的物的验收记录；
11、 交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。
三、合同承办人在办理完毕签订、变更或解除合同手续之日起的十天内，应将合同档案资料交由信用管理员核实，由该信用管理员将之送交信用管理办公室保管备查，年终由信用管理办公室移交公司档案室归档。
四、公司档案室负责做好客户信用档案验收、记录、保管和查阅服务等工作。
五、查（调）阅客户信用档案的人员，须按公司档案管理制度规定办理手续，并严守保密纪律。
六、档案管理员必须经过企业信用管理专业知识培训，考核合格后方可上岗。